Jak se vypořádat s multitaskingem. Každodenní peklo: život a práce v režimu více úkolů

Svět nás přetěžuje informacemi a úkoly natolik, že jsme jednoduše zapomněli, jak se soustředit. Sociální média kontrolujeme stokrát denně. A máme také takové úkoly, které dříve řešili jiní lidé. Nyní je například možné samostatně rezervovat letenku a hotelový pokoj, bez pokladny nakupovat zboží v obchodě. Úkolů se stalo mnohem více a kromě toho chci být se svou rodinou, přáteli a věnovat se koníčku.

Multitasking je mýtus

Dlouhý seznam úkolů a schopnost dělat více věcí však není tak dobrý, jak se zdá. Osoba nemůže vykonávat více úkolů najednou. U multitaskingu myslíme na schopnost rychle přecházet z jednoho úkolu na druhý. A každý takový přepínač vyžaduje značné prostředky, zvyšuje stres a zvyšuje pocity úzkosti. Proto čím méně se budeme přepínat a rozptylovat cizí věci, tím lépe.

Ale co když je úkolů hodně a potřebujete se s tím nějak vyrovnat? Jak se nezbláznit s obrovským seznamem úkolů a být efektivní? Zde je několik tipů.

Práce v cyklech

Obchod vyžaduje neustálé přepínání mezi úkoly. Pokud jste se ještě nenaučili delegovat a vše děláte sami - od telefonátů na dodavatele vody až po pohovor, pak jste k večeru pravděpodobně vyždímaní jako citron. Abyste se vyhnuli zbytečnému stresu, pracujte v cyklech a udělejte si mezi nimi přestávku.

Nejjednodušší cyklistickou technikou je technika Pomodoro. Nějakou dobu se v práci maximálně soustředíte a pak si udělejte krátkou přestávku. Například 45 minut práce a 15 minut odpočinku. Tento princip práce je účinný při práci s velkým počtem úkolů a s jedním velkým úkolem.

Změňte svůj režim koncentrace

Náš mozek pracuje ve dvou režimech pozornosti: koncentračním režimu a putování. Režim koncentrace (centrální-výkonný režim) se zapne, když jsme plně ponořeni do práce. Naší práci věnujeme maximální pozornost. V tomto režimu pracujeme produktivně, ale intenzivně. Při delší práci při takových rychlostech se postupně unavujeme a naše účinnost klesá.

Chcete -li pracovat produktivně po dlouhou dobu, musíte pravidelně přepínat z prvního do druhého režimu - režimu „putování“ (režim bloudění mysli). V tomto režimu jsme, když čteme literaturu, články, procházíme se, obdivujeme umění, meditujeme. Režim bloudění vám umožní restartovat mozek a relaxovat. Dělání přestávek je proto prospěšné pro zlepšení efektivity práce.

Ráno dělejte velká rozhodnutí

Je lepší učinit všechna důležitá rozhodnutí ráno, když váš zdroj pro rozhodování ještě nebyl vyčerpán. Kupodivu, ale opravdu můžeme udělat omezený počet rozhodnutí denně. Existuje určitý práh a nezáleží na tom, zda stojíme před obtížnou volbou nebo snadnou.

V jednom experimentu byla skupina lidí požádána o účast v průzkumu. Před průzkumem jim byly konkrétně položeny jednoduché otázky jako: jak zařídíte papír? Modré nebo černé pero pro vás? Co budete pít: čaj nebo kávu? Bez cukru nebo bez cukru? S mlékem nebo citronem?

To znamená, že byli nuceni se rozhodovat. A pak rozdali hlasovací lístky, kde byly otázky na důležité filozofické problémy. Lidé se s obtížemi vyrovnali, protože se už cítili unavení. Prostředek na rozhodování byl vynaložen.

Proto všichni důležité otázky je lepší se rozhodnout ráno, když máte svěží hlavu a nemáte čas utratit celý zdroj.

Osvoboďte hlavu

Neschovávejte vše v hlavě, použijte mozkové expandéry - kalendáře, diáře, seznamy, sešity, aplikace.

Představte si, že vaše koncentrace je RAM ve vašem počítači. Čím více programů je v počítači současně otevřeno, tím pomaleji bude fungovat. Pokud se pokoušíte mít něco v hlavě, místo toho, abyste to nahráli na jiné médium, zabíráte tolik paměti, kolik potřebujete. Čím více takových informací je, tím obtížnější je soustředit se na současné podnikání.

