Як справлятися з багатозадачністю. Повсякденний пекло: життя і робота в режимі багатозадачності

Світ настільки перевантажує нас інформацією і завданнями, що ми просто розучилися зосереджуватися. Ми перевіряємо соцмережі по сто разів на день. А ще у нас з'явилися такі завдання, які раніше вирішували інші люди. Наприклад, тепер є можливість самостійно забронювати квиток на літак і номер в готелі, без касира купити товар в магазині. Завдань стало набагато більше, а крім цього хочеться побути з родиною, друзями та зайнятися хобі.

Багатозадачність - це міф

Однак великий список завдань і вміння робити кілька справ не так вже й добре, як здається. Людина не може бути багатозадачним. За багатозадачність ми приймаємо здатність швидко переключається з одного завдання на інше. І кожне таке перемикання вимагає чималих ресурсів, збільшує стрес і підвищує почуття тривоги. Тому чим менше ми перемикається і відволікаємося на сторонні речі, тим краще.

Але що робити, якщо завдань дуже багато і треба якось з цим боротися? Як не зійти з розуму від величезного списку завдань і бути ефективним? Ось кілька порад.

працюйте циклами

Бізнес вимагає постійного перемикання між завданнями. Якщо ви ще не навчилися делегувати і робите самостійно все - від дзвінків постачальник води до співбесіди, то до вечора ви напевно вичавлені як лимон. Щоб уникнути зайвого стресу, працюйте циклами, роблячи між ними перерву.

Найпростіша техніка роботи циклами - техніка Pomodoro. Ви максимально концентріруетесь протягом якогось часу на роботі і потім обов'язково робите невелику перерву. Наприклад, 45 хвилин роботи і 15 хвилин відпочинку. Такий принцип роботи ефективний для роботи і з великою кількістю завдань, і з одним великим завданням.

Міняйте режим концентрації

Наш мозок працює в двох режимах уваги: режим концентрації і режим «блукання». Режим концентрації (central-executive mode) включається, коли ми повністю занурюємося в роботу. Ми приділяємо максимальну увагу роботі. У такому режимі ми працюємо продуктивно, але напружено. При тривалій роботі на таких швидкостях ми поступово втомлюється і знижується наша ефективність.

Щоб продуктивно працювати протягом довгого часу, потрібно періодично переключатися з першого на другий режим - режим «блукання» (mind-wandering mode). Ми знаходимося в цьому режимі, коли читаємо літературу, статті, гуляємо, милуємося мистецтвом, медитуємо. Режим «блукання» дозволяє «перезавантажити» мозок і відпочити. Тому перерви корисні для підвищення ефективності роботи.

Приймайте важливі рішення з ранку

Всі важливі рішення краще приймати з ранку, коли у вас ще не виснажений ресурс прийняття рішень. Як не дивно, але ми дійсно можемо приймати в день обмежена кількість рішень. Є певний поріг, причому, без різниці, складний вибір перед нами стоїть або легкий.

В одному експерименті групу людей попросили брати участь в опитуванні. Перед опитуванням їм спеціально ставили прості запитання типу: як вам розташувати папір? Вам синю або чорну ручку? Що будете пити: чай або кава? З цукром чи без цукру? З молоком або з лимоном?

Тобто, їх змушували приймати рішення. А потім роздали аркуші з опитуванням, де були питання на важливі філософські проблеми. Люди справлялися з труднощами, оскільки вже відчували себе втомленими. Ресурс прийняття рішень був витрачений.

Тому все важливі питаннякраще вирішувати з ранку, поки голова свіжа і ви не встигли витратити весь ресурс.

звільняйте голову

Не тримайте все в голові, використовуйте «розширювачі» мозку - календарі, щоденники, списки, блокноти, додатки.

Уявіть, що ваша концентрація - це оперативна пам'ять на комп'ютері. Чим більше відкрито програм на комп'ютері одночасно, тим повільніше він буде працювати. Якщо ви намагаєтеся щось тримати в голові замість того, щоб вивантажити це на інший носій, то ви займаєте необхідні вам обсяги пам'яті. Чим більше такої інформації, тим складніше концентруватися на поточному справі.

