Jak radzić sobie z wielozadaniowością. Codzienne piekło: życie i praca w trybie wielozadaniowości

Świat przeładowuje nas informacjami i zadaniami tak bardzo, że po prostu zapomnieliśmy, jak się skoncentrować. Sprawdzamy media społecznościowe setki razy dziennie. I mamy też takie zadania, które inni ludzie zwykli rozwiązywać. Na przykład teraz można samodzielnie zarezerwować bilet lotniczy i pokój hotelowy, bez kasjera, aby kupić towary w sklepie. Zadań jest o wiele więcej, a poza tym chcę być z rodziną, przyjaciółmi i zająć się hobby.

Wielozadaniowość to mit

Jednak długa lista zadań i umiejętność robienia wielu rzeczy nie jest tak dobra, jak się wydaje. Osoba nie może pracować wielozadaniowo. W przypadku wielozadaniowości myślimy o możliwości szybkiego przełączania się z jednego zadania na drugie. A każda taka zmiana wymaga znacznych zasobów, zwiększa stres i zwiększa uczucie niepokoju. Dlatego im mniej się zmieniamy i rozpraszają nas obce rzeczy, tym lepiej.

Ale co, jeśli zadań jest dużo i trzeba jakoś sobie z tym poradzić? Jak nie zwariować z ogromną listą rzeczy do zrobienia i być skutecznym? Oto kilka porad.

Praca w cyklach

Biznes wymaga ciągłego przełączania się między zadaniami. Jeśli jeszcze nie nauczyłeś się delegować i robić wszystko sam - od telefonów do dostawcy wody po rozmowę kwalifikacyjną, to do wieczora prawdopodobnie jesteś wyciskany jak cytryna. Aby uniknąć niepotrzebnego stresu, pracuj w cyklach, robiąc sobie przerwę.

Najprostszą techniką kolarską jest technika Pomodoro. Koncentrujesz się jak najwięcej w pracy przez jakiś czas, a potem robisz sobie krótką przerwę. Na przykład 45 minut pracy i 15 minut odpoczynku. Ta zasada pracy jest skuteczna w przypadku pracy z dużą liczbą zadań i jednym dużym zadaniem.

Zmień tryb koncentracji

Nasz mózg działa w dwóch trybach uwagi: trybie koncentracji i trybie wędrówki. Tryb koncentracji (tryb centralno-wykonawczy) włącza się, gdy jesteśmy całkowicie zanurzeni w pracy. Przykładamy maksymalną uwagę do naszej pracy. W tym trybie pracujemy produktywnie, ale intensywnie. Przy długotrwałej pracy w takich prędkościach stopniowo się męczymy i nasza wydolność spada.

Aby pracować wydajnie przez długi czas, musisz okresowo przełączać się z pierwszego na drugi tryb - tryb „wędrówki” (tryb błądzenia umysłu). Jesteśmy w tym trybie, kiedy czytamy literaturę, artykuły, spacerujemy, podziwiamy sztukę, medytujemy. Tryb wędrówki pozwala zrestartować mózg i zrelaksować się. Dlatego robienie przerw jest korzystne dla poprawy wydajności pracy.

Rano podejmuj ważne decyzje

Lepiej podejmować wszystkie ważne decyzje rano, kiedy Twój zasób decyzyjny nie został jeszcze wyczerpany. Co dziwne, ale naprawdę możemy podjąć ograniczoną liczbę decyzji dziennie. Jest pewien próg i nie ma znaczenia, czy stajemy przed trudnym czy łatwym wyborem.

W jednym eksperymencie poproszono grupę osób o udział w ankiecie. Przed badaniem zadano im konkretnie proste pytania, takie jak: jak układasz gazetę? Niebieski czy czarny długopis dla Ciebie? Co będziesz pić: herbatę czy kawę? Cukier czy bez cukru? Z mlekiem czy cytryną?

Oznacza to, że zostali zmuszeni do podejmowania decyzji. A potem rozdali ankiety, w których były pytania dotyczące ważnych problemów filozoficznych. Ludzie poradzili sobie z trudnością, ponieważ czuli się już zmęczeni. Zasób decyzyjny został wykorzystany.

Dlatego wszyscy ważne pytania lepiej zdecydować się rano, gdy głowa jest świeża i nie zdążyłeś wydać całego zasobu.

Uwolnij głowę

Nie trzymaj wszystkiego w głowie, używaj ekspanderów mózgowych - kalendarzy, pamiętników, list, notesów, aplikacji.

Wyobraź sobie, że twoją koncentracją jest pamięć RAM w twoim komputerze. Im więcej programów jest jednocześnie otwartych na komputerze, tym wolniej będzie działać. Jeśli próbujesz zachować coś w swojej głowie zamiast przesyłać to na inny nośnik, to zajmujesz tyle pamięci, ile potrzebujesz. Im więcej takich informacji, tym trudniej skoncentrować się na bieżącym biznesie.

