Niedobory magazynowe – co robić? Kto płaci za braki w sklepie? Odpis z tytułu niedoboru

Niedobór jest dość powszechną koncepcją w handlu. Oznacza to, że brakowało niektórych towarów. Z reguły dzieje się tak zarówno w sklepach samoobsługowych, jak iw zwykłych punktach obsługowych. Może to wynikać z różnych przyczyn - nieostrożności sprzedawców, nieuczciwych kupujących, różnych skurczów i przeklasyfikowania. Przyjrzyjmy się bliżej temu zagadnieniu.

Inwentaryzacja to audyt, w ramach którego ustala się wysokość majątku instytucji na określoną datę kalendarzową poprzez uzgodnienie informacji księgowych z rzeczywistymi wskaźnikami. Metoda ta jest metodą kontrolną służącą zachowaniu wartości materialnych, a także mienia. Jeśli podczas inwentaryzacji wystąpi niedobór, co powinienem zrobić? Jak to jest odpisane? W naszym artykule postaramy się odpowiedzieć na te i inne pytania, które pojawiają się w związku z pewnymi cechami rachunkowości związanymi z utratą i uszkodzeniem dóbr materialnych.

Nadwyżki i niedobory w rachunkowości

W rzeczywistości w ramach działalności gospodarczej wiele przedsiębiorstw ponosi straty lub niedobory z tytułu szkód materialnych. Przez aktywa materialne i kosztowności należy rozumieć takie mienie instytucji jak materiały, zapasy i środki trwałe wraz z wytworzonymi produktami, towarami, środkami pieniężnymi i innymi wartościowymi aktywami.

Takie problemy z reguły powstają w wyniku nadużywania majątku firmy przez osoby odpowiedzialne finansowo, a ponadto w wyniku kradzieży, błędów rachunkowych przy odbiorze lub wysyłce środków trwałych. Można również wykryć niedobór tempa naturalnego ubytku. W organizacjach handlowych często dochodzi do tzw. regradingu, który prowadzi do powstawania nadwyżek jednych towarów i produktów, a innych niedoborów.

Naprawa może odbywać się w ramach pozyskiwania środków trwałych wraz z ich przechowywaniem, przemieszczaniem, sprzedażą, a także w trakcie realizacji inwentaryzacji. Należy pamiętać, że kontrola nad efektywnością wykorzystania zasobów, a także nad bezpieczeństwem mienia przedsiębiorstwa, jest jednym z ważnych zadań rachunkowości w organizacji.

Najważniejsze jest terminowość kontroli

Odpowiedzialność za racjonalne wykorzystanie zasobów instytucji spoczywa na pracownikach pracujących z tymi dobrami i ponoszących za nie bezpośrednią odpowiedzialność finansową. Jednocześnie dział księgowości zapewnia i gwarantuje kontrolę nad ruchem, zużyciem środków trwałych oraz zgodność wykonywanych czynności z obowiązującymi przepisami prawa. Dlatego niezbędne jest terminowe przeprowadzenie inwentaryzacji w celu potwierdzenia stanu zapasów, a także innych cennych aktywów.

Wymagania i cele dotyczące zapasów

W procesie weryfikacji zapasów przeważ, przelicz i zmierz wartości materiałów, które znajdują się w magazynie. Ocenie podlega również gotówka w kasie, a ponadto środki będące w obiegu w produkcji, handlu itp. Inwentaryzację przeprowadza się również w następujących celach:

• Identyfikacja nieużywanych obiektów, które muszą zostać zaimplementowane później.
• W razie potrzeby wykryj uszkodzony towar z przeterminowanym terminem przydatności do spożycia.
• Inspekcja i kontrola zapewnienia bezpieczeństwa mienia i wartości materialnych.

Kontrola z reguły jest pełna lub częściowa, a ponadto planowana lub doraźna. Ale w każdej sytuacji należy przestrzegać szeregu następujących wymagań:

• Stworzenie efektu zaskoczenia dla osoby, która ponosi odpowiedzialność finansową w przypadku braku materiałów podczas inwentaryzacji.
• Powołanie komisji do przeprowadzenia audytu.
• Bezpośrednie obliczenie wartości.
• Przeprowadzanie okresowych kontroli z obowiązkowym udziałem pracowników odpowiedzialnych za bezpieczeństwo niektórych dóbr materialnych.

Bezpośrednio po przeprowadzeniu inwentaryzacji podsumowuje się jej wyniki, które zazwyczaj przedstawiają się następująco:

• Całkowita kwota proponowanej nieruchomości jest w pełni zgodna ze stanem faktycznym, a ponadto danymi księgowymi.
• Są oczywiste nadwyżki.