Живіть «в моменті»

Як часто ви сидячи на роботі думаєте про домашні справи і про вечерю, а вдома думаєте про роботу? Таке трапляється часто-густо. Під час сніданку люди в одній руці тримають вилку, а в інший телефон. Йдуть по вулиці з похмурими зосередженими обличчями, напружено думаючи про щось. Ми перестали насолоджуватися цим моментом.

Жити тут і зараз вчить в'єтнамський монах Тит Нат Хан в своїй книзі «Світ в кожному кроці». Якщо хочете навчитися жити в моменті, то обов'язково прочитайте цю книгу.

Деякі працівники вказують в резюме в якості одного з важливих ділових якостей «вміння працювати в багатозадачному режимі», а деякі роботодавці називають його ж, складаючи портрет ідеального кандидата. Однак насправді спроби працювати в багатозадачному режимі здатні підкосити ваше здоров'я і занапастити кар'єру.

небезпечна помилка

Гуру менеджменту Пітер Друкер в одній зі своїх статей писав: «Я ніколи не зустрічав керівника, який, виконуючи більше двох завдань одночасно, міг би залишатися при цьому ефективним». Однак міф про те, що можна працювати в багатозадачному режимі і зберігати ефективність, чомусь досі живий. І навіть не дивлячись на запевнення вчених, які стверджують, що мультизадачність протиприродна, і ні за яких умов людський мозок не здатний одночасно працювати над двома завданнями одночасно, як і раніше знаходяться ті, хто готовий з ними сперечатися, доводячи зворотне. «Вам здається, що ви робите кілька справ відразу, але в дійсності ви маєте в своєму розпорядженні завдання в певному порядку і вирішуєте, яку з них зробити в конкретний момент часу», - стверджує Джордан Графман, керівник напрямку когнітивної нейронауки Національного інституту неврологічних розладів та інсульту (NINDS ).

Девід Мейер, директор лабораторії з вивчення мозку, пізнавальних здібностей і діяльності людини при Мічиганському університеті, стверджує, що мультизадачність призводить до уповільнення у виконанні роботи (в два і більше разів) і збільшує шанси на помилку. За його словами, перемикання і переривання заважають нашій здатності обробляти інформацію, істотно знижують продуктивність. «Люди можуть думати інакше, але це міф, - говорить він. - Неможливо подолати вроджені обмеження мозку ».

Ті, хто вважає, що людські можливості безмежні і планомірно гвалтують свій мозок многозадачностью, в результаті розплачуються власним здоров'ям. Звичка перескакувати з завдання на завдання не тільки на роботі, але і за її межами в результаті призводить мозок в стан перезбудження. Людина втрачає здатність до концентрації уваги, у нього починаються проблеми зі сном, головні болі та інші недуги. Фактично, він поступово втрачає працездатність. Яка вже тут кар'єра ...

Багатозадачність і многозадачнікі

Девід Мейер виділяє три типи людей, які ризикують стати жертвою багатозадачного режиму. Перші - ті, кого життя змушує працювати в протиприродний ритмі. Такі люди намагаються зробити кілька справ одночасно (наприклад, говорять по телефону і переглядають паперу), вважаючи це єдиним способом бути конкурентоспроможними. Другі - ті, хто працює в мультизадачності режимі, не усвідомлюючи цього. Такі люди, наприклад, можуть кинути на півдорозі написання звіту, щоб ще разок перевірити пошту. Вони перескакують з одного завдання на інше, не замислюючись про те, що це знижує ефективність.

Третій тип людей - це ті, хто пишається своєю «здатністю до багатозадачності». «Багато людей оманливе вважають, що вони в цьому гарні, - говорить Мейєр. - Але проблема в тому, що мозок у всіх однаково влаштований, і він так не працює. В реальності ніхто не може ефективно виконувати більш ніж одну складну задачу в заданий момент часу ».