Żyj chwilą

Jak często siedząc w pracy myślisz o pracach domowych i obiedzie, a o pracy w domu? Dzieje się tak cały czas. Podczas śniadania ludzie trzymają w jednej ręce widelec, aw drugiej telefon. Idą ulicą z ponurymi, skupionymi twarzami, w napięciu myśląc o czymś. Przestaliśmy cieszyć się chwilą obecną.

Wietnamski mnich Tit Nat Khan uczy żyć tu i teraz w swojej książce „Pokój na każdym kroku”. Jeśli chcesz nauczyć się żyć chwilą, koniecznie przeczytaj tę książkę.

Niektórzy pracownicy wskazują w CV jako jedną z ważnych cech biznesowych „umiejętność pracy w trybie wielozadaniowym”, a niektórzy pracodawcy nazywają to tak samo, komponując portret idealnego kandydata. Jednak w rzeczywistości próba wielozadaniowości może sparaliżować twoje zdrowie i zrujnować karierę.

Niebezpieczne złudzenie

Guru zarządzania Peter Drucker napisał w jednym ze swoich artykułów: „Nigdy nie spotkałem lidera, który wykonując więcej niż dwa zadania jednocześnie, mógłby pozostać skuteczny”. Jednak mit, że możesz wykonywać wiele zadań jednocześnie i pozostać wydajnym, jakoś wciąż żyje. I nawet pomimo zapewnień naukowców, że wielozadaniowość jest nienaturalna, a ludzki mózg w żadnym wypadku nie jest w stanie pracować jednocześnie nad dwoma zadaniami jednocześnie, wciąż są tacy, którzy są gotowi się z nimi spierać, udowadniając coś wręcz przeciwnego. „Czujesz, że robisz kilka rzeczy naraz, ale w rzeczywistości zamawiasz zadania i decydujesz, które z nich wykonać w danym momencie” – mówi Jordan Grafman, szef neuronauki poznawczej w Narodowym Instytucie Zaburzeń Neurologicznych i Udaru. (NINDS).

David Meyer, dyrektor Laboratorium Badań nad Mózgiem, Poznawaniem i Wydolnością Człowieka Uniwersytetu Michigan, twierdzi, że wielozadaniowość prowadzi do wolniejszego postępu pracy (dwa lub więcej) i zwiększa prawdopodobieństwo błędu. Według niego przełączniki i przerwy zakłócają naszą zdolność do przetwarzania informacji, znacznie obniżają produktywność. „Ludzie mogą myśleć inaczej, ale to mit” – mówi. „Nie ma sposobu na pokonanie wrodzonych ograniczeń mózgu”.

Ci, którzy wierzą, że ludzkie możliwości są nieskończone i systematycznie gwałcą swój mózg wielozadaniowością, w rezultacie płacą własnym zdrowiem. Nawyk przeskakiwania od zadania do zadania, nie tylko w pracy, ale także poza nią, w rezultacie wprowadza mózg w stan nadmiernego pobudzenia. Człowiek traci zdolność koncentracji, zaczyna mieć problemy ze snem, bóle głowy i inne dolegliwości. W rzeczywistości stopniowo traci zdolność do pracy. Co za kariera tutaj ...

Wielozadaniowość i wielozadaniowość

David Meyer identyfikuje trzy typy osób zagrożonych wielozadaniowością. Pierwszymi są ci, których życie zmusza do pracy w nienaturalnym rytmie. Tacy ludzie próbują robić kilka rzeczy jednocześnie (na przykład rozmawiając przez telefon i przeglądając papiery), uważając, że to jedyny sposób na bycie konkurencyjnym. Drugi to ci, którzy wykonują wiele zadań, nie zdając sobie z tego sprawy. Takie osoby mogą na przykład przestać pisać raport w połowie, aby jeszcze raz sprawdzić pocztę. Przeskakują z jednego zadania do drugiego, nie myśląc o tym, że zmniejsza to wydajność.

Trzeci typ ludzi to ci, którzy są dumni ze swojej „zdolności wielozadaniowej”. „Wielu ludzi zwodniczo myśli, że są w tym dobrzy” – mówi Meyer. „Ale problem polega na tym, że każdy mózg jest taki sam, a to nie działa w ten sposób. W rzeczywistości nikt nie jest w stanie sprawnie wykonać jednocześnie więcej niż jednego złożonego zadania.”

Pomimo silnych dowodów na to, że wielozadaniowość jest szkodliwa dla naukowców, ludziom coraz trudniej jest jej uniknąć. Paradoksalnie nowoczesne technologie zamiast upraszczać nasze życie, jeszcze bardziej je skomplikowali. Instytut dla Przyszłości (IFTF) przeprowadził badanie, w którym zbadano doświadczenia pracowników firm z listy Fortune 1000. Okazało się, że każdy z nich otrzymuje średnio 178 wiadomości dziennie i jest przerywany co najmniej trzy razy w ciągu godziny. Oczywiste jest, że produktywność z tego nie wzrasta. Jonothan Speer, główny analityk w firmie badawczej Basex, szacuje, że przerwy w pracy kosztują amerykańską gospodarkę 650 miliardów dolarów rocznie.

