Wie man mit Multitasking umgeht. Everyday Hell: Leben und Arbeiten im Multitasking-Modus

Die Welt überfrachtet uns so sehr mit Informationen und Aufgaben, dass wir einfach vergessen haben, uns zu konzentrieren. Wir checken hundertmal am Tag Social Media. Und wir haben auch solche Aufgaben, die andere früher gelöst haben. So ist es zum Beispiel jetzt möglich, ein Flugticket und ein Hotelzimmer selbstständig zu buchen, ohne Kasse, um Waren in einem Geschäft zu kaufen. Es gibt noch viele weitere Aufgaben und außerdem möchte ich mit meiner Familie, meinen Freunden zusammen sein und einem Hobby nachgehen.

Multitasking ist ein Mythos

Eine lange Liste von Aufgaben und die Möglichkeit, mehrere Dinge zu tun, ist jedoch nicht so gut, wie es sich anhört. Eine Person kann kein Multitasking sein. Beim Multitasking denken wir an die Möglichkeit, schnell von einer Aufgabe zur anderen zu wechseln. Und jeder dieser Wechsel erfordert erhebliche Ressourcen, erhöht den Stress und steigert das Angstgefühl. Daher gilt: Je weniger wir wechseln und von fremden Dingen abgelenkt werden, desto besser.

Aber was ist, wenn es viele Aufgaben gibt und Sie diese irgendwie bewältigen müssen? Wie kann man nicht mit einer riesigen To-Do-Liste verrückt werden und effektiv sein? Hier sind einige Tipps.

In Zyklen arbeiten

Das Geschäft erfordert einen ständigen Wechsel zwischen Aufgaben. Wenn Sie das Delegieren noch nicht gelernt haben und alles selbst machen – vom Anruf beim Wasserversorger bis zum Vorstellungsgespräch, dann sind Sie am Abend wahrscheinlich wie eine Zitrone ausgepresst. Um unnötigen Stress zu vermeiden, arbeiten Sie in Zyklen und legen Sie zwischendurch eine Pause ein.

Die einfachste Radfahrtechnik ist die Pomodoro-Technik. Du konzentrierst dich bei der Arbeit einige Zeit so gut wie möglich und machst dann unbedingt eine kurze Pause. Zum Beispiel 45 Minuten Arbeit und 15 Minuten Ruhe. Dieses Arbeitsprinzip ist effektiv, wenn Sie mit einer großen Anzahl von Aufgaben und mit einer großen Aufgabe arbeiten.

Ändern Sie Ihren Konzentrationsmodus

Unser Gehirn arbeitet in zwei Aufmerksamkeitsmodi: dem Konzentrationsmodus und dem Wandermodus. Der Konzentrationsmodus (Zentral-Executive-Modus) schaltet sich ein, wenn wir vollständig in die Arbeit eintauchen. Wir schenken unserer Arbeit maximale Aufmerksamkeit. In diesem Modus arbeiten wir produktiv, aber intensiv. Bei längerer Arbeit mit solchen Geschwindigkeiten werden wir allmählich müde und unsere Leistungsfähigkeit lässt nach.

Um lange produktiv zu arbeiten, müssen Sie regelmäßig vom ersten in den zweiten Modus wechseln - den "Wandering" -Modus (Mind-Wandering-Modus). Wir befinden uns in diesem Modus, wenn wir Literatur lesen, Artikel lesen, spazieren gehen, Kunst bewundern, meditieren. Der Wandermodus ermöglicht es Ihnen, Ihr Gehirn neu zu starten und sich zu entspannen. Daher ist es vorteilhaft, Pausen einzulegen, um die Arbeitseffizienz zu verbessern.

Treffen Sie morgens große Entscheidungen

Es ist besser, alle wichtigen Entscheidungen am Morgen zu treffen, wenn Ihre Entscheidungsressourcen noch nicht erschöpft sind. Seltsamerweise, aber wir können wirklich eine begrenzte Anzahl von Entscheidungen pro Tag treffen. Es gibt eine bestimmte Schwelle, und es spielt keine Rolle, ob wir vor einer schwierigen oder leichten Wahl stehen.

In einem Experiment wurde eine Gruppe von Personen gebeten, an einer Umfrage teilzunehmen. Vor der Umfrage wurden ihnen gezielt einfache Fragen gestellt wie: Wie ordnen Sie das Papier an? Blauer oder schwarzer Stift für Sie? Was werden Sie trinken: Tee oder Kaffee? Zucker oder zuckerfrei? Mit Milch oder Zitrone?

Das heißt, sie waren gezwungen, Entscheidungen zu treffen. Und dann verteilten sie Umfragebögen, in denen Fragen zu wichtigen philosophischen Problemen gestellt wurden. Die Menschen kamen mit der Schwierigkeit zurecht, weil sie sich bereits müde fühlten. Entscheidungsressourcen wurden verbraucht.

Deshalb alle wichtige Fragen Es ist besser, sich morgens zu entscheiden, während Ihr Kopf frisch ist und Sie nicht die Zeit hatten, die gesamte Ressource aufzuwenden.

Befreie deinen Kopf

Behalten Sie nicht alles im Kopf, verwenden Sie Brain-Expander - Kalender, Tagebücher, Listen, Notizbücher, Anwendungen.