Незважаючи на те, що вчені наводять переконливі докази шкоди багатозадачності, людям стає все важче уникнути її. парадоксальним чином сучасні технологіїзамість того, щоб спростити наше життя, ще більше її ускладнили. Інститут майбутнього (IFTF) провів дослідження, в ході якого вивчив досвід працівників компаній, що входять в рейтинг Fortune 1000. З'ясувалося, що кожен з них в середньому отримує 178 повідомлень в день і переривається щонайменше три рази протягом години. Зрозуміло, що продуктивність від цього не підвищується. За оцінками головного аналітика дослідницької компанії Basex Джонотана Спіра, переривання співробітників обходяться американській економіці в $ 650 млрд щорічно.

технологія виживання

Якщо ви вважаєте себе людиною розумною, в ваших силах організувати робочий процес таким чином, щоб захистити себе від згубної багатозадачності. Скористайтеся кількома простими порадами щодо спрощення життя.

Постарайтеся постійно «зберігати» в голові тільки найнеобхідніше, а для решти використовувати «зовнішні носії пам'яті». Мова зовсім не про чергові технологічні новинки. Досвід у Альберта Ейнштейна, який одного разу сказав, що не тримає в умі того, що може бути записано на папері. Носити з собою блокнот або встановлювати нагадування в календарі Outlook - виберіть те, що вам зручніше.

Пишіть списки завдань і розставляйте порядок виконання. Спробуйте прикинути, скільки часу буде потрібно на кожну, і порівняйте з реальними часовими витратами. Групуйте завдання, під час їх виконання спробуйте не відволікатися самі і прийміть заходи, щоб вас не відволікали інші. Перевіряйте почту не кожні п'ять хвилин, а в певні часові проміжки. Наприклад, раз на годину. Якщо є така можливість, включіть автовідповідач на телефоні. Спробуйте домовитися з колегами про «прийомних годинах». Більшість питань, з якими до вас звертаються протягом дня, не такі вже важливі і термінові. А здоров'я у вас одне, бережіть його.

При підготовці статті використані матеріали

багатозадачність- це постійний супутник всіх HR-фахівців. Навіть якщо функціонал менеджера по персоналу передбачає тільки підбір персоналу, багатозадачність, в будь-якому випадку, буде присутній. Якщо людина не здатна працювати в режимі багатозадачності, Він буде намагатися діяти по черзі, розставляючи пріоритети і намагаючись встигнути виконати весь необхідний функціонал протягом певного часу. Але справа в тому, що в роботі HR-фахівцяприсутній постійний людський фактор і працювати по заздалегідь розпланованого сценарієм, швидше за все, не вдасться. Для того, щоб вмістити заплановане в рамки робочого дня, важливо вміти працювати в режимі багатозадачності. Розглянемо основні правила, які допоможуть вам успішно справлятися з цією проблемою.

Плануємо свій робочий день

Наведу приклад розстановки пріоритетів для HR-фахівця, Який працює на виробничому майданчику в єдиній особі.

Закриття вакансій «завідувач складом» і «начальник зміни».
Масовий підбір персоналу (робітники на виробництво).
Кадрове діловодство (прийом, звільнення, переведення працівників).
Розробка локальних нормативних актів, регламентів і посадових інструкцій.
Складання звітності для керівництва.
Розробка програми оцінки для лінійного персоналу.
Розробка навчальних матеріалів для лінійного персоналу.
Розробка системи мотивації для співробітників виробництва.
Повідомлення УФМС про прийом іноземних працівників.
Проведення адаптаційних заходів для новачків.

Для того щоб правильно розставити пріоритети, необхідно встановити цілі, на досягнення яких спрямовані завдання співробітника. Чим сильніше мети впливають на результат бізнесу, тим приоритетнее стає та чи інша задача. Крім постановки цілей, важливо оцінити ризики, які загрожують організації в разі невиконання того чи іншого завдання. Саме ці два фактори є визначальними при розстановці пріоритетів.