Žijte v okamžiku

Jak často myslíte na domácí práce a večeři, když sedíte v práci, a myslíte na práci doma? To se děje pořád. Během snídaně drží lidé v jedné ruce vidličku a ve druhé telefon. Kráčí po ulici s ponurými, soustředěnými tvářemi a napjatě o něčem přemýšlejí. Přestali jsme si užívat přítomný okamžik.

Vietnamský mnich Tit Nat Khan učí žít tady a teď ve své knize „Mír na každém kroku“. Pokud se chcete naučit žít v daném okamžiku, určitě si přečtěte tuto knihu.

Někteří zaměstnanci v životopise uvádějí jako jednu z důležitých obchodních vlastností „schopnost pracovat ve víceúlohovém režimu“ a někteří zaměstnavatelé tomu říkají stejně, když skládají portrét ideálního kandidáta. Ve skutečnosti vám však pokus o víceúlohové zpracování může ochromit zdraví a zničit kariéru.

Nebezpečný klam

Guru managementu Peter Drucker v jednom ze svých článků napsal: „Nikdy jsem nepotkal vůdce, který by vykonával více než dva úkoly současně, mohl zůstat účinný.“ Mýtus, že můžete provádět multitasking a zůstat efektivní, je však stále nějakým způsobem živý. A i přes ujištění vědců, kteří tvrdí, že multitasking je nepřirozený, a za žádných okolností není lidský mozek schopen současně pracovat na dvou úkolech současně, stále existují tací, kteří jsou připraveni s nimi polemizovat, což dokazuje opak. "Máte pocit, že děláte několik věcí najednou, ale ve skutečnosti zadáváte úkoly ve specifickém pořadí a rozhodujete se, který z nich budete dělat v daném okamžiku," říká Jordan Grafman, vedoucí kognitivní neurovědy v Národním institutu Neurologické poruchy a mrtvice (NINDS).

David Meyer, ředitel University of Michigan Laboratory for the Brain, Cognition and Human Performance, tvrdí, že multitasking vede k pomalejšímu postupu práce (dvakrát nebo více) a zvyšuje šance na chybu. Přepínače a přerušení podle něj zasahují do naší schopnosti zpracovávat informace, výrazně snižují produktivitu. "Lidé mohou uvažovat jinak, ale je to mýtus," říká. „Neexistuje způsob, jak překonat vrozená omezení mozku.“

Ti, kteří věří, že lidské možnosti jsou nekonečné, a systematicky znásilňují jejich mozky multitaskingem, v důsledku toho platí svým vlastním zdravím. Zvyk skákat z úkolu na úkol, a to nejen v práci, ale také mimo ni, v důsledku toho vede mozek do stavu přebuzení. Člověk ztrácí schopnost soustředit se, začíná mít problémy se spánkem, bolesti hlavy a další neduhy. Vlastně postupně ztrácí schopnost pracovat. Jaká kariéra tady ...

Multitasking a multitasking

David Meyer identifikuje tři typy lidí ohrožených multitaskingem. První jsou ti, které život nutí pracovat v nepřirozeném rytmu. Tito lidé se snaží dělat několik věcí současně (například telefonovat a prohlížet si papíry), protože to považují za jediný způsob, jak být konkurenceschopní. Druhým jsou ti, kteří provádějí více úkolů, aniž by si to uvědomovali. Tito lidé například mohou v polovině přestat psát zprávu, aby si ještě jednou zkontrolovali poštu. Skáčou z jednoho úkolu na druhý, aniž by si mysleli, že to snižuje účinnost.

Třetím typem lidí jsou ti, kteří se pyšní svou „schopností více úkolů“. "Mnoho lidí si klamavě myslí, že jsou v tom dobří," říká Meyer. "Problém je ale v tom, že mozek každého člověka je stejný a nefunguje tak." Ve skutečnosti nikdo nemůže v danou dobu efektivně provádět více než jeden složitý úkol. “

Navzdory přesvědčivým důkazům, že multitasking je pro vědce škodlivý, je pro lidi stále těžší se mu vyhnout. Paradoxně moderní technologie místo aby nám život zjednodušili, ještě ho zkomplikovali. Institut pro budoucnost (IFTF) provedl studii, která zkoumala zkušenosti zaměstnanců společností z žebříčku Fortune 1000. Zjistila, že každý z nich dostane v průměru 178 zpráv denně a během hodiny je nejméně třikrát přerušen. Je zřejmé, že produktivita z toho neroste. Jonothan Speer, hlavní analytik výzkumné firmy Basex, odhaduje, že přerušení zaměstnanců stojí americkou ekonomiku ročně 650 miliard dolarů.

