Зручні для використання версії інструкцій П-6 "Про порядок приймання за кількістю" і П-7 "Про порядок приймання за якістю"

Відвідувачі цього сайту мені не раз задавали питання, приблизно такого змісту: "Інструкції П-6 і П-7 надруковані на 11 сторінках кожна. Дуже багато" води ". Мабуть їх бюрократичне походження наклало відбиток. Хтось хотів більш детально розписати і регламентувати всі можливі варіанти дій, а в результаті вийшов зайве громіздкий і складний для сприйняття документ. І, звичайно, складний для виконання. Не кожен, навіть фахівця, вистачить терпіння і уваги дочитати ці інструкції до кінця, не те що скористатися їхнім досвідом використання. Чи можна творчо його переробити і розмістити на цьому сайті полегшені версії цих інструкцій з викладом основних ідей і положень? "Я спробував викласти основні важливі положення цих інструкцій в зручному для користування вигляді. Нижче наводиться light versions (полегшені варіанти) інструкцій П-6" Про приймання за кількістю "і П-7" Про приймання товарів за якістю ".

Треба відразу обмовитися, що інструкції не є обов'язковими до виконання учасниками економічного процесу. Всі описані в них процедури застосовуються у взаємовідносинах між учасниками процесу, тільки в разі посилань на дотримання цих інструкцій в договорах між організаціями. А робота по цих інструкцій дуже зручна, так як в інструкціях задаються певні стандарти процесів, які чітко визначають зони відповідальності та порядок дій в проблемних ситуаціях.

Інструкція П-6. Про порядок приймання продукції за кількістю

Інструкція зобов'язує відправника упакувати, опломбувати і маркувати кожне вантажне місце таким чином, щоб забезпечити збереження при транспортуванні і простоту і легкість приймання конкретного вантажу. Також відправник зобов'язаний забезпечити вантаж усіма необхідними супровідними документами, відповідно до стандартів і чинного законодавства. Потрібно щоб за супровідними документами можна було просто визначити, кількість місць, кількість продукції в кожному з місць, вартість продукції, пункт відправлення, пункт призначення, всі необхідні об'ємно-вагові характеристики вантажу, а також інші характеристики, які потрібно знати одержувачу і транспортним організаціям про конкретному вантаж.

При прийманні вантажу від транспортної організації одержувач зобов'язаний перевірити опломбування або відсутність ознак розкриття вантажних місць. Якщо такі виявлені, або (і) відсутня пломба, то повинен бути складений акт про виявлення даного факту одержувачем і представником транспортної організації.
Одержувач зобов'язаний перевірити відповідність маркування вантажу і кількості вантажних місць та (або) їх ваги того, що значиться в супровідних документах. При виявленні розбіжностей необхідно укласти відповідний акт з підписом одержувача і представника транспортної компанії (водія).
Одержувач зобов'язаний перевірити збереження упаковки кожного вантажного місця. При виявленні проблем з безпекою, також, повинен бути складений відповідний акт.

При прийманні вантажу від представника транспортної організації в разі, якщо упаковка не ушкоджена, фактична кількість місць і вага відповідають зазначеним у супровідних документах, перевірка внутрітарних вкладень не проводиться. В іншому випадку така перевірка повинна бути проведена і за її результатами повинен бути складений відповідний акт, підписаний представниками одержувача і представником транспортної компанії (водієм).

Повна перевірка внутрітарних вкладень повинна проводиться на складі одержувача силами одержувача. Одержувач може і повинен запропонувати відправнику (його представнику) брати участь в перевірці. У разі відмови відправника від участі в прийманні, одержувач виробляє прийомку самостійно. Термін проведення повної перевірки - 24 години з моменту отримання швидкопсувних вантажів, 10 днів з моменту отримання всіх інших типів вантажів. Для районів з достроковим завезенням - Крайню Північ і т. П. Свої терміни приймання - 30 днів для товарів виробничо - технічного призначення, 60 днів для товарів народного споживання, 40 днів для продовольчих товарах (швидкопсувних), 48 годин для швидкопсувних продовольчих товарів.

Якщо в супровідних документах не вистачає інформації для опису параметрів прийнятої продукції, то при прийманні складається акт, в якому вказуються фактично виявлені значення цих параметрів (НАПРИКЛАД: в супровідних документах вказано асортимент і кількість коробок, а кількість одиниць по кожному артикулу асортименту не вказано. Тоді і складається акт - специфікація із зазначенням фактичної кількості одиниць по кожному артикулу).

У тому місці, на складі одержувача, де проводиться приймання продукції, повинна бути забезпечена її збереження. Не повинно бути доступу осіб, які беруть участі в прийманні.