Визначення пріоритетності завдань в залежності від цілей і ризиків

завдання	мета	ризики	Пріорі-тетность	статус завдання
Закриття вакансій «Завідувач складом» і «Начальник зміни»	Безперебійна робота бізнес-системи	Збій в функціоні- ровании бізнесу, фінансові втрати	висока	термінова
Масовий підбір персоналу (робітники на виробництво)	Ефективний виробничий процес	Збій в функціоні- ровании бізнесу, фінансові втрати	висока	термінова
Кадрове діловодство (прийом, звільнення, переведення працівників)	Облік кадрів, дотримання трудового законодавства	Несистематизований облік кадрів, штрафи в разі перевірок за недотримання трудового законодавства	Середня	Поточна
Розробка локальних нормативних актів, регламентів і посадових інструкцій	Регламентування процесів, дотримання трудового законодавства	Нерегламентовані процеси, штрафи в разі перевірок за недотримання трудового законодавства	Середня	Поточна
Складання звітності для керівництва	Надання вимірних показників роботи	Істотних ризиків немає	низька	Поточна
Розробка програми оцінки для лінійного персоналу	Виявлення некомпететних співробітників, формування внутрішнього кадрового резерву	Низька якість роботи некомпетентного персоналу	висока	термінова
Розробка навчальних матеріалів для лінійного персоналу	Підвищення компетентності і як наслідок - якості роботи співробітників	Низька якість роботи ненавченого персоналу	висока	Поточна
Розробка системи мотивації для співробітників виробництва	Підвищення зацікавленості та як наслідок - якості роботи співробітників	Низька якість роботи незамотівірованного персоналу	висока	термінова
Повідомлення УФМС про прийом іноземних працівників	дотримання законодавства	Штрафи за недотримання міграційного законодавства	висока	термінова
Проведення адаптаційних заходів для новачків	Поліпшення внутрішньокорпоративних комунікацій і якості роботи співробітників	Можливе підвищення плинності і погіршення якості роботи нового співробітника. Істотних ризиків немає	Середня	Поточна

Як ми можемо побачити, надстрокові завдання в таблиці відсутні, термінові і поточні завдання розподілені порівну. Плануючи свій день, важливо приділяти максимальну кількість часу рішенням термінових завдань, при цьому залишаючи невеликий запас часу для вирішення завдань поточних.

Будь-яке завдання необхідно розділити на процеси. Навіть якщо завдання глобальне і вимагає значних витрат часу, так набагато легше буде її реалізувати.

Вчимося перемикатися

Уміння перемикатися необхідно для збереження концентрації уваги, тобто зосередженості на завданні і інтересу до виконуваної роботи. Саме одноманітні дії знижують стійкість уваги. У процесі перемикання з одного завдання на інше необхідно враховувати наступні моменти:

Контраст динаміки процесів.
Часовий фактор.

Процес, на який ви перемикаєтеся, повинен відрізнятися по динаміці від основного процесу: це ключове правило конструктивної роботи. Наприклад як директор з персоналуви зайняті розробкою регламенту, на який відвели собі певний час, Припустимо, дві години. На середині процесу ви можете переключитися на іншу, більш живу завдання, наприклад, провести телефонні інтерв'ю з кандидатами. Також бажано перемикатися на більш легку і цікаву для вас діяльність: це психологічно легше, і перемикання, крім конструктивного впливу на вашу увагу, буде сприйнято як відпочинок і розвантаження для мозку.

Щодо тимчасового чинника слід зазначити, що перемикання має бути обмежена в часі, тобто основна діяльність, з якої ви переключилися на другорядну, повинна такою залишатися. Припустимо, ваша сьогоднішня основне завдання - моніторинг ринку праці за рівнем заробітних плат. ви визначили для себе час на виконання даного функціоналу: три години. Щогодини перемикайтеся на іншу, другорядну задачу, виділяючи на її виконання 15-20 хвилин. Таким чином, на виконання основної і декількох другорядних завдань у вас піде чотири години, замість трьох, які ви заклали на основну задачу. Але ваша продуктивність істотно зросте і, крім великого блоку аналітичної роботи, ви зможете виконати ще ряд функціональних обов'язків без втрати якості роботи.

Виконуємо одночасно різні дії

Звичайно, насправді, робити кілька справ одночасно нереально: в будь-якому випадку, ви робите одну справу, миттєво перемикаючись на інше. Але для виконання незначних по трудовитратах завдань все ж можливо одночасно виконувати кілька дій. Наприклад, розмовляючи по телефону, можна розбирати і підписувати документи, або, спілкуючись з колегою, - переглядати електронну пошту.