Technologie přežití

Pokud se považujete za rozumného člověka, je ve vašich silách zorganizovat si pracovní postup tak, abyste se chránili před ničivým multitaskingem. Zde je několik jednoduchých tipů, které vám usnadní život.

Snažte se neustále „uchovávat“ v hlavě jen ty nejnutnější věci a pro zbytek používejte „externí paměťová média“. Tady vůbec nejde o další technologické novinky. Po vzoru Alberta Einsteina, který kdysi řekl, že si nepamatuje, co lze napsat na papír. Noste s sebou notebook nebo si nastavte připomenutí v kalendáři Outlooku - vyberte si, který je pro vás výhodnější.

Napište si seznamy úkolů a zajistěte pořadí provedení. Zkuste odhadnout, jak dlouho to bude každému trvat, a porovnat se skutečným stráveným časem. Seskupujte úkoly, snažte se při jejich plnění nerozptylovat a podnikněte kroky, abyste se nenechali vyrušit ostatními. Zkontrolujte svůj e -mail ne každých pět minut, ale v konkrétních časových intervalech. Například jednou za hodinu. Pokud je to možné, zapněte na telefonu záznamník. Zkuste si s kolegy domluvit „úřední hodiny“. Většina otázek, které jsou na vás během dne položeny, není tak důležitá ani naléhavá. A zdraví máte jen jedno, starejte se o něj.

Při přípravě článku byly použity materiály

Multitasking Je neustálým společníkem všech HR specialisté... I když funkce HR manažera zahrnuje pouze nábor, multitasking bude v každém případě přítomen. Pokud člověk není schopen pracovat v režimu multitasking, pokusí se jednat jeden po druhém, upřednostňovat a pokusit se dokončit všechny potřebné funkce v určitém čase. Jde ale o to, že v práci HR specialista existuje konstantní lidský faktor a s největší pravděpodobností nebude možné pracovat podle předem naplánovaného scénáře. Abychom se vešli do toho, co je naplánováno během pracovního dne, je důležité umět pracovat v multitasking... Pojďme se podívat na některá základní pravidla, která vám pomohou úspěšně se s tímto problémem vypořádat.

Naplánujeme si pracovní den

Uvedu příklad stanovení priorit pro HR specialista který pracuje na výrobním místě v jedné osobě.

Obsazení volných míst „vedoucí skladu“ a „vedoucí směny“.
Hromadný nábor (pracovníci pro výrobu).
Správa HR (přijímání, propouštění, převody zaměstnanců).
Vývoj místních předpisů, předpisů a popis práce.
Hlášení pro management.
Vypracování programu hodnocení liniového personálu.
Vývoj školicích materiálů pro linkový personál.
Vývoj motivačního systému pro výrobní zaměstnance.
Oznámení FMS o přijímání zahraničních pracovníků.
Provádění adaptačních aktivit pro začátečníky.

Aby bylo možné správně stanovit priority, je nutné stanovit cíle, k jejichž dosažení směřují úkoly zaměstnance. Čím více cíle ovlivňují výsledek podnikání, tím větší prioritu má ten či onen úkol. Kromě stanovení cílů je důležité posoudit i rizika, kterým organizace čelí v případě nesplnění konkrétního úkolu. Právě tyto dva faktory jsou rozhodující při stanovování priorit.