Якщо при прийманні виявлена \u200b\u200bнедостача або будь-яке інше невідповідність за кількістю, або вазі, то приймання повинна бути зупинена. Одержувач відправнику повинен відправити повідомлення (отримання якого відправник повинен підтвердити) з описом виявленої проблеми і з вимогою надіслати представника одержувача для продовження приймання. Якщо відправник дозволить продовжувати приймання без свого представника, то він повинен надіслати одержувачу офіційний лист це підтверджує. І в тому і в іншому випадку, за результатами повної приймання (включаючи внутрітарние вкладення) отримувачем підписується екземпляр супровідного документа, який відправляється відправнику, як підтвердження про те, що вантаж отриманий в повній відповідності з супровідними документами. Якщо є які-небудь невідповідності, то складається акт встановленої форми, який підписується представником відправника і (або) уповноваженими особами одержувача. Примірник акта передається (надсилається) відправнику.

Якщо є підстави для покладання відповідальності за проблеми, виявлені під час приймання вантажу, на транспортну організацію, той, хто наймав цю транспортну організацію для здійснення послуг доставки та експедирування (відправник або одержувач), зобов'язаний ці претензії пред'явити. (Мої коментарі: в оригінальному тексті інструкції написано, що це повинен зробити одержувач. Я вважаю, що інструкція була створена за часів державної економіки. Тому кожна ланка ланцюжка поставок - відправник, транспортна організація, одержувач, між собою узгоджені були, вони ні чим не були об'єднані і кожен здійснював свою функцію, підкоряючись своїм власним керівництву. І цю відповідальність треба було на когось покласти. І її поклали на одержувача, як ланка, яка приймає вантаж і виявляє проблеми виникли з товаром під час транспортування).

Інструкція П-7. Про порядок приймання продукції за якістю і комплектності

Інструкція зобов'язує відправника забезпечити упаковку, маркування та опломбування кожного вантажного місця таким чином, щоб забезпечити збереження якості та комплектності продукції, що поставляється під час транспортування.
Продукція, яка не пройшла перевірку за якістю і комплектності у виробника і (або) відправника, відвантажуватися не повинна.

Відправник зобов'язаний забезпечити відповідність фактичної якості і комплектності продукції, що поставляється того, що зазначено в супровідних документах - сертифікатах, ветеринарних свідоцтвах, технічних паспортах та т. П.
Якість продукції, що поставляється повинно відповідати якості затвердженого сторонами зразка (еталона).

У заявці на транспортування в транспортну організацію повинні бути детально викладені всі правила і умови транспортування і кріплення вантажу в кузові. Це повинно бути в точності виконано транспортної організацією з метою збереження якості вантажу.
При прийманні вантажу одержувачем з транспортної компанії (при передачі вантажу водієм одержувачу) одержувач повинен перевірити дотримання заявлених умов транспортування і стан прийнятого вантажу на наявність зовнішніх пошкоджень упаковки. У разі виявлення невідповідностей і пошкоджень складається акт встановленої форми. Акт підписує представник транспортної компанії (або водій) і представник одержувача.
У разі відмови представника транспортної організації від співпраці (вантаж зданий водієм - експедитором без перевірки будь-якого відповідності) на супровідних транспортних документах повинна бути зроблена відповідна відмітка одержувача.

Продукція надійшла без пошкоджень тари, приймається на складі кінцевого одержувача силами одержувача.

Терміни приймання продукції за якістю і комплектності:

для швидкопсувної продукції - до 24 годин з моменту отримання вантажу;

для всієї решти продукції - до 20 днів - при поставці з іншого міста, до 10 днів - при поставці від постачальника одержувачу в одному і тому ж місті;

для важкодоступних районів з достроковим завезенням - продукція виробничо-технічного призначення приймається в термін до 30 днів, товари народного споживання - термін до 60 днів, продовольчих товарах (швидкопсувні) - в термін до 40 днів, швидкопсувні продовольчі товари - в термін до 48 годин з моменту отримання вантажу.

Роздрібні торговельні організації можуть актувати виявлені, в процесі підготовки продукції до продажу, виробничі недоліки протягом 4 місяців з моменту отримання товарів. Акт про виявлення виробничих недоліків повинен бути складений і відправлений відправнику і (або) виробника на протязі 5 днів з моменту виявлення виробничих недоліків.

Якщо приховані недоліки виявлені в процесі обробки, яка проводиться послідовно двома або кількома підприємствами, актування має проводиться протягом чотирьох місяців з моменту отримання продукції даним підприємством, яке виявило недоліки.

Акт для продукції з гарантійними термінами зберігання і експлуатації повинен бути складений не більш, ніж за п'ять днів з моменту виявлення недоліків, але не пізніше закінчення гарантійних термінів. Якщо для складання акту необхідний приїзд виготовлювача (відправника), то до 5 днях додається час, необхідне для його приїзду.