Головне, щоб процеси, які ви виконуєте паралельно, були більше механічними, ніж тактичними, і не вимагали від вас значних розумових зусиль. Щодня розвиваючи в собі здатність робити кілька справ паралельно, ви зможете значно підвищити свою продуктивність і оптимізувати витрати часу протягом робочого дня.

Нейтралізуємо пожирачів часу

Пожирачі часу, або хронофаги - це потужний негативний чинник, що працює на відволікання фахівця і віднімає його тимчасові ресурси. Розглянемо типових пожирачів часу і можливі способи боротьби з ними.

Соціальні мережі, розважальний контент.Інтернет в робочому процесі повинен використовуватися тільки для роботи. Це правило, яке не потребує обговорення. Якщо міркувати більш глобально, соціальні мережі-це, перш за все, обмін інформацією. Надлишок інформації веде до стресів і нервових перевантажень. На роботі ви і так отримуєте велику кількість інформації. І якщо додати до неї потік нескінченного мережевого сміття, який ми споживаємо, про продуктивність можна просто забути. Візьміть за правило не заходить в соціальні мережі на роботі. Робіть це по дорозі додому, ввечері, якщо без соціальних мережне обійтись.
Особисті дзвінки.Спілкування з друзями і рідними по телефону протягом робочого дня краще звести до мінімуму. По-перше, ви витрачаєте на них дорогоцінний робочий час. По-друге, особисті розмови - це потужний відволікаючий фактор, після якого вам складно налаштуватися на роботу: ви продовжуєте обмірковувати свої особисті справи і проблеми, які необхідно вирішити. По-третє, скажу вам по секрету, подібні розмови дуже дратують керівництво. Вмійте працювати, перебуваючи на роботі: особисті дзвінки і sms краще залишити на обідню перерву, коли можна спокійно обговорити все, що стосується вашого особистого життя.
Люди-хронофаги.Є такі люди, які самі не працюють і іншим не дають. Прийдуть, заглянуть в очі і почнуть розтікатися мислію по древу, обговорюючи годинами дріб'язкові речі. Чи не заохочуйте їх балакучість. Вмійте говорити немає, тактовно закінчувати розмову. Інакше таке спілкування може стати регулярним. Якщо ви бачите, що колега зловживає вашою гостинністю, закінчуйте цей діалог, а, точніше, монолог, будь-якими доступними способами. Почніть писати електронного листа. Вимовте фразу, яка завершує розмову: «Я вас почув», «Я вас зрозумів», «Спасибі, все ясно». Пошліться на невідкладні справи.

Даємо собі своєчасний відпочинок

На жаль, сьогодні регулярні перерви на відпочинок стали великою рідкістю. Ми їмо, п'ємо, слухаємо музику, не відриваючись від монітора комп'ютера. Відпочинок без відриву від роботи-це не відпочинок, а задоволення фізіологічних потреб. Якось в одному науковому журналія прочитала, що, якщо людина страждає безсонням, хвилюватися не варто: головне, лежати в ліжку, організм сприйме це як сон. Так і в роботі: якщо ми сидимо перед комп'ютером, навіть смачний обід не буде сприйнятий як відпочинок: наш бідний організм буде думати, що робота триває.

Робота без перерв - це потужний стресовий фактор. Потрібно хоча б кожні дві години виходити на вулицю, пити чай, вимикати екран монітора. Навіть десять хвилин відпочинку здатні благотворно діяти на співробітника, особливо якщо він працює в режимі цейтноту.

Відключаємося від справ після закінчення робочого дня

Так само, як ви виключаєте комп'ютер після закінчення робочого дня, важливо вміти відключати власний мозок від робочого процесу. Без відключення ви не відпочиваєте, постійно прокручуючи в голові робочі питання, які необхідно вирішити.