Upřednostňování úkolů na základě cílů a rizik

Úkol	cílová	Rizika	Přednost	Stav úkolu
Obsazení volných míst „Warehouse Manager“ a „Shift Manager“	Nepřetržitý provoz obchodního systému	Funkční selhání rozvoj podnikání, finanční ztráty	Vysoký	Naléhavé
Hromadný nábor (pracovníci pro výrobu)	Efektivní výrobní proces	Funkční selhání rozvoj podnikání, finanční ztráty	Vysoký	Naléhavé
Správa HR (přijímání, propouštění, převod zaměstnanců)	Účetnictví personálu, dodržování pracovněprávních předpisů	Nesystémové personální záznamy, pokuty v případě kontrol za nedodržování pracovněprávních předpisů	Průměrný	Proud
Vývoj místních předpisů, předpisů a popisů práce	Regulace procesů, dodržování pracovněprávních předpisů	Neregulované procesy, pokuty v případě kontrol za nedodržování pracovněprávních předpisů	Průměrný	Proud
Hlášení pro management	Poskytování měřitelných ukazatelů výkonu	Žádná významná rizika	Nízký	Proud
Vypracování programu hodnocení liniového personálu	Identifikace nekompetentních zaměstnanců, vytvoření interního fondu talentů	Špatná kvalita práce nekompetentních zaměstnanců	Vysoký	Naléhavé
Vývoj školicích materiálů pro linkový personál	Zlepšení kompetencí a v důsledku toho i kvality práce zaměstnanců	Špatná kvalita práce neškoleného personálu	Vysoký	Proud
Vývoj motivačního systému pro výrobní zaměstnance	Zvýšená motivace a v důsledku toho i kvalita práce zaměstnanců	Špatná kvalita práce nemotivovaných zaměstnanců	Vysoký	Naléhavé
Oznámení FMS o přijímání zahraničních pracovníků	Soulad se zákonem	Pokuty za nedodržování migrační legislativy	Vysoký	Naléhavé
Provádění adaptačních aktivit pro začátečníky	Zlepšení interní firemní komunikace a kvality práce zaměstnanců	Je možné zvýšení obratu a zhoršení kvality práce nového zaměstnance. Žádná významná rizika	Průměrný	Proud

Jak vidíme, v tabulce nejsou žádné naléhavé úkoly, naléhavé a aktuální úkoly jsou rozděleny rovnoměrně. Při plánování svého dne je důležité věnovat maximální čas řešení naléhavých úkolů, přičemž malé množství času byste měli věnovat řešení aktuálních úkolů.

Jakýkoli úkol musí být rozdělen do procesů. I když je úkol globální a vyžaduje značné množství času, bude jeho implementace mnohem snazší.

Naučit se přepínat

Schopnost přepnout je nezbytná k udržení koncentrace pozornosti, to znamená soustředit se na úkol a zájem o vykonávanou práci. Jsou to monotónní akce, které snižují stabilitu pozornosti. Při přechodu z jednoho úkolu na druhý je třeba vzít v úvahu následující body:

Kontrast dynamiky procesů.
Časový faktor.

Proces, na který přecházíte, by se měl dynamicky lišit od hlavního procesu: toto je klíčové pravidlo konstruktivní práce. Například jak Personální ředitel jste zaneprázdněni vývojem předpisů, pro které jste si dali určitý čas dejme tomu dvě hodiny. Uprostřed procesu se můžete přepnout na jiný, živější úkol, například vedení telefonických pohovorů s kandidáty. Je také vhodné přejít na činnosti, které jsou pro vás jednodušší a zajímavější: je to psychologicky snazší a přepnutí, kromě konstruktivního působení na vaši pozornost, bude vnímáno jako relaxace a vyložení pro mozek.

Pokud jde o časový faktor, je třeba poznamenat, že přepínání by mělo být časově omezeno, to znamená, že hlavní činnost, ze které jste přešli na sekundární, by tak měla zůstat. Řekněme, že vaším dnešním hlavním úkolem je monitorovat trh práce z hlediska mezd. sami jste si určili čas na dokončení této funkce: tři hodiny. Každou hodinu přepněte na jiný, sekundární úkol a přidělte mu 15–20 minut na jeho dokončení. Dokončení hlavního a několika vedlejších úkolů vám tedy bude trvat čtyři hodiny místo tří, které jste si pro hlavní úkol stanovili. Ale vaše produktivita se výrazně zvýší a kromě velkého bloku analytické práce budete moci vykonávat řadu funkčních povinností, aniž byste ztratili kvalitu práce.

Provádíme různé akce současně

Samozřejmě, ve skutečnosti dělat několik věcí najednou je nereálné: v každém případě děláte jednu věc a okamžitě přecházíte na jinou. Ale k plnění úkolů, které jsou z hlediska nákladů na pracovní sílu nevýznamné, je stále možné provádět několik akcí současně. Například při telefonování můžete analyzovat a podepisovat dokumenty nebo si při komunikaci s kolegou prohlížet e-maily.