Technologia przetrwania

Jeśli uważasz się za osobę rozsądną, w twojej mocy jest zorganizowanie swojego przepływu pracy w taki sposób, aby uchronić się przed destrukcyjną wielozadaniowością. Oto kilka prostych wskazówek, które ułatwią Ci życie.

Staraj się stale „trzymać” w głowie tylko najpotrzebniejsze rzeczy, a do reszty używaj „zewnętrznych nośników pamięci”. Nie chodzi tu wcale o kolejne innowacje technologiczne. Idź za przykładem Alberta Einsteina, który kiedyś powiedział, że nie pamięta tego, co można zapisać na papierze. Noś ze sobą notatnik lub ustawiaj przypomnienia w kalendarzu programu Outlook — wybierz wygodniejsze dla siebie.

Napisz listy zadań i ustal kolejność wykonania. Spróbuj oszacować, ile czasu zajmie każdy z nich, i porównaj z faktycznie spędzonym czasem. Grupuj zadania, staraj się nie rozpraszać podczas ich wykonywania i podejmij kroki, aby uniknąć rozpraszania się przez innych. Sprawdzaj pocztę nie co pięć minut, ale w określonych odstępach czasu. Na przykład raz na godzinę. Jeśli to możliwe, włącz automatyczną sekretarkę w telefonie. Spróbuj negocjować „godziny pracy” z kolegami. Większość pytań zadawanych w ciągu dnia nie jest tak ważna ani pilna. A zdrowie masz tylko jedno, zadbaj o to.

W przygotowaniu artykułu wykorzystano materiały

Wielozadaniowość Jest stałym towarzyszem wszystkich Specjaliści HR... Nawet jeśli funkcjonalność menedżera HR obejmuje tylko rekrutację, w każdym przypadku będzie obecna wielozadaniowość. Jeśli dana osoba nie jest w stanie pracować w reżimie wielozadaniowość, będzie starał się działać po kolei, ustalając priorytety i starając się mieć czas na wykonanie wszystkich niezbędnych funkcji w określonym czasie. Ale chodzi o to, że w pracy Specjalista HR istnieje stały czynnik ludzki i najprawdopodobniej nie będzie możliwe działanie według wcześniej zaplanowanego scenariusza. Aby zmieścić się w planowanym dniu roboczym, ważne jest, aby móc pracować w wielozadaniowość... Rzućmy okiem na kilka podstawowych zasad, które pomogą Ci skutecznie poradzić sobie z tym problemem.

Planujemy nasz dzień pracy

Podam przykład priorytetyzacji dla Specjalista HR który pracuje w zakładzie produkcyjnym w jedną osobę.

Obsadzanie wakatów „kierownik magazynu” i „kierownik zmiany”.
Rekrutacja masowa (pracownicy do produkcji).
Administracja HR (zatrudnianie, zwalnianie, przenoszenie pracowników).
Opracowanie lokalnych przepisów, regulacji i opisy stanowisk pracy.
Raportowanie dla kierownictwa.
Opracowanie programu oceny personelu liniowego.
Opracowanie materiałów szkoleniowych dla personelu liniowego.
Opracowanie systemu motywacyjnego dla pracowników produkcyjnych.
Powiadomienie FMS o przyjęciu pracowników zagranicznych.
Prowadzenie zajęć adaptacyjnych dla początkujących.

Aby właściwie ustalić priorytety, konieczne jest wyznaczenie celów, do osiągnięcia których skierowane są zadania pracownika. Im bardziej cele wpływają na wynik firmy, tym bardziej priorytetowe staje się to lub inne zadanie. Oprócz wyznaczania celów ważna jest ocena ryzyk, które zagrażają organizacji w przypadku niewykonania określonego zadania. To właśnie te dwa czynniki decydują o ustalaniu priorytetów.