Czy podczas inwentaryzacji wystąpił brak? Co robić w takich przypadkach? Na początek napisz to poprawnie. Jeśli w wyniku inwentaryzacji ujawniono brak czegoś, od razu pojawiają się trudności z papierkową robotą. Aby poprawnie odpisać, konieczne jest ustalenie przyczyny jego wystąpienia. Mogą to być następujące czynniki:

• Koszty produkcji wraz z cechami obiegu.
• Straty wynikające z działań sprawców.
• Inne koszty, przy których powstawaniu winni pracownicy byli nieobecni lub nie można udowodnić ich winy w sądzie.

Kwotę niedoboru można odpisać na różne sposoby, co zależy bezpośrednio od przyczyny jego powstania. Wymagana jest odpowiednia dokumentacja uzasadniająca koszty produkcji, a także straty. W tym przypadku mówimy o dokonanych aktach zniszczenia mienia i tak dalej. Z reguły do ​​przygotowania dokumentacji standardowy formularz jest używany lub opracowywany niezależnie.

Proces inwentaryzacji

Bezpośrednio przed procedurą inwentaryzacji jej kolejność jest określona w polityce rachunkowości, w której wskazane są następujące informacje:

• Terminy.
• Sprawy.
• Skład komisji. Co do zasady w skład komisji wchodzą księgowi, a także inni specjaliści posiadający wymaganą wiedzę i kwalifikacje. Oprócz tego, że w ramach inwentaryzacji towary są nie tylko liczone, ale również ważone i mierzone, analizują również zobowiązania majątkowe i finansowe.
• Typowe schematy identyfikacji nadwyżek lub niedoborów.

W zarządzeniu wydawanym przez kierownika organizacji konieczne jest odzwierciedlenie informacji, które będą dotyczyły składu komisji, a ponadto okresu audytu i rodzajów mienia, które mają zostać zweryfikowane. W skład komisji nie mogą wchodzić osoby, które ponoszą odpowiedzialność finansową i posiadają w raporcie jakiekolwiek wartości podlegające weryfikacji. Podczas inwentaryzacji można zastosować metodę ciągłą lub selektywną. Metodologia ciągła polega na analizie i weryfikacji całego majątku oraz rodzajów zobowiązań finansowych instytucji. Typ selektywny obejmuje sprawdzanie tylko niektórych rodzajów nieruchomości, na przykład żywności.

Nadwyżka czy niedobór zapasów? Co robić?

Są one dokumentowane na koniec audytu. Osoba za to odpowiedzialna powinna wskazać rzeczywistą wielkość nadwyżki lub niedoboru. Do dokumentu, w którym odpisano nadwyżkę lub niedobór, należy dołączyć akt weryfikacji i inną dokumentację potwierdzającą rzeczywistą ilość towaru.

Przygotowanie dokumentów do odpisu

Odpis niedoborów musi być przeprowadzany z uwzględnieniem norm naturalnego zużycia, a także polityki instytucji. Strata naturalna jest odpisywana dopiero po obliczeniu tej kwoty przez dział księgowości, a dodatkowo po przeprowadzeniu procedury weryfikacji wyników przez kierownictwo instytucji i niezależną komisję.

Następnie podejmowana jest decyzja o celowości przeprowadzenia oficjalnego śledztwa w celu ustalenia sprawców. Brakujące zasoby? Co zrobić z pracownikami, z czyjej winy to się stało? Aby zacząć rozumieć. Badania są szczególnie potrzebne w sytuacjach, gdy wielkość niedoboru znacznie przekracza tempo naturalnego ubytku. Przewiduje się stosowanie współczynników ścierania dla produktów spożywczych w ogólności dla wszelkich produktów ilościowych, a ponadto produktów jakościowych, z wyłączeniem produktów pakowanych i tych, które są dostarczane na sztuki.

Procedura umorzenia

Zidentyfikowany brak w inwentarzu należy odpisać w następujący sposób:

• W roku, w którym przeprowadzono kontrolę.
• Tylko jedna osoba uznana za odpowiedzialną za wykonanie inwentaryzacji.
• Brak towaru podczas inwentaryzacji jest odpisywany z majątku lub towaru o tej samej nazwie.
• Odpisać od nieruchomości lub towarów, które są w tej samej ilości.

Istnieje również pewna kolejność, której należy przestrzegać.