Hlavní věc je, že procesy, které provádíte paralelně, jsou více mechanické než taktické a nevyžadují od vás významné duševní úsilí. Rozvojem schopnosti dělat několik věcí souběžně každý den můžete výrazně zvýšit svou produktivitu a optimalizovat čas strávený během pracovního dne.

Neutralizace pojídačů času

Požírači času nebo chronofágy jsou silným negativním faktorem, který rozptyluje specialistu a ubírá mu časové zdroje. Pojďme se podívat na typické jedlíky času a možné způsoby, jak s nimi naložit.

Sociální sítě, zábavní obsah. Internet v pracovním postupu by měl být používán pouze pro práci. Toto je pravidlo, které nevyžaduje diskusi. V globálním měřítku jsou sociální sítě v první řadě výměnou informací. Přebytek informací vede ke stresu a nervovému přetížení. V práci už získáte spoustu informací. A když k tomu přidáte proud nekonečných síťových odpadků, které spotřebováváme, můžete na produktivitu jednoduše zapomenout. Udělejte si pravidlo, abyste v práci nechodili na sociální média. Udělejte to cestou domů, večer, pokud není sociální sítě nedostatek.
Osobní hovory. Mluvit s přáteli a rodinou po telefonu během pracovního dne je nejlepší omezit na minimum. Zaprvé na ně ztrácíte drahocenný pracovní čas. Za druhé, osobní konverzace jsou silným rozptýlením, které vám ztěžuje naladění na práci: stále přemýšlíte o svých osobních záležitostech a problémech, které je třeba vyřešit. Za třetí vám prozradím tajemství, takové rozhovory jsou pro vedení velmi otravné. Vědět, jak pracovat, když jste v práci: je lepší nechat si osobní hovory a sms na polední přestávku, kdy můžete v klidu diskutovat o všem, co souvisí s vaším osobním životem.
Chronofágní lidé. Jsou lidé, kteří sami nepracují a druhým nedávají. Přijdou, podívají se do očí a začnou šířit své myšlenky podél stromu a hodiny diskutovat o malichernostech. Nepodporujte je, aby mluvili. Vědět, jak říci ne, ukončit konverzaci taktně. Jinak se taková komunikace může stát pravidelnou. Pokud vidíte, že kolega zneužívá vaši pohostinnost, ukončete tento dialog, nebo spíše monolog, jakýmkoli způsobem. Začněte psát e -mail. Řekněte větu, která končí rozhovor: „Slyšel jsem tě“, „Rozuměl jsem ti“, „Děkuji, všechno je jasné“. Odkazujte na naléhavé záležitosti.

Včas si odpočineme

Pravidelné přestávky na odpočinek jsou dnes bohužel vzácné. Jíme, pijeme, posloucháme hudbu, aniž bychom vzhlédli od monitoru počítače. Odpočinek v provozu není odpočinek, ale uspokojení fyziologických potřeb. Nějak v jednom vědecký časopis Dočetl jsem se, že pokud člověk trpí nespavostí, není třeba se obávat: hlavní je ležet v posteli, tělo to bude vnímat jako sen. Takže v práci: pokud sedíme před počítačem, ani lahodný oběd nebude vnímán jako relaxace: naše ubohé tělo si bude myslet, že práce probíhá.

Práce nepřetržitě je silným stresorem. Musíte chodit ven alespoň každé dvě hodiny, pít čaj, vypnout obrazovku monitoru. I deset minut odpočinku může mít na zaměstnance blahodárný vliv, zvláště pokud pracuje v režimu časové tísně.

Po skončení pracovního dne se odpojujeme od podnikání

Stejně jako vypnete počítač na konci dne, je důležité umět odpojit vlastní mozek od pracovního toku. Bez odpojení neodpočíváte a neustále si procházíte hlavou pracovní otázky, které je třeba vyřešit.

Jak zapomenout na pracovní problémy do příštího pracovní den? Nejprve netrénujte své vrstevníky a šéfy, aby vás obtěžovali o víkendech a večerech. Za druhé, nechte nevyřešené problémy v práci. Zapište si všechny své úkoly a nechte je na ploše. Nemusíte tedy mít na paměti vše, co je třeba udělat. Poslední věc: neberte si práci domů. Pokud existuje naléhavá potřeba splnit některé úkoly, je lepší přijít do kanceláře v den volna, než nechat práci ve svém osobním prostoru. Vědět, jak oddělit práci od osobního života, harmonie je důležitou součástí každé osobnosti, i když je tato osoba nenapravitelným workoholikem a ambiciózním kariéristou.