Stellen Sie sich vor, Ihre Konzentration ist der Arbeitsspeicher Ihres Computers. Je mehr Programme gleichzeitig auf dem Computer geöffnet sind, desto langsamer arbeitet er. Wenn Sie versuchen, etwas im Kopf zu behalten, anstatt es auf ein anderes Medium hochzuladen, dann belegen Sie den benötigten Speicher. Je mehr solche Informationen, desto schwieriger ist es, sich auf das laufende Geschäft zu konzentrieren.

Im Moment leben

Wie oft denkst du bei der Arbeit im Sitzen an Hausarbeit und Abendessen und an die Arbeit zu Hause? Dies geschieht die ganze Zeit. Beim Frühstück halten die Leute in der einen Hand eine Gabel und in der anderen ein Telefon. Sie gehen mit düsteren, konzentrierten Gesichtern die Straße entlang und denken angespannt über etwas nach. Wir haben aufgehört, den gegenwärtigen Moment zu genießen.

Der vietnamesische Mönch Tit Nat Khan lehrt in seinem Buch "Frieden auf Schritt und Tritt" das Hier und Jetzt zu leben. Wenn Sie lernen möchten, im Moment zu leben, lesen Sie dieses Buch.

Einige Mitarbeiter geben im Lebenslauf als eine der wichtigsten geschäftlichen Eigenschaften "die Fähigkeit zum Arbeiten im Multitasking-Modus" an, und einige Arbeitgeber nennen es dasselbe und erstellen ein Porträt des idealen Kandidaten. In Wirklichkeit kann der Versuch, Multitasking zu betreiben, Ihre Gesundheit lähmen und Ihre Karriere ruinieren.

Eine gefährliche Täuschung

Management-Guru Peter Drucker schrieb in einem seiner Artikel: "Ich habe noch nie eine Führungskraft getroffen, die durch mehr als zwei Aufgaben gleichzeitig effektiv bleiben konnte." Der Mythos, dass man Multitasking betreiben und effizient bleiben kann, ist jedoch irgendwie immer noch lebendig. Und auch wenn Wissenschaftler behaupten, Multitasking sei unnatürlich und das menschliche Gehirn sei unter keinen Umständen in der Lage, gleichzeitig an zwei Aufgaben gleichzeitig zu arbeiten, gibt es immer noch diejenigen, die bereit sind, mit ihnen zu argumentieren und das Gegenteil zu beweisen. „Man hat das Gefühl, mehrere Dinge gleichzeitig zu tun, aber in Wirklichkeit ordnet man Aufgaben in eine bestimmte Reihenfolge und entscheidet, welche zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt werden soll“, sagt Jordan Grafman, Leiter der Abteilung für kognitive Neurowissenschaften am National Institut für Neurologische Erkrankungen und Schlaganfall (NINDS).

David Meyer, Direktor des University of Michigan Laboratory for the Study of the Brain, Cognition and Human Performance, argumentiert, dass Multitasking zu einem langsameren Arbeitsfortschritt (zweimal oder mehr) führt und die Fehlerwahrscheinlichkeit erhöht. Laut ihm beeinträchtigen Schalter und Unterbrechungen unsere Fähigkeit, Informationen zu verarbeiten, und reduzieren die Produktivität erheblich. „Die Leute denken vielleicht anders, aber das ist ein Mythos“, sagt er. "Es gibt keine Möglichkeit, die angeborenen Grenzen des Gehirns zu überwinden."

Wer glaubt, dass die menschlichen Möglichkeiten endlos sind und sein Gehirn systematisch mit Multitasking vergewaltigt, zahlt damit mit seiner eigenen Gesundheit. Die Angewohnheit, nicht nur bei der Arbeit, sondern auch außerhalb von Aufgabe zu Aufgabe zu springen, führt das Gehirn daher in einen Zustand der Übererregung. Ein Mensch verliert die Konzentrationsfähigkeit, er bekommt Schlafprobleme, Kopfschmerzen und andere Beschwerden. Tatsächlich verliert er allmählich seine Arbeitsfähigkeit. Was für eine Karriere hier...

Multitasking und Multitasking

David Meyer identifiziert drei Arten von Menschen, die gefährdet sind, Opfer von Multitasking zu werden. Die ersten sind diejenigen, die vom Leben gezwungen werden, in einem unnatürlichen Rhythmus zu arbeiten. Solche Leute versuchen, mehrere Dinge gleichzeitig zu tun (z. B. telefonieren und Papiere lesen), da dies die einzige Möglichkeit ist, wettbewerbsfähig zu sein. Die zweite sind diejenigen, die Multitasking betreiben, ohne es zu merken. Solche Leute können zum Beispiel aufhören, einen Bericht nach der Hälfte des Vorgangs zu schreiben, um ihre Post noch einmal zu überprüfen. Sie springen von einer Aufgabe zur anderen, ohne daran zu denken, dass dies die Effizienz verringert.

Die dritte Art von Menschen sind diejenigen, die stolz auf ihre "Multitasking-Fähigkeiten" sind. „Viele Leute denken täuschend, dass sie gut darin sind“, sagt Meyer. „Aber das Problem ist, dass jedes Gehirn gleich ist und es nicht so funktioniert. In Wirklichkeit kann niemand mehr als eine komplexe Aufgabe gleichzeitig effizient ausführen.“

Trotz der Tatsache, dass Wissenschaftler überzeugende Beweise für den Schaden von Multitasking geliefert haben, wird es für die Menschen immer schwieriger, es zu vermeiden. Paradoxerweise moderne Technologien anstatt unser Leben zu vereinfachen, haben wir es noch schwieriger gemacht. Das Institut für die Zukunft (IFTF) hat eine Studie mit den Erfahrungen von Mitarbeitern in Fortune-1000-Unternehmen durchgeführt: Jeder von ihnen erhält durchschnittlich 178 Nachrichten pro Tag und wird mindestens dreimal pro Stunde unterbrochen. Es ist klar, dass dies die Produktivität nicht erhöht. Jonothan Speer, Chefanalyst des Marktforschungsunternehmens Basex, schätzt, dass Unterbrechungen der Mitarbeiter die amerikanische Wirtschaft jährlich 650 Milliarden Dollar kosten.