Priorytetyzacja zadań w oparciu o cele i ryzyko

Zadanie	Cel	Zagrożenia	Priorytet	Stan zadania
Obsadzanie wakatów „Kierownik magazynu” i „Kierownik zmiany”	Nieprzerwane działanie systemu biznesowego	Awaria funkcjonalna rozwój biznesu, Straty finansowe	Wysoka	Pilne
Rekrutacja masowa (pracownicy do produkcji)	Wydajny proces produkcyjny	Awaria funkcjonalna rozwój biznesu, Straty finansowe	Wysoka	Pilne
Administracja HR (zatrudnianie, zwalnianie, przenoszenie pracowników)	Księgowość kadrowa, zgodność z przepisami prawa pracy	Niesystematyczna ewidencja personelu, grzywny w przypadku kontroli pod kątem nieprzestrzegania przepisów prawa pracy	Przeciętny	Aktualny
Opracowanie lokalnych przepisów, regulacji i opisów stanowisk	Regulacja procesów, zgodność z prawem pracy	Nieuregulowane procesy, kary w przypadku kontroli pod kątem niezgodności z prawem pracy	Przeciętny	Aktualny
Raportowanie dla kierownictwa	Zapewnienie mierzalnych wskaźników wydajności	Brak znaczącego ryzyka	Niski	Aktualny
Opracowanie programu oceny personelu liniowego	Identyfikacja niekompetentnych pracowników, tworzenie wewnętrznej puli talentów	Niska jakość pracy niekompetentnych pracowników	Wysoka	Pilne
Opracowanie materiałów szkoleniowych dla personelu liniowego	Podnoszenie kompetencji, a w konsekwencji jakości pracy pracowników	Niska jakość pracy nieprzeszkolonego personelu	Wysoka	Aktualny
Opracowanie systemu motywacyjnego dla pracowników produkcyjnych	Wzrost motywacji, a co za tym idzie jakości pracy pracowników	Niska jakość pracy niezmotywowanego personelu	Wysoka	Pilne
Powiadomienie FMS o przyjęciu pracowników zagranicznych	Zgodność z prawem	Kary za nieprzestrzeganie przepisów migracyjnych	Wysoka	Pilne
Prowadzenie zajęć adaptacyjnych dla początkujących	Poprawa wewnętrznej komunikacji korporacyjnej i jakości pracy pracowników	Możliwy jest wzrost rotacji i pogorszenie jakości pracy nowego pracownika. Brak znaczącego ryzyka	Przeciętny	Aktualny

Jak widać, w tabeli nie ma pilnych zadań, pilne i bieżące zadania są równomiernie rozłożone. Planując swój dzień, ważne jest, aby poświęcić maksymalną ilość czasu na rozwiązywanie pilnych zadań, pozostawiając jednocześnie niewielką ilość czasu na rozwiązanie bieżących zadań.

Każde zadanie musi być podzielone na procesy. Nawet jeśli zadanie ma charakter globalny i wymaga znacznej ilości czasu, znacznie łatwiej będzie je zrealizować.

Nauka przełączania

Zdolność do przełączania jest niezbędna do utrzymania koncentracji uwagi, czyli skupienia się na zadaniu i zainteresowania wykonywaną pracą. To monotonne działania, które zmniejszają stabilność uwagi. W procesie przechodzenia z jednego zadania do drugiego należy wziąć pod uwagę następujące punkty:

Kontrast dynamiki procesów.
Czynnik czasu.

Proces, do którego przechodzisz, powinien mieć inną dynamikę niż proces główny: jest to kluczowa zasada konstruktywnej pracy. Na przykład jak Dyrektor HR jesteś zajęty opracowywaniem regulaminu, do którego sam się przypisałeś określony czas powiedzmy dwie godziny. W trakcie procesu możesz przełączyć się na inne, bardziej ożywione zadanie, takie jak prowadzenie rozmów telefonicznych z kandydatami. Wskazane jest również przejście na czynności, które są dla Ciebie łatwiejsze i bardziej interesujące: jest to psychologicznie łatwiejsze, a zmiana, oprócz konstruktywnego wpływu na twoją uwagę, będzie postrzegana jako relaksacja i odciążenie mózgu.

Jeśli chodzi o czynnik czasu, należy zauważyć, że przełączanie powinno być ograniczone w czasie, to znaczy główna czynność, z której przeszliście na drugorzędną, powinna tak pozostać. Powiedzmy, że twoim głównym zadaniem jest dziś monitorowanie rynku pracy pod kątem płac. sam ustaliłeś czas na wykonanie tej funkcji: trzy godziny. Co godzinę przełączaj się na inne, drugorzędne zadanie, przeznaczając na jego wykonanie 15-20 minut. W ten sposób wykonanie głównego i kilku pobocznych zadań zajmie ci cztery godziny, zamiast trzech, które wyznaczyłeś dla głównego zadania. Ale Twoja produktywność znacznie wzrośnie i oprócz dużego bloku pracy analitycznej będziesz mógł wykonywać szereg czynności funkcjonalnych bez utraty jakości pracy.

Wykonujemy jednocześnie różne działania

Oczywiście w rzeczywistości robienie kilku rzeczy jednocześnie jest nierealne: w każdym razie robisz jedną rzecz, natychmiast przełączając się na inną. Ale aby wykonywać zadania, które są nieistotne pod względem kosztów pracy, nadal możliwe jest jednoczesne wykonywanie kilku czynności. Na przykład podczas rozmowy przez telefon możesz analizować i podpisywać dokumenty, a podczas komunikacji ze współpracownikiem przeglądać pocztę e-mail.