Як забути про робочі питання до початку наступного трудового дня? По-перше, не привчайте колег і керівників турбувати вас у вихідні і вечорами. По-друге, залишайте невирішені справи на роботі. Запишіть всі свої завдання і залиште на робочому столі. Таким чином, вам не доведеться тримати в голові все те, що належить виконати. І останнє: не беріть роботу додому. Якщо є гостра необхідність виконати якісь завдання, краще прийти в офіс у вихідний день, ніж впускати роботу в свій особистий простір. Вмійте відділяти роботу від особистого життя, гармонія - це важлива складова будь-якої особистості, навіть якщо ця особистість невиправний трудоголік і амбітний кар'єрист.

Ще в дитинстві нам кажуть, що для того, щоб все встигати, треба приступати до завдань вчасно. Але проблема в тому, що ми просто про них забуваємо або відсуває через важливіших на наш погляд справ.

Робочий день відповідального співробітника найчастіше складається з:

Подій, жорстко визначених в календарі

У таких подій є точний часпочатку і закінчення, наприклад, зустрічі, переговори, виступи з доповідями, проведення навчання, інтерв'ювання та ін.

рутини

Це щоденні завдання, які можуть виконуватися одночасно і паралельно один з одним. Їх кількість постійно, а точний час початку і закінчення роботи по ним невідомо. Це може бути: прийняття рішення за щоденними завданням, консультування підлеглих за строковими питань, підготовка щоденних звітів, розбір пошти тощо.

В процесі роботи відповідальний співробітник, стикаючись з необхідністю організації свого робочого часу і часу своїх підлеглих, найчастіше вдаються до допомоги календарів і систем, пов'язаних з постановкою завдань. Але на практиці ці інструменти не завжди здатні дати бажаний результат.

Так, календарі допомагають враховувати час тільки тих подій, в яких зайнятість співробітника становить 100%. Однак такий інструмент не працює при виконанні щоденних рутинних завдань, коли робота не вимагає повної зайнятості співробітника, або, коли час виділяється невеликими частинами на виконання відразу декількох завдань.

Класичні системи автоматизації, звані «таск-трекера», дозволяють відстежувати цільові терміни завершення завдань. Але співробітнику все одно необхідно тримати в голові, коли він повинен приступити до виконання того чи іншого завдання. Якщо ж співробітник працює в режимі жорсткої багатозадачності, то виконання завдання може бути не розпочато, навіть якщо пройшла передбачувана дата початку роботи. Виникає так званий синдром студента і зростає ризик зриву виконання завдань в строк.

Зазвичай, при такому режимі роботи виділяють дві основні проблеми, в яких не можуть допомогти вищеописані інструменти:

складність визначення важливості завдання на момент її надходження, і її пріоритет по відношенню до інших завдань;
помилка визначення відсотка реального завантаження співробітника на момент прийняття рішення про взяття завдання в роботу.

У пошуку оптимального рішення, компанія «Перша Форма»розробила для своєї автоматизованої системи новий механізм, який дозволяє уникнути синдрому студента, обійти неможливість роботи з неструктурованих часом, і об'єктивно оцінити реальну зайнятість співробітників.

В основі його роботи лежить комбінація двох методів: об'ємно-календарного і добового планування.

1. Об'ємно-календарний метод

В даному методіодним значенням вказується кількість робочих годин (днів, хвилин), які повинні бути витрачені на виконання роботи в інтервалі її тривалості, т. е. зазначені трудочасов можуть бути витрачені в будь-який момент, в період з початку виконання роботи та до її завершення.

2. Добовий план

Метод дозволяє вказати конкретний день (дату), протягом якого будуть витрачені трудочасов. При цьому, на одну задачу може бути віднесено кілька значень на різні дати. Метод дозволяє вносити як планові, так і фактичні трудовитрати.

Обидва методи можуть бути використані одночасно.

Оцінка трудовитрат об'ємно-календарного методом може бути виконана двома способами:

користувач може отримати оцінку ззовні; наприклад, керівник виділяє загальна кількість годин на виконання завдання;
користувач сам вносить свої плановані трудовитрати в будь-яких тимчасових одиницях; при цьому є можливість акцепту введеного часу у свого керівника або профільного спеціаліста.