Überlebenstechnologie

Wenn Sie sich für einen vernünftigen Menschen halten, liegt es in Ihrer Macht, Ihren Workflow so zu gestalten, dass Sie sich vor destruktiven Multitasking schützen. Hier sind einige einfache Tipps, die Ihnen das Leben erleichtern.

Versuchen Sie, ständig nur das Wesentliche im Kopf zu behalten, und nutzen Sie für den Rest „externe Speichermedien“. Dabei geht es keineswegs um die nächsten technologischen Innovationen. Folgen Sie dem Beispiel Albert Einsteins, der einmal sagte, er habe nicht im Hinterkopf, was man auf Papier schreiben könnte. Tragen Sie ein Notizbuch bei sich oder legen Sie Erinnerungen in Ihrem Outlook-Kalender fest – wählen Sie, was für Sie bequemer ist.

Schreiben Sie Aufgabenlisten und legen Sie die Reihenfolge der Ausführung fest. Versuchen Sie abzuschätzen, wie lange jede davon dauert, und vergleichen Sie sie mit der tatsächlich aufgewendeten Zeit. Gruppieren Sie Aufgaben, versuchen Sie, sich bei der Erledigung nicht ablenken zu lassen, und unternehmen Sie Schritte, um nicht von anderen abgelenkt zu werden. Rufen Sie Ihre E-Mails nicht alle fünf Minuten ab, sondern zu bestimmten Zeiten. Zum Beispiel einmal pro Stunde. Schalten Sie nach Möglichkeit den Anrufbeantworter Ihres Telefons ein. Versuchen Sie, mit Kollegen über „Bürozeiten“ zu verhandeln. Die meisten Fragen, die Ihnen im Laufe des Tages gestellt werden, sind nicht so wichtig oder dringend. Und du hast nur eine Gesundheit, pass auf sie auf.

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Multitasking Ist ein ständiger Begleiter von allen HR-Spezialisten... Auch wenn die Funktionalität des HR-Managers nur das Recruiting umfasst, wird Multitasking in jedem Fall präsent sein. Wenn eine Person nicht in der Lage ist, im Regime zu arbeiten Multitasking, wird er versuchen, nacheinander zu handeln, Prioritäten zu setzen und alle erforderlichen Funktionen innerhalb einer bestimmten Zeit abzuschließen. Aber der Punkt ist, dass bei der Arbeit HR-Spezialist Es gibt einen konstanten menschlichen Faktor und höchstwahrscheinlich wird es nicht möglich sein, nach einem vorgeplanten Szenario zu arbeiten. Um das Geplante in den Arbeitstag zu passen, ist es wichtig, in einem Multitasking... Werfen wir einen Blick auf einige Grundregeln, die Ihnen helfen, dieses Problem erfolgreich zu lösen.

Wir planen unseren Arbeitstag

Ich werde ein Beispiel für die Priorisierung geben für HR-Spezialist der am Produktionsstandort in einer Person arbeitet.

Besetzung der Stellen „Lagerleiter“ und „Schichtleiter“.
Massenrekrutierung (Arbeiter für die Produktion).
Personaladministration (Einstellung, Entlassung, Versetzung von Mitarbeitern).
Entwicklung lokaler Vorschriften, Vorschriften und Stellenbeschreibungen.
Berichterstattung für die Geschäftsführung.
Entwicklung eines Assessment-Programms für Linienpersonal.
Entwicklung von Schulungsmaterialien für Linienpersonal.
Entwicklung eines Motivationssystems für Produktionsmitarbeiter.
Mitteilung des FMS über die Aufnahme ausländischer Arbeitnehmer.
Durchführung von Anpassungsaktivitäten für Anfänger.

Um richtig zu priorisieren, ist es notwendig, die Ziele zu setzen, an die sich die Aufgaben des Mitarbeiters richten. Je mehr die Ziele das Ergebnis des Geschäfts beeinflussen, desto wichtiger wird diese oder jene Aufgabe. Neben der Festlegung von Zielen ist es wichtig, die Risiken zu bewerten, denen die Organisation ausgesetzt ist, wenn eine bestimmte Aufgabe nicht erfüllt wird. Diese beiden Faktoren sind entscheidend für die Prioritätensetzung.