Najważniejsze jest to, że procesy, które wykonujesz równolegle, są bardziej mechaniczne niż taktyczne i nie wymagają od Ciebie znacznego wysiłku umysłowego. Rozwijając umiejętność wykonywania kilku rzeczy równolegle każdego dnia, możesz znacznie zwiększyć swoją produktywność i zoptymalizować czas spędzany w ciągu dnia pracy.

Neutralizacja zjadaczy czasu

Pożeracze czasu lub chronofagi są potężnym negatywnym czynnikiem, który działa, aby odwrócić uwagę specjalisty i zabrać mu zasoby czasu. Przyjrzyjmy się typowym zjadaczom czasu i możliwym sposobom radzenia sobie z nimi.

Sieci społecznościowe, treści rozrywkowe. Internet w obiegu pracy powinien być używany wyłącznie do pracy. To zasada, która nie wymaga dyskusji. Bardziej globalnie, sieci społecznościowe to przede wszystkim wymiana informacji. Nadmiar informacji prowadzi do stresu i przeciążenia nerwowego. W pracy dostajesz już dużo informacji. A jeśli dodasz do tego strumień niekończących się śmieci sieciowych, które konsumujemy, możesz po prostu zapomnieć o produktywności. Niech zasadą jest, aby w pracy nie korzystać z mediów społecznościowych. Zrób to w drodze do domu, wieczorem, jeśli bez portale społecznościowe niewystarczająco.
Połączenia osobiste. Rozmowy z przyjaciółmi i rodziną przez telefon w ciągu dnia pracy najlepiej ograniczyć do minimum. Po pierwsze, marnujesz na nie cenny czas pracy. Po drugie, osobiste rozmowy są potężną rozrywką, która utrudnia ci dostrojenie się do pracy: ciągle myślisz o swoich osobistych sprawach i problemach, które wymagają rozwiązania. Po trzecie, zdradzę ci sekret, takie rozmowy bardzo irytują kierownictwo. Wiedz, jak pracować w pracy: lepiej zostawić osobiste telefony i smsy na przerwę na lunch, kiedy możesz spokojnie porozmawiać o wszystkim, co dotyczy twojego życia osobistego.
Ludzie chronofagów. Są ludzie, którzy sami nie pracują i nie dają innym. Przyjdą, spojrzą w oczy i zaczną rozsiewać swoje myśli po drzewie, godzinami dyskutując o błahych sprawach. Nie zachęcaj ich do gadatliwości. Wiedz, jak powiedzieć nie, aby taktownie zakończyć rozmowę. W przeciwnym razie taka komunikacja może stać się regularna. Jeśli zauważysz, że kolega nadużywa Twojej gościnności, zakończ ten dialog, a raczej monolog, w każdy możliwy sposób. Zacznij pisać e-mail. Powiedz zdanie kończące rozmowę: „Słyszałem cię”, „Zrozumiałem cię”, „Dziękuję, wszystko jest jasne”. Zapoznaj się z pilnymi sprawami.

Dajemy sobie czas na odpoczynek

Niestety regularne przerwy na odpoczynek są dziś rzadkością. Jemy, pijemy, słuchamy muzyki, nie odrywając wzroku od monitora komputera. Odpoczynek w pracy to nie odpoczynek, ale zaspokojenie potrzeb fizjologicznych. Jakoś w jednym magazyn naukowy Czytałem, że jeśli dana osoba cierpi na bezsenność, nie trzeba się martwić: najważniejsze jest leżenie w łóżku, ciało odbierze to jako sen. Tak jest w pracy: jeśli siedzimy przed komputerem, nawet pyszny obiad nie będzie odbierany jako odpoczynek: nasze biedne ciało pomyśli, że praca jest w toku.

Praca non-stop jest silnym stresorem. Musisz wyjść na zewnątrz przynajmniej co dwie godziny, napić się herbaty, wyłączyć ekran monitora. Nawet dziesięciominutowy odpoczynek może mieć korzystny wpływ na pracownika, zwłaszcza jeśli pracuje pod presją czasu.

Rozłączamy się z biznesem po zakończeniu dnia roboczego

Podobnie jak wyłączasz komputer pod koniec dnia, ważne jest, aby móc odłączyć własny mózg od przepływu pracy. Bez rozłączenia nie odpoczywasz, ciągle przewijając w głowie pytania związane z pracą, które wymagają rozwiązania.

Jak zapomnieć o problemach w pracy do następnego dzień roboczy? Po pierwsze, nie szkol swoich rówieśników i przełożonych, aby przeszkadzali ci w weekendy i wieczory. Po drugie, pozostaw nierozwiązane problemy w pracy. Zapisz wszystkie swoje zadania i zostaw je na pulpicie. W ten sposób nie musisz pamiętać o wszystkim, co należy zrobić. Ostatnia rzecz: nie zabieraj pracy do domu. Jeśli istnieje pilna potrzeba wykonania niektórych zadań, lepiej przyjść do biura na weekend, niż wpuścić pracę do swojej osobistej przestrzeni. Wiesz, jak oddzielić pracę od życia osobistego, harmonia jest ważnym elementem każdej osobowości, nawet jeśli ta osoba jest niepoprawnym pracoholikiem i ambitnym karierowiczem.