Після цього «Перша Форма» автоматично розподіляє величину об'ємно-календарного плану по окремих днях на проміжку часу між датою старту і датою планованого завершення завдання. Таким чином, виходять величини добового плану: кількість планових робочих годин на кожен день.

Вбудований алгоритм розподіляє годинник за правилом «early-start», коли максимум робочих годин доводиться на початок робочого періоду. Це дозволяє відразу позбутися синдрому студента і знизити ризик прострочення завдання.

Безумовно, автоматика може не знати якихось деталей і особливостей виконуваних робіт. Тому розробники, замість того, щоб удосконалювати і ускладнювати систему, надають користувачеві можливість самому відкоригувати план, запропонований системою, і внести розподіл годин по днях вручну:

Таким чином, відбувається перехід від введення загальної кількості годин по завданню до подобово розподілу.

На підставі отриманих даних система будує табель трудовитратспівробітника. У цьому поданні видно, якими завданнями і в якій кількості повинен займатися виконавець протягом кожного з днів, щоб весь обсяг необхідної роботи було завершено в строк по кожній із завдань.

У цьому інтерфейсі користувач, спостерігаючи всю свою очікувану завантаження на кожен день, може перепланувати власну роботу, тобто перенести планові трудочасов з однієї дати на іншу. Це дозволяє співробітникові забезпечити собі найбільш комфортну, рівномірне навантаження, без якого-небудь збитку для термінів завершення завдань.

Якщо добове розподіл було виконано будь-яким методом (автоматично або вручну, з форми окремого завдання або через Табель), то в «Першої Формі» формується порядок денний- Агенда.

Агенда підказує співробітнику, на які завдання і в якій кількості він повинен виділити свій робочий час. Вона включає в себе як статичні завдання з робочого календаря, так і з завдань, на які було виділено час методом добового планування.

ІАгенда,і табель трудовитратне дають чіткого розподілу часу старту і закінчення завдань протягом робочого дня. Але зате вони дозволяють співробітнику побачити план робіт на день по кожній із завдань, і ефективно спланувати свій день і тиждень. Співробітник, щодня користується Агенда, позбавлений ризику незавершення завдання в строк - йому всього лише досить витрачати свій час на роботи, рекомендовані системою.

Ще одна важлива особливість«Першою Форми» - використання добових трудовитрат при підготовці звітності про плановану завантаженні виконавців. Принципова відмінність полягає в тому, що ці звіти враховують індивідуальні особливостівиконання кожної з задач, і то, як саме співробітник розподілив свій робочий час на всій її довжині.

Керівник, який аналізує план роботи відділу, може бути впевнений: якщо в Табелі співробітника присутні вільні години, то вони можуть бути використані для виконання нові надходження завдання, при цьому всі інші роботи не постраждають, і будуть завершені вчасно.

Додаткова інформація на сайті компанії «Перша Форма»

Партнерський матеріал

Суспільство висуває все нові і нові вимоги. Уже нікому не цікавий старанний працівник, який робить одну справу за раз. Ні, він повинен вміти і те, і се, та причому відразу.

І все частіше ми стикаємося з поняттям багатозадачності. Що таке багатозадачність?Багатозадачність - це можливість виконувати кілька процесів одночасно. Це поняття стосується і програмування, і виробництва, і людської діяльності. Щоб не розпорошуватися, залишимо технічні запитаннявідповідним фахівцям і поговоримо про те, в чому полягає багатозадачність для людини.

Багатозадачність все більше проникає в наше життя і стає невід'ємним супутником наших діянь, відпочинку, побуту, розваги. Можливо, так відбувається тому, що ми обертаємося в бурхливому потоці інформації і можливостей, і все хочеться спробувати, і все хочеться встигнути. Ми перетворилися в великих дітей, а дітям, як відомо подобається починати різні справи і кидати на півдорозі.

Тому ми можемо одночасно відповідати на листи в пошті, чатитись в соцеті, слухати музику, фарбувати нігті (стригти бороду) і сперечатися з мамою (дружиною, чоловіком) через стінку. Тепер Юлію Цезарю нічим пишатися, навіть сучасні діти переплюнули його - ми робимо все і відразу. Ми постійно чимось зайняті, але ніяк не можемо прийти до фінішу, у нас десятки початих і незавершених справ. Займатися трьома проектами відразу, читати одночасно п'ять книг, готувати суп, мити посуд і пилососити - ось вона, наша багатозадачність.