Niedobór zapasów jest odpisywany w następującej kolejności:

• Konieczne jest uzyskanie nakazu umorzenia bezpośrednio od kierownictwa przedsiębiorstwa.
• W ramach tej procedury odpisywana jest wartość rezydualna środków trwałych, koszt wyrobów gotowych i materiałów, cena zakupu towarów, a także koszty transportu i wynagrodzenia za pracę pracowników dokonujących inwentaryzacji. Odpisów z reguły dokonuje się od uznania do obciążenia rachunku nr 94, który nazywa się „Niedobory i straty kosztowności”.
• Dokonuje się porównania kwoty wydatków z normami strat po ich obliczeniu w dziale księgowości. W przypadku, gdy kwota ta jest mniejsza niż normy naturalnej utraty produktów spożywczych i innych grup towarów, można ją odpisać na wydatki przedsiębiorstwa.

Na ostatnim etapie rozstrzygana jest kwestia podatku od towarów i usług, który może zostać przywrócony lub nie. W przypadku, gdy podatek VAT podlega zwrotowi, pewna kwota jest odzwierciedlona w obciążeniu kredytu.

Dokumentacja

Na podstawie wyników inwentaryzacji porównywane są dostępne wartości materiałowe z dokumentami księgowymi. W sytuacji stwierdzenia niezgodności w ramach ważenia, mierzenia i przeliczania dokonuje się inwentaryzacji lub wypełnia niezbędny dokument. W przypadku stwierdzenia rozbieżności dokonuje się odnotowania w zestawieniu rozbieżności. Lista obowiązkowej dokumentacji obejmuje następujące rodzaje aktów:

• "TORG-6" - ustawa o kurtynie kontenerów.
• „TORG-7”, czyli formularz do wypełniania ewidencji pozycji inwentarzowych.
• „TORG-15” - akt odzwierciedlający towary i produkty niskiej jakości.
• „TORG-16” zawiera informacje o odpisaniu towarów.
• „TORG-20” zawiera informacje o dalszych działaniach w przypadku nadwyżek lub niedoborów.
• „TORG-21” – ustawa o ponownym sortowaniu warzyw i owoców.

Konsekwencje i odpowiedzialność

Kto płaci za brak w sklepie, w fabryce, w przedsiębiorstwie lub w jakimkolwiek innym miejscu, w którym zostanie ujawniony?

W przypadku, gdy w wyniku przeprowadzonej inwentaryzacji okaże się, że czegoś brakuje, wówczas odpowiedzialność materialną spada na winnego pracownika, który jest zobowiązany następnie do naprawienia szkody wyrządzonej przedsiębiorstwu. Jeśli np. w magazynie wystąpi brak, wówczas odpowiedzialny jest magazynier, jeśli jest osobą odpowiedzialną finansowo zgodnie z wewnętrznymi zarządzeniami organizacji. Aby to zrobić, najpierw sporządź akt weryfikacji, potwierdzający fakt winy zgodnie z obowiązującym prawem. Jeśli winny pracownik zgadza się z wysokością niedoboru, wówczas sporządza wyjaśnienie, wskazując motywy, a także przyczyny wyrządzenia firmie szkody majątkowej.

Nie przyznaje się do winy

Jeżeli pracownik nie przyznaje się do winy, pracodawca zwołuje komisję w celu przeprowadzenia dochodzenia wewnętrznego. Komisja ustala udział pracownika w fakcie czynu. Następnie sporządzany jest akt odmowy zwrotu utraconej kwoty przez sprawcę. Ponadto ten akt niedoboru jest przesyłany do rozpatrzenia szefowi firmy, który musi podjąć decyzję o naprawieniu szkody materialnej od pracownika siłą. Następnie kierownik przedsiębiorstwa wydaje polecenie wstrzymania środków z wynagrodzenia sprawcy w części lub w całości. Następnie dział księgowości może dokonać odpowiednich potrąceń.

Przy obliczaniu strat uwzględnia się cenę zakupu brakującego towaru bez uwzględnienia utraconej korzyści lub prawdopodobnego uzyskania korzyści w wyniku używania. W przypadku, gdy pracownik nie zgadza się z przedstawionymi potrąceniami, ma prawo odwołać się od tego działania swojego pracodawcy do sądu.

W celu odzyskania odszkodowania od winnego, z którym nie została zawarta umowa odpowiedzialności, składa się do sądu wniosek wraz z dowodami potwierdzającymi jego winę. Jeżeli wina pracownika w utracie towarów nie zostanie ustalona, ​​​​w takiej sytuacji po prostu niemożliwe jest zrekompensowanie strat lub odpisanie ich jako wydatków.

Wreszcie

Możesz w pełni zrozumieć wszystkie te niuanse tylko wtedy, gdy masz odpowiednią wiedzę finansowo-księgową. Da to możliwość prawidłowej identyfikacji braku w ramach inwentaryzacji, a także pociągnięcia do odpowiedzialności osób, które faktycznie są winne jego powstania.