Priorisieren von Aufgaben nach Zielen und Risiken

Aufgabe	Ziel	Risiken	Priorität	Aufgabenstatus
Besetzung der Stellen „Lagerleiter“ und „Schichtleiter“	Unterbrechungsfreier Betrieb des Geschäftssystems	Funktionsausfall Geschäftsentwicklung, finanzielle Verluste	Hoch	Dringend
Massenrekrutierung (Arbeiter für die Produktion)	Effizienter Herstellungsprozess	Funktionsausfall Geschäftsentwicklung, finanzielle Verluste	Hoch	Dringend
Personaladministration (Einstellung, Entlassung, Überlassung von Mitarbeitern)	Personalabrechnung, Einhaltung des Arbeitsrechts	Unsystematische Personalakten, Bußgelder bei Kontrollen wegen Nichteinhaltung des Arbeitsrechts	Durchschnitt	Strom
Entwicklung lokaler Vorschriften, Vorschriften und Stellenbeschreibungen	Regulierung von Prozessen, Einhaltung der Arbeitsgesetze	Ungeregelte Prozesse, Bußgelder bei Kontrollen wegen Nichteinhaltung von Arbeitsgesetzen	Durchschnitt	Strom
Reporting für das Management	Bereitstellung messbarer Leistungsindikatoren	Keine wesentlichen Risiken	Niedrig	Strom
Entwicklung eines Assessment-Programms für Linienpersonal	Identifizierung inkompetenter Mitarbeiter, Bildung einer internen Personalreserve	Schlechte Arbeitsqualität durch inkompetentes Personal	Hoch	Dringend
Entwicklung von Schulungsmaterialien für Linienpersonal	Verbesserung der Kompetenz und damit der Qualität der Arbeit der Mitarbeiter	Schlechte Arbeitsqualität von ungeschultem Personal	Hoch	Strom
Entwicklung eines Motivationssystems für Produktionsmitarbeiter	Erhöhte Motivation und dadurch die Qualität der Arbeit der Mitarbeiter	Schlechte Arbeitsqualität unmotivierter Mitarbeiter	Hoch	Dringend
Mitteilung des FMS über die Zulassung ausländischer Arbeitnehmer	Übereinstimmung mit dem Gesetz	Bußgelder bei Nichteinhaltung der Einwanderungsgesetze	Hoch	Dringend
Durchführung von Anpassungsaktivitäten für Anfänger	Verbesserung der internen Unternehmenskommunikation und der Arbeitsqualität der Mitarbeiter	Umsatzsteigerung und Verschlechterung der Arbeitsqualität eines neuen Mitarbeiters sind möglich. Keine wesentlichen Risiken	Durchschnitt	Strom

Wie wir sehen, gibt es in der Tabelle keine dringenden Aufgaben, dringende und aktuelle Aufgaben sind gleichmäßig verteilt. Bei der Planung Ihres Tages ist es wichtig, den dringendsten Aufgaben möglichst viel Zeit zu widmen und gleichzeitig wenig Zeit für die Lösung aktueller Aufgaben zu lassen.

Jede Aufgabe muss in Prozesse unterteilt werden. Auch wenn die Aufgabe global ist und viel Zeit in Anspruch nimmt, lässt sie sich viel einfacher umsetzen.

Wechseln lernen

Die Fähigkeit zum Wechseln ist notwendig, um die Konzentration der Aufmerksamkeit aufrechtzuerhalten, dh die Konzentration auf die Aufgabe und das Interesse an der ausgeführten Arbeit. Es sind monotone Handlungen, die die Stabilität der Aufmerksamkeit verringern. Beim Wechsel von einer Aufgabe zur anderen sollten folgende Punkte beachtet werden:

Der Kontrast der Dynamik von Prozessen.
Faktor Zeit.

Der Prozess, zu dem Sie wechseln, sollte sich in seiner Dynamik vom Hauptprozess unterscheiden: Dies ist eine wichtige Regel konstruktiven Arbeitens. Zum Beispiel wie Leiter der Personalabteilung Sie sind damit beschäftigt, die Vorschriften zu entwickeln, für die Sie sich selbst eingesetzt haben bestimmte Zeit sagen wir zwei Stunden. In der Mitte des Prozesses können Sie zu einer anderen, lebendigeren Aufgabe wechseln, wie zum Beispiel Telefoninterviews mit Kandidaten zu führen. Empfehlenswert ist auch der Wechsel zu Aktivitäten, die für Sie einfacher und interessanter sind: Dies ist psychologisch einfacher und der Wechsel wird neben einer konstruktiven Wirkung auf Ihre Aufmerksamkeit als Entspannung und Entlastung für das Gehirn empfunden.

Bezüglich des Zeitfaktors ist zu beachten, dass der Wechsel zeitlich begrenzt sein sollte, d. h. die Haupttätigkeit, von der Sie in die Nebentätigkeit gewechselt sind, soll es bleiben. Sagen wir, Ihre Hauptaufgabe besteht heute darin, den Arbeitsmarkt in Bezug auf die Löhne zu beobachten. Sie haben die Zeit für diese Funktion selbst bestimmt: drei Stunden. Wechseln Sie jede Stunde zu einer anderen, sekundären Aufgabe und planen Sie 15-20 Minuten ein, um sie abzuschließen. Sie benötigen also vier Stunden, um die Haupt- und mehrere Nebenaufgaben zu erledigen, anstatt der drei, die Sie für die Hauptaufgabe festgelegt haben. Aber Ihre Produktivität wird deutlich steigen und Sie können neben einem großen Block analytischer Arbeit eine Reihe von funktionalen Aufgaben ausführen, ohne die Arbeitsqualität zu verlieren.

Wir führen verschiedene Aktionen gleichzeitig durch

Tatsächlich ist es natürlich unrealistisch, mehrere Dinge gleichzeitig zu tun: Auf jeden Fall tun Sie eine Sache und wechseln sofort zu einer anderen. Um jedoch arbeitskostentechnisch unbedeutende Aufgaben auszuführen, ist es dennoch möglich, mehrere Aktionen gleichzeitig auszuführen. Beispielsweise können Sie beim Telefonieren Dokumente analysieren und unterschreiben oder im Gespräch mit einem Kollegen E-Mails anzeigen.