I v dětství nám říkají, že abychom všechno stihli včas, musíme úkoly začít včas. Problém je ale v tom, že na ně kvůli důležitějším věcem podle našeho názoru jednoduše zapomínáme nebo je odsuneme stranou.

Pracovní den odpovědného zaměstnance nejčastěji zahrnuje:

Události pevně zakódované v kalendáři

Takové události mají přesný čas začátek a konec, například schůzky, jednání, prezentace, školení, rozhovory atd.

Rutina

Jedná se o každodenní úkoly, které lze provádět souběžně a souběžně. Jejich počet není konstantní a přesný čas začátku a konce prací na nich není znám. Může to být: rozhodování o každodenních úkolech, poradenství podřízeným o naléhavých problémech, příprava denních zpráv, analýza pošty atd.

V průběhu práce se odpovědný zaměstnanec, který se potýká s potřebou organizovat svou pracovní dobu a čas svých podřízených, nejčastěji uchýlí k pomoci kalendářů a systémů souvisejících s určováním úkolů. Ale v praxi tyto nástroje nejsou vždy schopné poskytnout požadovaný výsledek.

Kalendáře tedy pomáhají zohlednit čas pouze těch událostí, ve kterých je zaměstnanost zaměstnance 100%. Takový nástroj však nefunguje při plnění každodenních rutinních úkolů, když práce nevyžaduje plné zaměstnání zaměstnance nebo když je čas přidělen na malé části k provedení několika úkolů najednou.

Klasické automatizační systémy, nazývané „sledovače úloh“, vám umožňují sledovat cílová data dokončení úkolů. Zaměstnanec však stále musí mít na paměti, kdy by měl začít plnit konkrétní úkol. Pokud zaměstnanec pracuje v režimu tvrdého víceúlohového zpracování, pak se úkol nemusí spustit, i když odhadované datum zahájení již uplynulo. Vzniká takzvaný studentský syndrom a zvyšuje se riziko nedodržení úkolů včas.

U tohoto režimu provozu obvykle existují dva hlavní problémy, ve kterých výše uvedené nástroje nemohou pomoci:

obtížnost určení důležitosti úkolu v době jeho přijetí a jeho priorita ve vztahu k jiným úkolům;
chyba při určování procenta skutečného pracovního vytížení zaměstnance v době, kdy se rozhodl přijmout úkol do práce.

Při hledání optimálního řešení společnost "První formulář" vyvinula nový mechanismus pro svůj automatizovaný systém, který vám umožní vyhnout se studentskému syndromu, obejít neschopnost pracovat s nestrukturovaným časem a objektivně posoudit skutečné zaměstnávání zaměstnanců.

Jeho práce je založena na kombinaci dvou metod: objemový kalendář a denní plánování.

1. Metoda volumetrického kalendáře

PROTI tuto metodu jedna hodnota udává počet pracovních hodin (dní, minut), které by měly být vynaloženy na výkon práce v intervalu jejího trvání, to znamená, že uvedené pracovní hodiny lze strávit kdykoli, v období od začátku práce na jeho dokončení.

2. Denní plán

Tato metoda vám umožňuje určit konkrétní den (datum), během kterého bude pracovní doba strávena. K jednomu úkolu lze současně přiřadit několik hodnot pro různá data. Tato metoda vám umožňuje zadat plánované i skutečné náklady na pracovní sílu.

Obě metody lze použít současně.

Hodnocení mzdových nákladů metodou objemového kalendáře lze provést dvěma způsoby:

uživatel může získat hodnocení zvenčí; supervizor například vyčlení celkový počet hodin na dokončení úkolu;
uživatel sám zadává své plánované mzdové náklady v jakýchkoli časových jednotkách; současně existuje možnost převzetí zadaného času od vašeho manažera nebo specializovaného specialisty.

Poté „první formulář“ automaticky rozdělí velikost plánu objemového kalendáře na jednotlivé dny v časovém intervalu mezi datem zahájení a datem plánovaného dokončení úkolu. Získají se tedy hodnoty denního plánu: počet plánovaných pracovních hodin na každý den.