Nawet w dzieciństwie mówi się nam, że aby zrobić wszystko na czas, musimy rozpocząć zadania na czas. Problem polega jednak na tym, że po prostu o nich zapominamy lub odsuwamy je na bok z powodu ważniejszych naszym zdaniem rzeczy.

Dzień pracy odpowiedzialnego pracownika składa się najczęściej z:

Wydarzenia zapisane na stałe w kalendarzu

Takie wydarzenia mają dokładny czas rozpoczęcie i zakończenie np. spotkań, negocjacji, prezentacji, szkoleń, rozmów kwalifikacyjnych itp.

Rutyna

Są to codzienne zadania, które można wykonywać jednocześnie i równolegle ze sobą. Ich liczba nie jest stała, a dokładny czas rozpoczęcia i zakończenia pracy nad nimi nie jest znany. Mogą to być: podejmowanie decyzji dotyczących codziennych zadań, doradzanie podwładnym w pilnych sprawach, przygotowywanie codziennych raportów, parsowanie poczty itp.

W procesie pracy odpowiedzialny pracownik, w obliczu konieczności uporządkowania swojego czasu pracy oraz czasu swoich podwładnych, najczęściej korzysta z pomocy kalendarzy i systemów związanych z ustalaniem zadań. Ale w praktyce narzędzia te nie zawsze są w stanie dać pożądany rezultat.

Kalendarze pomagają więc uwzględnić czas tylko tych wydarzeń, w których zatrudnienie pracownika wynosi 100%. Jednak takie narzędzie nie sprawdza się przy wykonywaniu codziennych, rutynowych zadań, gdy praca nie wymaga pełnego zatrudnienia pracownika lub gdy czas jest przeznaczony w małych częściach na wykonanie kilku zadań jednocześnie.

Klasyczne systemy automatyzacji, zwane „śledzącymi zadania”, pozwalają śledzić docelowe terminy realizacji zadań. Ale pracownik nadal musi pamiętać, kiedy powinien rozpocząć wykonywanie określonego zadania. Jeśli pracownik pracuje w trudnym trybie wielozadaniowości, zadanie może się nie rozpocząć, nawet jeśli minęła szacowana data rozpoczęcia. Powstaje tzw. syndrom studenta i wzrasta ryzyko niewykonania zadań na czas.

Zwykle przy tym trybie działania istnieją dwa główne problemy, w których powyższe narzędzia nie mogą pomóc:

trudność w określeniu wagi zadania w momencie jego otrzymania oraz jego priorytetu w stosunku do innych zadań;
błąd w określeniu procentu realnego obciążenia pracownika pracą w momencie podejmowania decyzji o podjęciu zadania do pracy.

W poszukiwaniu optymalnego rozwiązania firma „Pierwsza forma” opracowała nowy mechanizm dla swojego zautomatyzowanego systemu, który pozwala uniknąć syndromu studenckiego, ominąć niemożność pracy w nieustrukturyzowanym czasie i obiektywnie ocenić rzeczywiste zatrudnienie pracowników.

Jego praca opiera się na połączeniu dwóch metod: kalendarza objętości i planowania dziennego.

1. Metoda wolumetryczno-kalendarzowa

V Ta metoda jedna wartość wskazuje liczbę godzin pracy (dni, minuty), które należy przeznaczyć na wykonanie pracy w przedziale jej trwania, czyli wskazane godziny pracy mogą być przepracowane w dowolnym momencie, w okresie od początku pracować do końca.

2. Plan dnia

Metoda pozwala na określenie konkretnego dnia (daty), w którym będą spędzane godziny pracy. Jednocześnie do jednego zadania można przypisać kilka wartości dla różnych dat. Metoda pozwala na wprowadzenie zarówno planowanych, jak i rzeczywistych kosztów pracy.

Obie metody można stosować jednocześnie.

Ocenę kosztów pracy metodą kalendarza objętości można przeprowadzić na dwa sposoby:

użytkownik może uzyskać ocenę z zewnątrz; na przykład przełożony przeznacza całkowitą liczbę godzin na wykonanie zadania;
użytkownik sam wprowadza swoje planowane koszty pracy w dowolnych jednostkach czasowych; jednocześnie istnieje możliwość akceptacji wprowadzonego czasu od swojego przełożonego lub wyspecjalizowanego specjalisty.

Następnie „First Form” automatycznie rozdziela wielkość planu wolumenowo-kalendarzowego na poszczególne dni w przedziale czasowym pomiędzy datą rozpoczęcia a datą planowanego zakończenia zadania. W ten sposób uzyskuje się wartości planu dobowego: liczbę planowanych godzin pracy na każdy dzień.