Die Hauptsache ist, dass die Prozesse, die Sie parallel ausführen, eher mechanisch als taktisch sind und keine erhebliche mentale Anstrengung von Ihnen erfordern. Indem Sie die Fähigkeit entwickeln, täglich mehrere Dinge parallel zu erledigen, können Sie Ihre Produktivität erheblich steigern und die Arbeitszeit während des Arbeitstages optimieren.

Neutralisierung der Zeitfresser

Zeitfresser oder Chronophagen sind ein starker negativer Faktor, der einen Spezialisten ablenkt und ihm seine Zeitressourcen nimmt. Werfen wir einen Blick auf die typischen Zeitfresser und Möglichkeiten, damit umzugehen.

Soziale Netzwerke, Unterhaltungsinhalte. Das Internet in einem Workflow sollte nur für die Arbeit verwendet werden. Dies ist eine Regel, die keiner Diskussion bedarf. Globaler sind soziale Netzwerke in erster Linie der Austausch von Informationen. Ein Übermaß an Informationen führt zu Stress und nervöser Überlastung. Bei der Arbeit bekommt man schon viele Informationen. Und wenn Sie den Strom endlosen Netzwerkmülls hinzufügen, den wir verbrauchen, können Sie die Produktivität einfach vergessen. Machen Sie es sich zur Regel, bei der Arbeit nicht in die sozialen Medien zu gehen. Mach es auf dem Heimweg, abends, wenn ohne soziale Netzwerke nicht genug.
Persönliche Anrufe. Das Telefonieren mit Freunden und Familie während des Arbeitstages sollte am besten auf ein Minimum reduziert werden. Erstens verschwenden Sie damit wertvolle Arbeitszeit. Zweitens sind persönliche Gespräche eine starke Ablenkung, die es Ihnen schwer macht, sich auf die Arbeit einzustellen: Sie denken ständig über Ihre persönlichen Angelegenheiten und Probleme nach, die gelöst werden müssen. Drittens verrate ich Ihnen ein Geheimnis, solche Gespräche sind für das Management sehr nervig. Arbeiten im Job wissen: Persönliche Anrufe und SMS bleiben am besten in der Mittagspause, wenn Sie in Ruhe alles besprechen können, was Ihr Privatleben betrifft.
Chronophage Menschen. Es gibt Menschen, die nicht selbst arbeiten und nicht an andere geben. Sie werden kommen, in die Augen schauen und anfangen, ihre Gedanken entlang des Baumes zu verbreiten und stundenlang über triviale Dinge zu diskutieren. Ermutige sie nicht, gesprächig zu sein. Wissen Sie, wie man Nein sagt, um das Gespräch taktvoll zu beenden. Andernfalls kann eine solche Kommunikation regelmäßig werden. Wenn Sie sehen, dass ein Kollege Ihre Gastfreundschaft missbraucht, beenden Sie diesen Dialog bzw. Monolog auf jede erdenkliche Weise. Beginnen Sie mit dem Schreiben einer E-Mail. Sagen Sie den Satz, der das Gespräch beendet: "Ich habe Sie gehört", "Ich habe Sie verstanden", "Danke, alles ist klar." Wenden Sie sich an dringende Angelegenheiten.

Wir gönnen uns eine rechtzeitige Ruhe

Regelmäßige Ruhepausen sind heute leider selten. Wir essen, trinken, hören Musik, ohne vom Computermonitor aufzuschauen. Die Ruhe im Dienst ist keine Ruhe, sondern die Befriedigung physiologischer Bedürfnisse. Irgendwie in einem wissenschaftliche Zeitschrift Ich habe gelesen, dass man sich keine Sorgen machen muss, wenn eine Person an Schlaflosigkeit leidet: Hauptsache im Bett liegen, der Körper wird es als Traum wahrnehmen. Also bei der Arbeit: Wenn wir vor einem Computer sitzen, wird selbst ein leckeres Mittagessen nicht als Entspannung empfunden: Unser armer Körper wird denken, dass die Arbeit am Laufen ist.

Non-Stop-Arbeit ist ein starker Stressfaktor. Sie müssen mindestens alle zwei Stunden nach draußen gehen, Tee trinken, den Monitor ausschalten. Schon zehn Minuten Ruhezeit können sich positiv auf den Mitarbeiter auswirken, insbesondere wenn er unter Zeitdruck arbeitet.

Nach Feierabend vom Geschäft trennen

Genauso wie Sie Ihren Computer am Ende des Tages ausschalten, ist es wichtig, das eigene Gehirn vom Arbeitsprozess abkoppeln zu können. Ohne Unterbrechung ruhen Sie sich nicht aus und scrollen ständig durch die Arbeitsfragen, die in Ihrem Kopf gelöst werden müssen.