Vestavěný algoritmus rozděluje hodiny podle pravidla „early-start“, kdy maximální pracovní doba připadá na začátek pracovního období. To vám umožní okamžitě se zbavit studentského syndromu a snížit riziko zpožděných úkolů.

Automatizace samozřejmě nemusí znát některé detaily a funkce provedené práce. Vývojáři proto místo vylepšení a zkomplikování systému poskytují uživateli možnost upravit plán navržený systémem sám a přidat rozdělení hodin denně ručně:

Existuje tedy přechod od zadání celkového počtu hodin úkolu k denní distribuci.

Na základě přijatých dat systém staví rozvrh hodin zaměstnanec. V tomto zobrazení můžete vidět, jaké úkoly a v jakém množství by měl být umělec zapojen během každého dne, aby bylo pro každý z úkolů včas dokončeno veškeré potřebné dílo.

V tomto rozhraní může uživatel, pozorující všechny své očekávané pracovní vytížení pro každý den, přeplánovat svou vlastní práci, tj. převést plánovanou pracovní dobu z jednoho data na druhé. To umožňuje zaměstnanci zajistit si nejpohodlnější a rovnoměrnější pracovní zátěž, aniž by byly dotčeny termíny plnění úkolů.

Pokud byla denní distribuce prováděna jakoukoli metodou (automaticky nebo ručně, z formuláře samostatného úkolu nebo prostřednictvím pracovního výkazu), pak v „prvním formuláři“ denní program- Denní program.

Agenda říká zaměstnanci, na jaké úkoly a kolik by měl rozvrhnout svůj pracovní čas. Obsahuje jak statické úkoly z pracovního kalendáře, tak úkoly, na které byl přidělen čas pomocí metody denního plánování.

A Denní program, a Rozvrh hodin neuvádějte jasné rozdělení času začátku a konce úkolů během pracovního dne. Ale na druhou stranu umožňují zaměstnanci vidět pracovní plán na den pro každý z úkolů a efektivně plánovat svůj den a týden. Zaměstnanec, který používá Agendu každý den, je zbaven rizika, že nesplní úkol včas - stačí, aby svůj čas věnoval práci doporučené systémem.

Další důležitá vlastnost„První forma“ - využití denních mzdových nákladů při přípravě zpráv o plánovaném pracovním vytížení účinkujících. Zásadní rozdíl je v tom, že tyto zprávy zohledňují individuální vlastnosti plnění každého z úkolů a jak přesně zaměstnanec rozvrhl svou pracovní dobu po celou dobu jejího trvání.

Vedoucí analyzující pracovní plán oddělení si může být jistý: pokud jsou v pracovním rozvrhu zaměstnance volné hodiny, pak je lze použít k dokončení nově zadaného úkolu, zatímco všechny ostatní práce nebudou ovlivněny a budou dokončeny včas .

Další informace na webových stránkách společnosti "Pervaya Forma"

Přidružený materiál

Společnost klade stále více nových požadavků. Nikdo nemá zájem o dříče, který dělá jednu věc najednou. Ne, musí umět obojí a najednou.

A stále častěji se setkáváme s konceptem multitaskingu. Co je to multitasking? Multitasking je schopnost spouštět více procesů současně. Tento koncept platí pro programování, produkci a lidskou činnost. Abychom nebyli postříkáni, odejdeme technické problémy odborníků a promluvte si o tom, co je multitasking pro lidi.

Multitasking stále více proniká do našich životů a stává se nedílným společníkem našich činů, rekreace, každodenního života a zábavy. Možná se to stane, protože se točíme v bouřlivém proudu informací a příležitostí a chceme si všechno vyzkoušet a všechno chceme udělat. Proměnili jsme se ve velké děti a děti, jak víte, rády začaly s různými věcmi a skončily v polovině.

Proto můžeme současně odpovídat na dopisy v poště, chatovat na sociálních sítích, poslouchat hudbu, malovat si nehty (stříhat vousy) a hádat se s matkou (manželkou, manželem) přes zeď. Nyní Julius Caesar nemá být na co hrdý, dokonce ho překonaly i moderní děti - děláme všechno najednou. Jsme neustále něčím zaneprázdněni, ale prostě nemůžeme přijít do cíle, máme desítky rozjetých i nedokončených obchodů. Zapojení do tří projektů najednou, čtení pěti knih současně, vaření polévky, mytí nádobí a vysávání - to je náš multitasking.