Актування товарів, гарантійний термін яких обчислюється з моменту продажу в роздрібних точках, може відбуватися в період їх зберігання до продажу, незалежно від часу їх отримання.

Приховані недоліки - це недоліки товару, які не можуть бути виявлені лише в процесі обробки, підготовки до монтажу і монтажу, випробування, використання і зберігання.

До приймання за якістю і комплектності повинні бути допущені тільки особи володіють відповідними компетенціями і підготовкою. Допуск осіб не зайнятих у прийманні в зону прийому повинен бути закритий.

У разі відсутності документів або інформації в документах про деякі параметрах якості прийнятої продукції, складається акт, в який заносяться фактично виявлені значення відсутніх параметрів якості, або даних про комплектності.

Якщо між постачальником і одержувачем є відповідна домовленість (відображена в договорі), то одержувачем може бути здійснена вибіркова перевірка за якістю і комплектності, результати якої можуть поширені на всю партію отриманої продукції.

Якщо в процесі приймання виявляється невідповідність рівня якості заявленому постачальником у відповідних документах і зобов'язання, то приймання припиняється і викликається представник постачальника для продовження приймання в його присутності. Якщо постачальник письмово дозволяє проводити приймання далі без свого представника, то приймання триває до кінця зі складанням акту, в який заносяться всі виявлені невідповідності. Примірник акта надсилається постачальнику, або представнику постачальника. Якщо постачальник знаходиться в тому ж місті, а продукція швидко псується, то представник постачальника зобов'язаний з'явитися не більше, ніж протягом 4 годин з моменту отримання інформації про виявлені недоліки від одержувача продукції.

Якщо умовами поставки передбачено відбір зразків (проб) для перевірки якості, то він повинен бути здійснений особами уповноваженими здійснювати приймання за якістю. Зразки відбираються наступним чином: один екземпляр - постачальнику, один екземпляр - одержувачу, один примірник (у разі потреби, або якщо це передбачено домовленостями) - в експертну організацію. Всі зразки забезпечуються маркуванням:

номер і дата документа, за яким надійшла партія товару, з якої відібрано зразки,

учасники комісії з відбору зразків і проб,

час і місце складання акту з відбору зразків і проб,

виробник (відправник) продукції,

номера вантажних місць в партії товару, з яких здійснювався відбір зразків і проб,

інша необхідна інформація.

Якщо неналежну якість товарів виявлено кінцевим покупцем після покупки товару в магазині, то одержувач надає постачальникові наступні документи:

заяву покупця про обмін товару;

стандартні документи від магазину підтверджують неналежне якість товару,

розписку покупця про зроблений обміні товару, або про отримання його вартості.

Виробник (постачальник) має право перевірити якість забракованої і повернутої одержувачем продукції і опротестувати факт бракування при наявності достатньої доказової бази або виявлених фактів для цього.

Якщо між постачальником і одержувачем є відповідна домовленість, то збитки, які несе одержувач через реалізацію продукції з виявленими недоліками за зниженою ціною, покриваються постачальником.

Нова складська логістика 2001-2019

« шість П»- це правило для професійного і особистого успіху. Ось її формулювання: «Процес попереднього планування зумовлює продуктивний підхід».

Попереднє планування має 7 переваг.

1. У процесі планування ви неодмінно будете продумувати все до найдрібніших подробиць, що, безумовно, допоможе досягти успіху.

2. ретельне обдумування майбутніх дій сприяє їх ефективному плануванню, при цьому економлячи час зусилля і гроші.

3. Добре вивірений і продуманий план допоможе знайти якісь упущення і недоліки, що потім можуть нашкодити вашому бізнесу. Запитуйте себе «а що якщо ...?». Наприклад: «Що погане може статися, якщо я буду діяти тим чи іншим способом?».

4. Завдяки попередньому плануванню можна заздалегідь визначити слабку ланку в плані і підстрахуватися. Ви виявите фатальну помилку, що могла і далі залишатися непоміченою і погубити всю вашу витівку. Якраз для цього і потрібно планування.

5. При плануванні виявляються потенційні перспективи і сильні сторони, які можуть бути використані в подальшому. Часом можна і зовсім не здогадуватися про сильні сторони до того часу, поки не провести ретельне планування.

6. Планування може точно розподіляти час, фінанси і засоби на кілька головних цілей. Не маючи чітке фокусування навряд чи можливо уникнути розкидання і витрати сил даремно з невпечатляющімі результатами.

7. Планування дозволяє заощадити багато годин, місяців і часом років невдалих спроб, розчарування і вберегти втрату енергії.