Wbudowany algorytm rozdziela godziny zgodnie z zasadą „wczesnego startu”, gdy maksymalny czas pracy przypada na początek okresu pracy. Pozwala to natychmiast pozbyć się syndromu ucznia i zmniejszyć ryzyko zaległych zadań.

Oczywiście automatyzacja może nie znać niektórych szczegółów i cech wykonywanej pracy. Dlatego twórcy, zamiast ulepszać i komplikować system, dają użytkownikowi możliwość samodzielnego dostosowania proponowanego przez system planu i ręcznego dodania rozkładu godzin dobowych:

Tym samym następuje przejście od wpisywania łącznej liczby godzin zadania do rozkładu dobowego.

Na podstawie otrzymanych danych system buduje karta czasu pracy pracownik. W tym widoku możesz zobaczyć, jakie zadania i w jakiej ilości wykonawca powinien być zaangażowany w każdy z dni, aby cała ilość niezbędnej pracy została wykonana na czas dla każdego z zadań.

W tym interfejsie użytkownik, obserwując całe swoje przewidywane obciążenie pracą na każdy dzień, może przełożyć własną pracę, tj. przenieść zaplanowane godziny pracy z jednego terminu na drugi. Dzięki temu pracownik może zapewnić sobie najbardziej komfortowy, równomierny nakład pracy, bez uszczerbku dla terminów realizacji zadań.

Jeśli dzienna dystrybucja została wykonana jakąkolwiek metodą (automatycznie lub ręcznie, z formularza oddzielnego zadania lub przez grafik), to w „Pierwszym formularzu” porządek obrad- Porządek obrad.

Agenda mówi pracownikowi, na jakie zadania i ile powinien przeznaczyć swój czas pracy. Obejmuje zarówno zadania statyczne z kalendarza pracy, jak i zadania, na które przydzielono czas metodą harmonogramowania dziennego.

ORAZ Porządek obrad, oraz Arkusz czasu nie podawaj jasnego rozkładu czasu rozpoczęcia i zakończenia zadań w ciągu dnia roboczego. Ale z drugiej strony pozwalają pracownikowi zobaczyć plan pracy na dany dzień dla każdego z zadań i skutecznie zaplanować swój dzień i tydzień. Pracownik, który na co dzień korzysta z Agendy, jest zwolniony z ryzyka niewykonania zadania na czas – po prostu musi poświęcić swój czas na pracę zaleconą przez system.

Inny ważna cecha„First Form” – wykorzystanie dziennych kosztów pracy przy sporządzaniu raportów dotyczących planowanego nakładu pracy wykonawców. Podstawowa różnica polega na tym, że raporty te uwzględniają indywidualne cechy wykonanie każdego z zadań i jak dokładnie pracownik przydzielił swój czas pracy przez cały czas jego trwania.

Kierownik analizujący plan pracy działu może mieć pewność: jeśli w grafiku pracownika są wolne godziny, to można je wykorzystać na wykonanie nowo otrzymanego zadania, podczas gdy wszystkie inne prace nie zostaną naruszone i zostaną wykonane na czas .

Dodatkowe informacje na stronie internetowej firmy „Pervaya Forma”

Materiał partnerski

Społeczeństwo stawia coraz to nowe wymagania. Nikt nie jest zainteresowany pracowitym pracownikiem, który robi jedną rzecz na raz. Nie, musi być w stanie zrobić jedno i drugie, i to na raz.

I coraz częściej spotykamy się z pojęciem wielozadaniowości. Co to jest wielozadaniowość? Wielozadaniowość to możliwość jednoczesnego uruchamiania wielu procesów. Pojęcie to dotyczy programowania, produkcji i działalności człowieka. Aby nie zostać spryskanym, wyjdźmy problemy techniczne odpowiednich ekspertów i porozmawiaj o tym, czym jest wielozadaniowość dla ludzi.

Wielozadaniowość coraz bardziej wnika w nasze życie i staje się nieodłącznym towarzyszem naszych uczynków, odpoczynku, życia, rozrywki. Być może dzieje się tak dlatego, że kręcimy się w burzliwym strumieniu informacji i możliwości, i chcemy spróbować wszystkiego i chcemy zrobić wszystko. Zamieniliśmy się w duże dzieci, a dzieciaki, jak wiesz, lubią zaczynać różne rzeczy i kończą w połowie.

Dlatego możemy jednocześnie odpowiadać na listy w poczcie, rozmawiać na portalach społecznościowych, słuchać muzyki, malować paznokcie (obcinać brodę) i kłócić się z naszą matką (żoną, mężem) przez ścianę. Teraz Juliusz Cezar nie ma się z czego pochwalić, wyprzedziły go nawet współczesne dzieci – robimy wszystko na raz. Jesteśmy ciągle czymś zajęci, ale po prostu nie możemy dojść do mety, mamy dziesiątki rozpoczętych i niedokończonych spraw. Angażowanie się w trzy projekty na raz, czytanie pięciu książek jednocześnie, gotowanie zupy, zmywanie naczyń i odkurzanie – to nasza wielozadaniowość.