Wie man die Arbeit bis zur nächsten vergisst Arbeitstag? Erstens, schulen Sie Ihre Kollegen und Chefs nicht, Sie an Wochenenden und Abenden zu belästigen. Zweitens, lassen Sie ungelöste Probleme bei der Arbeit. Schreiben Sie alle Ihre Aufgaben auf und lassen Sie sie auf Ihrem Desktop. Sie müssen sich also nicht alles merken, was zu tun ist. Eine letzte Sache: Nehmen Sie keine Arbeit mit nach Hause. Wenn einige Aufgaben dringend erledigt werden müssen, ist es besser, an einem Wochenende ins Büro zu kommen, als die Arbeit in Ihren persönlichen Raum zu lassen. Wissen, wie man Arbeit vom Privatleben trennt, Harmonie ist ein wichtiger Bestandteil jeder Persönlichkeit, auch wenn diese Person ein unverbesserlicher Workaholic und ein ehrgeiziger Karrierist ist.

Schon in der Kindheit wird uns gesagt, dass wir pünktlich mit den Aufgaben beginnen müssen, um alles rechtzeitig zu erledigen. Aber das Problem ist, dass wir sie einfach vergessen oder wegen der unserer Meinung nach wichtigeren Dinge beiseite schieben.

Der Arbeitstag eines verantwortlichen Mitarbeiters besteht meistens aus:

Im Kalender fest codierte Ereignisse

Solche Ereignisse haben genaue Uhrzeit Beginn und Ende von z.B. Meetings, Verhandlungen, Präsentationen, Lehrveranstaltungen, Interviews etc.

Routine

Dies sind tägliche Aufgaben, die gleichzeitig und parallel ausgeführt werden können. Ihre Anzahl ist nicht konstant, und der genaue Zeitpunkt des Beginns und des Endes der Arbeit an ihnen ist unbekannt. Dies kann sein: Entscheidungen zu täglichen Aufgaben treffen, Untergebene bei dringenden Angelegenheiten beraten, Tagesberichte erstellen, E-Mails analysieren usw.

Im Laufe der Arbeit greift ein verantwortlicher Mitarbeiter, der seine Arbeitszeit und die Zeit seiner Untergebenen organisieren muss, am häufigsten auf Kalender und Systeme zum Einstellen von Aufgaben zurück. In der Praxis sind diese Tools jedoch nicht immer in der Lage, das gewünschte Ergebnis zu erzielen.

Kalender helfen also, die Zeit nur der Ereignisse zu berücksichtigen, bei denen die Beschäftigung des Mitarbeiters 100% beträgt. Ein solches Tool funktioniert jedoch nicht bei der Ausführung von täglichen Routineaufgaben, wenn die Arbeit keine Vollzeitbeschäftigung erfordert oder wenn die Zeit in kleinen Teilen für die gleichzeitige Ausführung mehrerer Aufgaben bereitgestellt wird.

Klassische Automatisierungssysteme, sogenannte „Task Tracker“, ermöglichen es Ihnen, die Zieltermine für die Erledigung von Aufgaben zu verfolgen. Aber der Mitarbeiter muss sich immer noch im Hinterkopf behalten, wann er mit der Ausführung einer bestimmten Aufgabe beginnen sollte. Wenn ein Mitarbeiter im harten Multitasking-Modus arbeitet, wird die Aufgabe möglicherweise nicht gestartet, selbst wenn das geschätzte Startdatum überschritten ist. Es entsteht das sogenannte Studentensyndrom und das Risiko, Aufgaben nicht rechtzeitig zu erledigen, steigt.

Normalerweise gibt es bei dieser Arbeitsweise zwei Hauptprobleme, bei denen die oben genannten Tools nicht helfen können:

die Schwierigkeit, die Bedeutung der Aufgabe zum Zeitpunkt ihres Eingangs und ihre Priorität im Verhältnis zu anderen Aufgaben zu bestimmen;
ein Fehler bei der Bestimmung des Prozentsatzes der tatsächlichen Arbeitsbelastung eines Mitarbeiters zum Zeitpunkt der Entscheidung, eine Aufgabe zur Arbeit zu bringen.

Auf der Suche nach einer optimalen Lösung hat das Unternehmen "Erste Form" hat einen neuen Mechanismus für sein automatisiertes System entwickelt, mit dem Sie das Studentensyndrom vermeiden, die Unfähigkeit, mit unstrukturierter Zeit zu arbeiten, umgehen und die tatsächliche Beschäftigung von Mitarbeitern objektiv bewerten können.

Seine Arbeit basiert auf einer Kombination zweier Methoden: Volumenkalender und Tagesplanung.

1. Volumetrische Kalendermethode

V diese Methode ein Wert gibt die Anzahl der Arbeitsstunden (Tage, Minuten) an, die für die Ausführung der Arbeit im Intervall ihrer Dauer aufgewendet werden sollen, dh die angegebenen Arbeitsstunden können jederzeit während des Zeitraums ab Beginn der Arbeit aufgewendet werden zu seiner Vollendung.

2. Tagesplan

Mit der Methode können Sie einen bestimmten Tag (Datum) angeben, an dem die Arbeitszeit verbracht wird. Gleichzeitig können einer Aufgabe mehrere Werte für unterschiedliche Termine zugeordnet werden. Mit der Methode können Sie sowohl Plan- als auch Ist-Arbeitskosten erfassen.

Beide Methoden können gleichzeitig verwendet werden.

Die Auswertung der Arbeitskosten nach der Volumenkalendermethode kann auf zwei Arten erfolgen:

der Benutzer kann eine Bewertung von außen erhalten; beispielsweise legt ein Vorgesetzter die Gesamtzahl der Stunden für die Erledigung einer Aufgabe beiseite;
der Benutzer selbst gibt seine geplanten Arbeitskosten in beliebigen Zeiteinheiten ein; gleichzeitig besteht die Möglichkeit, die eingetragene Zeit von Ihrem Vorgesetzten oder Fachspezialisten zu übernehmen.