Це не щось, до чого потрібно прагнути, як до корисної системі роботи. Навпаки - тепер це властивість, властиве практично кожній людині. І ми повинні навчитися його приборкувати.

Відкрию секрет: дослідники стверджують, що багатозадачність для людини зовсім не означає одночасне виконання декількох завдань, а скоріше швидке переключення з одного на інший і назад. По-справжньому багатозадачних людей вкрай мало.

Чому ми так любимо багатозадачність? Так, ми її дійсно любимо, тому що мозку подобається відчуття постійної зайнятості, таким чином ми відчуваємо себе більш реалізованими і щасливими. Той факт, що половина енергії витрачається на перемикання з одного завдання на інше, до уваги не береться.

Більш того - під час перемикання між завданнями в наше тіло викидається велика доза гормону щастя. Саме тому нас так вабить миготливе оповіщення про СМС або бажання поностальгувати над старим мотлохом, знайденим під час прибирання.

Але проблема в тому, що в той же час мозок «впорскує» і кортизол, гормон стресу. І виходить, що при багатозадачного діяльності ми одночасно щасливі і напружені.

Але позначає чи означає це, що багатозадачність негативно відбивається на нашому житті і роботі? Щоб з'ясувати це, давайте розглянемо всі сторони цього явища.

Плюси і мінуси багатозадачності

При багатозадачності людина схильна до поверхневої обробки інформації, тому не має достатньої бази знань і погано обізнаний в досліджуваних питаннях.
«Багатоверстатник» підсвідомо переносить дані з одного завдання на інше, тому робить помилки. При недостатній концентрації увага розсіюється.
Неправильно вибудувана багатозадачність стомлює - а втомлена людина гірше працює.
Як вже говорилося, багатозадачність чревата купою розпочатих і незакінчених справ.

При правильному плануванні роботи багатозадачність дійсно допомагає вирішувати кілька завдань одночасно.
Вона тренує мозок і розвиває концентрацію.
Люди, здатні ефективно працювати в умовах багатозадачності, вміють швидко реагувати в форс-мажорних обставин і блискавично виникають в ключові поняття проблеми. У деяких ситуаціях це властивість набагато важливіше, ніж уміння прискіпливо вивчити питання, розібрати його «по кісточках» і лише потім приймати рішення. Іноді може бути вже пізно.

Багатозадачність в роботі: стратити не можна помилувати?

Що ж нам робити з горезвісної многозадачностью - намагатися позбутися її і навчитися робити все по порядку або якось систематизувати, щоб вона несла більше користі, ніж шкоди? Звичайно ж, друге.

Між іншим, робота в умовах багатозадачності приносить хороші результати в сфері бізнесу, управління, педагогіки, туризму та інших нішах, де потрібно вирішувати купу питань відразу ж у міру їх надходження. Головне тут - навчитися нею правильно користуватися, щоб не виходило як у тому анекдоті про чукчу, який запрягав оленів в жигулі. Щоб багатозадачність була інструментом, а не баластом, необхідно встановити для себе кілька важливих правил.

Як ефективно працювати в умовах багатозадачності?

Багатозадачність - це складне і примхливе властивість нашої психіки. Воно наче необ'їжджений кінь. Якщо ми не вміємо нею керувати - вона сідлає нас і вимотує, вичавлює всі соки.

Не можна плутати багатозадачність з неорганізованістю. Багато, хто вважає себе крутими «многозадачнікамі», просто не вміють організувати власний час.

Справжня багатозадачність - це вміння концентруватися тільки на одній справі протягом певного часу, перемикаючись на інше в строго встановлений момент і повністю занурюючись в нову роботу.

Розвивайте дисципліну і концентрацію - і тоді багатозадачність чи не перетвориться в трясовину, безповоротно засмоктує весь час і сили свого господаря.

Якщо ви знайшли помилку, будь ласка, виділіть фрагмент тексту і натисніть Ctrl + Enter.