Není o co usilovat jako o užitečný systém práce. Naopak - nyní je tato vlastnost vlastní téměř každé osobě. A musíme se to naučit omezovat.

Prozradím vám tajemství: Vědci tvrdí, že multitasking pro člověka vůbec neznamená plnění několika úkolů současně, ale spíše rychlé přepnutí z jednoho na druhý a zpět. Skutečně multitaskingových lidí je velmi málo.

Proč tolik milujeme multitasking? Ano, opravdu ji milujeme, protože mozek miluje pocit neustálého zaneprázdnění, takže se cítíme naplněnější a šťastnější. Skutečnost, že polovina energie je vynaložena při přechodu z jednoho úkolu na druhý, se nebere v úvahu.

Při přepínání mezi úkoly se navíc do našeho těla uvolňuje velká dávka hormonu štěstí. Proto nás tak přitahuje blikající upozornění na SMS nebo touha cítit nostalgii nad starým haraburdí nalezeným při úklidu.

Problém je ale v tom, že současně mozek „vstřikuje“ kortizol, stresový hormon. A ukazuje se, že když provádíme multitasking, jsme oba šťastní a napjatí současně.

Znamená to však, že multitasking negativně ovlivňuje náš život a práci? Abychom to zjistili, podívejme se na všechny aspekty tohoto jevu.

Výhody a nevýhody multitaskingu

Při multitaskingu je člověk náchylný k povrchnímu zpracování informací, proto nemá dostatečnou znalostní základnu a je špatně informován o studovaných problémech.
„Multi-nástroj“ podvědomě přenáší data z jednoho úkolu na druhý, a proto dělá chyby. Při nedostatečné koncentraci je pozornost rozptýlena.
Špatný multitasking je únavný - a unavený člověk pracuje hůře.
Jak již bylo zmíněno, multitasking je plný spousty zahájených i nedokončených činností.

Při správném plánování práce více úkolů opravdu pomáhá řešit více úkolů současně.
Trénuje mozek a rozvíjí koncentraci.
Lidé, kteří jsou schopni efektivně pracovat ve víceúlohových podmínkách, jsou schopni rychle reagovat za okolností vyšší moci a ponořit se do klíčových konceptů problému s rychlostí blesku. V některých situacích je tato vlastnost mnohem důležitější než schopnost důkladně nastudovat problém, rozebrat ho „po kostech“ a teprve poté se rozhodnout. Někdy může být příliš pozdě.

Multitasking v práci: Nelze provést prominutí?

Co bychom měli dělat s tím notoricky známým multitaskingem - zkusit se toho zbavit a naučit se dělat všechno v pořádku, nebo to nějak systematizovat, aby to dělalo víc dobra než škody? Samozřejmě ten druhý.

Mimochodem, práce ve víceúlohovém prostředí přináší dobré výsledky v oblasti obchodu, managementu, pedagogiky, cestovního ruchu a dalších mezer, kde potřebujete vyřešit spoustu problémů, jakmile se objeví. Tady jde hlavně o to, jak to správně používat, aby to nefungovalo jako v tom vtipu o Chukchi, který zapřáhl jeleny do Zhiguli. Aby byl multitasking nástrojem, a ne zátěží, musíte si pro sebe nastavit některá důležitá pravidla.

Jak efektivně pracovat ve víceúlohovém prostředí?

Multitasking je komplexní a rozmarná vlastnost naší psychiky. Je to jako nezlomený kůň. Pokud nevíme, jak to zvládnout, osedlá to a vyčerpá nás to, vytlačí všechny šťávy.

Multitasking by neměl být zaměňován s dezorganizací. Mnozí, kteří se považují za skvělé „multitaskery“, zkrátka nevědí, jak si zorganizovat vlastní čas.

Skutečný multitasking je schopnost soustředit se po určitou dobu pouze na jednu věc, ve stanovený okamžik přejít na jinou a zcela se ponořit do nové práce.

Rozvíjejte disciplínu a koncentraci - a pak se multitasking nezmění na bažinu, která nenávratně nasaje veškerý čas a energii svého majitele.

Pokud najdete chybu, vyberte část textu a stiskněte Ctrl + Enter.