Danach verteilt das „Erste Formular“ automatisch die Größe des Volumen-Kalenderplans auf einzelne Tage im Zeitintervall zwischen dem Datum des Starts und dem Datum des geplanten Abschlusses der Aufgabe. So erhält man die Werte des Tagesplans: die Anzahl der geplanten Arbeitsstunden für jeden Tag.

Der eingebaute Algorithmus verteilt Stunden nach der „Early-Start“-Regel, wenn die maximale Arbeitszeit auf den Beginn der Arbeitszeit fällt. Auf diese Weise können Sie das Studentensyndrom sofort loswerden und das Risiko überfälliger Aufgaben reduzieren.

Natürlich kennt die Automatisierung möglicherweise einige Details und Merkmale der durchgeführten Arbeit nicht. Daher bieten die Entwickler, anstatt das System zu verbessern und zu komplizieren, dem Benutzer die Möglichkeit, den vom System vorgeschlagenen Plan selbst anzupassen und die Verteilung der Stunden nach Tag manuell hinzuzufügen:

Somit erfolgt ein Übergang von der Eingabe der Gesamtstundenzahl für die Aufgabe zur täglichen Verteilung.

Basierend auf den empfangenen Daten baut das System Stundenzettel Angestellter. In dieser Ansicht können Sie sehen, welche Aufgaben und in welcher Menge der Ausführende an jedem der Tage beschäftigt werden sollte, damit der gesamte erforderliche Arbeitsaufwand für jede der Aufgaben termingerecht erledigt wird.

In dieser Schnittstelle kann der Benutzer unter Berücksichtigung seiner gesamten erwarteten Arbeitsbelastung für jeden Tag seine eigene Arbeit umplanen, d.h. Sollarbeitszeit von einem Termin auf einen anderen übertragen. Dies ermöglicht es dem Mitarbeiter, sich die angenehmste und gleichmäßigste Arbeitsbelastung zu verschaffen, ohne den Zeitpunkt der Erledigung von Aufgaben zu beeinträchtigen.

Wenn die tägliche Verteilung auf irgendeine Weise durchgeführt wurde (automatisch oder manuell, aus dem Formular einer separaten Aufgabe oder über die Arbeitszeittabelle), dann im "Ersten Formular" Tagesordnung- Tagesordnung.

Die Agenda sagt dem Mitarbeiter, welche Aufgaben und in welcher Menge er seine Arbeitszeit einteilen soll. Es umfasst sowohl statische Aufgaben aus dem Arbeitskalender als auch Aufgaben, für die die Zeit nach der Tagesplanungsmethode zugewiesen wurde.

UND Agenda, und Stundenzettel geben keine klare Verteilung der Start- und Endzeit von Aufgaben während des Arbeitstages an. Auf der anderen Seite ermöglichen sie dem Mitarbeiter, den Arbeitsplan für den Tag für jede der Aufgaben einzusehen und seinen Tag und seine Woche effektiv zu planen. Ein Mitarbeiter, der Agenda täglich nutzt, wird von dem Risiko befreit, eine Aufgabe nicht rechtzeitig zu erledigen – er muss nur seine Zeit für die vom System empfohlenen Arbeiten aufwenden.

Noch eine wichtige Funktion"First Form" - die Verwendung der täglichen Arbeitskosten bei der Erstellung von Berichten über die geplante Arbeitsbelastung der ausübenden Künstler. Der grundlegende Unterschied besteht darin, dass diese Berichte individuelle Eingenschaften Durchführung jeder der Aufgaben und wie genau der Mitarbeiter seine Arbeitszeit über die gesamte Dauer verteilt hat.

Der Manager, der den Arbeitsplan der Abteilung analysiert, kann sicher sein: Wenn im Stundenzettel des Mitarbeiters freie Stunden vorhanden sind, können diese zur Erledigung der neu eingegangenen Aufgabe verwendet werden, während alle anderen Arbeiten nicht betroffen sind und pünktlich abgeschlossen werden .

Zusätzliche Informationen auf der Website der Firma "Pervaya Forma"

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Die Gesellschaft stellt immer neue Anforderungen. Niemand ist an einem harten Arbeiter interessiert, der eine Sache nach der anderen macht. Nein, er muss beides gleichzeitig können.

Und immer häufiger stoßen wir auf den Begriff Multitasking. Was ist Multitasking? Multitasking ist die Möglichkeit, mehrere Prozesse gleichzeitig auszuführen. Dieses Konzept gilt für Programmierung, Produktion und menschliche Aktivitäten. Um nicht besprüht zu werden, lass uns gehen Technische Probleme Experten und sprechen darüber, was Multitasking für den Menschen ist.

Multitasking dringt immer mehr in unser Leben ein und wird zu einem integralen Begleiter unserer Taten, Ruhe, Leben, Unterhaltung. Vielleicht passiert das, weil wir uns in einem stürmischen Strom von Informationen und Möglichkeiten drehen, und wir alles ausprobieren wollen und für alles rechtzeitig sein wollen. Wir wurden zu großen Kindern, und Kinder, wie Sie wissen, fangen gerne verschiedene Dinge an und hören auf halbem Weg auf.