Nie jest to coś, do czego należy dążyć jako użyteczny system pracy. Wręcz przeciwnie - teraz ta właściwość jest nieodłącznym elementem prawie każdej osoby. I musimy nauczyć się go ograniczać.

Powiem Wam sekret: Badacze twierdzą, że wielozadaniowość dla osoby wcale nie oznacza wykonywania kilku zadań jednocześnie, ale raczej szybkie przechodzenie z jednego do drugiego iz powrotem. Jest bardzo niewielu naprawdę wielozadaniowych ludzi.

Dlaczego tak bardzo kochamy wielozadaniowość? Tak, naprawdę ją kochamy, ponieważ mózg uwielbia uczucie bycia ciągle zajętym, dzięki czemu czujemy się bardziej spełnieni i szczęśliwsi. Fakt, że połowa energii jest zużywana na przechodzenie z jednego zadania do drugiego, nie jest brany pod uwagę.

Co więcej, podczas przełączania się między zadaniami do naszego organizmu uwalniana jest duża dawka hormonu szczęścia. Dlatego tak przyciąga nas migający alert SMS lub chęć nostalgii za starymi śmieciami znalezionymi podczas sprzątania.

Problem polega jednak na tym, że w tym samym czasie mózg „wstrzykuje” kortyzol, hormon stresu. I okazuje się, że kiedy wykonujemy wiele zadań jednocześnie, jesteśmy jednocześnie szczęśliwi i spięci.

Ale czy to oznacza, że wielozadaniowość negatywnie wpływa na nasze życie i pracę? Aby się tego dowiedzieć, spójrzmy na wszystkie aspekty tego zjawiska.

Plusy i minusy wielozadaniowości

Podczas wielozadaniowości osoba ma skłonność do powierzchownego przetwarzania informacji, dlatego nie ma wystarczającej bazy wiedzy i jest słabo poinformowana o badanych zagadnieniach.
„Multi-narzędzie” podświadomie przekazuje dane z jednego zadania do drugiego i dlatego popełnia błędy. Przy niewystarczającej koncentracji uwaga jest rozproszona.
Niewłaściwa wielozadaniowość jest męcząca – a zmęczona osoba pracuje gorzej.
Jak już wspomniano, wielozadaniowość jest obarczona mnóstwem rozpoczętych i niedokończonych spraw.

Dzięki odpowiedniemu planowaniu pracy wielozadaniowość naprawdę pomaga rozwiązywać wiele zadań jednocześnie.
Trenuje mózg i rozwija koncentrację.
Osoby, które potrafią efektywnie pracować w warunkach wielozadaniowości, są w stanie szybko reagować w sytuacjach siły wyższej i błyskawicznie wnikać w kluczowe koncepcje problemu. W niektórych sytuacjach ta właściwość jest o wiele ważniejsza niż umiejętność skrupulatnego przestudiowania zagadnienia, rozebrania go „po kościach” i dopiero wtedy podjęcia decyzji. Czasami może być za późno.

Wielozadaniowość w pracy: nie możesz dokonać ułaskawienia?

Co zrobić z osławioną wielozadaniowością – spróbować się jej pozbyć i nauczyć się robić wszystko w porządku, czy jakoś to usystematyzować, by przynosiło więcej pożytku niż szkody? Oczywiście drugi.

Nawiasem mówiąc, praca w środowisku wielozadaniowym przynosi dobre efekty w dziedzinie biznesu, zarządzania, pedagogiki, turystyki i innych nisz, w których trzeba rozwiązać kilka problemów, gdy tylko się pojawią. Najważniejsze tutaj jest nauczenie się, jak go prawidłowo używać, aby nie działało jak w tym dowcipie o Czukczi, który zaprzęgał jelenia do Zhiguli. Aby wielozadaniowość była narzędziem, a nie balastem, musisz ustalić dla siebie kilka ważnych zasad.

Jak efektywnie pracować w środowisku wielozadaniowym?

Wielozadaniowość to złożona i kapryśna właściwość naszej psychiki. Jest jak niezłamany koń. Jeśli nie umiemy sobie z tym poradzić, to nas siodła i wykańcza, wyciska wszystkie soki.

Nie należy mylić wielozadaniowości z dezorganizacją. Wielu, którzy uważają się za fajnych „wielozadaniowych”, po prostu nie wie, jak zorganizować swój czas.

Prawdziwa wielozadaniowość to umiejętność skoncentrowania się tylko na jednej rzeczy przez określony czas, przejście na inną w określonym momencie i całkowite zanurzenie się w nowej pracy.

Rozwijaj dyscyplinę i koncentrację – a wtedy wielozadaniowość nie zamienia się w grzęzawisko, bezpowrotnie wciągające cały czas i energię swojego właściciela.

Jeśli znajdziesz błąd, wybierz fragment tekstu i naciśnij Ctrl + Enter.