Daher können wir gleichzeitig Briefe in der Post beantworten, in sozialen Netzwerken chatten, Musik hören, unsere Nägel lackieren (einen Bart schneiden) und mit unserer Mutter (Frau, Ehemann) durch die Wand streiten. Jetzt hat Julius Caesar nichts zu bieten, sogar moderne Kinder haben ihn übertroffen - wir machen alles auf einmal. Wir sind ständig mit etwas beschäftigt, aber wir kommen einfach nicht ins Ziel, wir haben dutzende angefangene und unfertige Geschäfte. An drei Projekten gleichzeitig arbeiten, fünf Bücher gleichzeitig lesen, Suppe kochen, Geschirr spülen und staubsaugen – das ist unser Multitasking.

Es ist nicht etwas, das man als nützliches Arbeitssystem anstreben sollte. Im Gegenteil - diese Eigenschaft ist heute fast jedem Menschen innewohnend. Und wir müssen lernen, es einzudämmen.

Lassen Sie mich Ihnen ein Geheimnis verraten: Forscher argumentieren, dass Multitasking für einen Menschen keineswegs bedeutet, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen, sondern eher schnell von einer zur anderen und zurück zu wechseln. Es gibt nur sehr wenige Menschen, die wirklich Multitasking betreiben.

Warum lieben wir Multitasking so sehr? Ja, wir lieben sie wirklich, weil das Gehirn das Gefühl liebt, ständig beschäftigt zu sein, sodass wir uns erfüllter und glücklicher fühlen. Die Tatsache, dass die Hälfte der Energie für das Wechseln von einer Aufgabe zur anderen aufgewendet wird, wird nicht berücksichtigt.

Außerdem wird beim Wechsel zwischen den Aufgaben eine große Dosis des Glückshormons in unseren Körper geschleudert. Deshalb reizt uns die blinkende SMS-Warnung oder die Sehnsucht nach dem alten Schrott, der bei der Reinigung gefunden wurde, nostalgisch.

Das Problem ist aber, dass das Gehirn gleichzeitig Cortisol, das Stresshormon, „spritzt“. Und es stellt sich heraus, dass wir beim Multitasking gleichzeitig glücklich und angespannt sind.

Aber bedeutet das, dass Multitasking unser Leben und unsere Arbeit negativ beeinflusst? Um das herauszufinden, schauen wir uns alle Aspekte dieses Phänomens an.

Vor- und Nachteile von Multitasking

Beim Multitasking neigt eine Person zur oberflächlichen Verarbeitung von Informationen, daher verfügt sie nicht über eine ausreichende Wissensbasis und ist schlecht über die untersuchten Themen informiert.
Ein „Multitool“ überträgt unbewusst Daten von einer Aufgabe zur anderen und macht dadurch Fehler. Bei unzureichender Konzentration wird die Aufmerksamkeit zerstreut.
Das falsche Multitasking ermüdet – und der müde Mensch arbeitet schlechter.
Wie bereits erwähnt, ist Multitasking mit einer Menge begonnener und unvollendeter Geschäfte verbunden.

Mit der richtigen Arbeitsplanung hilft Multitasking wirklich, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu lösen.
Es trainiert das Gehirn und fördert die Konzentration.
Menschen, die in einer Multitasking-Umgebung effektiv arbeiten können, sind in der Lage, auf Umstände höherer Gewalt schnell zu reagieren und sich blitzschnell in die Schlüsselkonzepte des Problems einzuarbeiten. In manchen Situationen ist diese Eigenschaft viel wichtiger als die Fähigkeit, das Thema akribisch zu studieren, es "an den Knochen" zu zerlegen und erst dann eine Entscheidung zu treffen. Manchmal kann es zu spät sein.

Multitasking bei der Arbeit: Kann die Ausführung nicht begnadigt werden?

Was sollen wir mit dem berüchtigten Multitasking machen - versuchen, es loszuwerden und zu lernen, wie man alles in Ordnung macht, oder es irgendwie systematisiert, damit es mehr nützt als schadet? Natürlich das zweite.

Übrigens bringt die Arbeit in einer Multitasking-Umgebung gute Ergebnisse in Wirtschaft, Management, Pädagogik, Tourismus und anderen Nischen, in denen Sie eine Reihe von Problemen lösen müssen, sobald sie auftauchen. Hier geht es vor allem darum, zu lernen, wie man es richtig benutzt, damit es nicht wie in dem Witz über die Tschuktschen funktioniert, die Hirsche an die Zhiguli anspannten. Damit Multitasking ein Werkzeug und kein Ballast ist, müssen Sie sich einige wichtige Regeln aufstellen.

Wie arbeitet man effektiv in einer Multitasking-Umgebung?

Multitasking ist eine komplexe und kapriziöse Eigenschaft unserer Psyche. Es ist wie ein ungebrochenes Pferd. Wenn wir nicht wissen, wie wir damit umgehen sollen, satt und erschöpft uns das, presst alle Säfte heraus.

Multitasking sollte nicht mit Desorganisation verwechselt werden. Viele, die sich als coole „Multitasker“ bezeichnen, wissen einfach nicht, wie sie ihre Zeit selbst organisieren sollen.

Echtes Multitasking ist die Fähigkeit, sich für eine bestimmte Zeit nur auf eine Sache zu konzentrieren, zu einem genau festgelegten Zeitpunkt zu einer anderen zu wechseln und komplett in einen neuen Job einzutauchen.

Entwickeln Sie Disziplin und Konzentration - und dann wird Multitasking nicht zum Sumpf, der die ganze Zeit und Energie seines Besitzers unwiederbringlich aufsaugt.

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