Планування це вміння, дисципліна, а також здатність і звичка. Отже, цьому можна навчитися і розвинути до надзвичайно за допомогою багаторазових вправ і практики. Причому навчитися цьому вміння досить легко, ніж вам здається.
Якщо казати простою мовою, То план це всього-на-всього список всіх дій необхідних для отримання результату. Напишіть на аркуші паперу все, що, як ви вважаєте, чи допоможе досягти мети. Коли у вас виникає нова думка, то негайно ж запишіть її в список. Регулярно переглядайте його, додавайте щось нове і якщо треба, то змінюйте. Нехай цей список стане проектної схемою для будівництва вашого «будинку мрії» - досягнення відмінного результату.

Навіть сам факт планування здатний підвищувати якість всього процесу досягнення потрібних цілей. Хочете досягти успішного і яскравого фінішу? Тоді докладете всіх зусиль і складіть план максимально ретельно і детально. Чим якісніше буде ваша робота, то тим більше можливостей і ідей можна досягти.

Пам'ятайте, що здатність чітко визначати і формулювати свої бажання, записувати їх, складати план і працювати згідно з ним є ключем до особистої ефективності, зростання і вищої темпу прогресу.

"Тайм менеджмент".

Система ефективного управління часом.

Робочий зошит

Москва, 2010 р

тест Філіпа Зімбардо.

1. Що таке час?

1.1. Що таке відчуття часу?

1.2. Навіщо потрібно почуття часу?

1.3. Методи розвитку почуття часу.

1.4. Спотворення почуття часу.

2. Що таке «Тайм-менеджмент»?

3. Цілепокладання - основа тайм-менеджменту.

3.1. Принцип «ГОРІЛКИ».

3.2. TOTE - модель.

4. Розстановка пріоритетів.

4.1. Метод «АБВ».

4.2. Матриця Ейзенхауера.

5. Керування часом.

5.1. Правило 6 «П».

5.2. Метод Франкліна.

5.3. Метод «Альпи».

5.4. Прості способи управляти часом.

6. Викрадачі часу.

Ви говорите, час проходить?

Це помилка. Час стоїть. Проходьте ви.

Народна мудрість

Виберете найбільш близьку для Вас «Тимчасову зону»:

Зона 1: Я віддаю перевагу спокійне життя, вільну від зайвої напруги. Я люблю працювати у власному темпі і займаю розслаблену позицію по відношенню до граничних (крайнім) термінів. Я вважаю, що якщо щось не зроблено точно в строк, то це не має особливого значення. Я не особливо добре організований і рідко вчасно приходжу на зустрічі.

Зона 2: Найбільше задоволення приносить мені спілкування з друзями. Я люблю вечеряти в компанії і відвідувати вечірки. Я часто роблю імпульсивно і не завжди достатньо продумую наслідки своїх вчинків. Я скоріше буду вести себе спонтанно, ніж намагатися планувати кожну деталь життя. Я віддаю перевагу роботі, що відрізняється великою різноманітністю, і ту, де можна швидко бачити результати своєї праці.

Зона 3: Я намагаюся ретельно організувати своє життя і вважаю за краще заведений порядок різноманітності. Я уважний до свого харчування, регулярно виконую фізичні вправи, маю медичну страховку і застрахував своє життя. Я ретельно продумую свої дії.

Зона 4: Я люблю працювати в умовах стислих кінцевих термінів і пишаюся своєю пунктуальністю. Зазвичай я добре організований і найкраще працюю в напружених умовах. Я згоден, що мені складно розслабитися. Мені подобається вирішувати завдання, що містять виклик. Як правило, я приходжу на зустрічі вчасно і в останню хвилину.

Що показав Ваш вибір:

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

1. Що таке час?

Кожна людина розуміє час по-різному, тому у поняття «час» безліч визначень.

Завдання №1: Дайте визначення поняттю часу, від імені представлених нижче персонажів:

час

color: black "\u003e Час _____________________________________________________________________________________________________________

color: black "\u003e Час ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

color: black "\u003e Час ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

color: black "\u003e Час ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

1.1. Що таке відчуття часу?

Справді, що таке почуття часу?

Це внутрішній голос, здатний дати відповіді на питання наступного плану: «скільки часу займе виконання певних завдань?», «Скільки їхати від будинку до роботи?», «Котра зараз година?». Власне, для багатьох цей голос відомий під терміном «внутрішній годинник».

Почуття часу це:

___________________________________

Цікавий факт:

... Відчувати час можна тільки тілом, практично на рефлекторному рівні. Центр почуття часу розташовується найчастіше в області грудної клітини. У деяких - в околицях серця, у інших ближче до живота ...

1.2. Навіщо потрібно почуття часу?

Почуття часу має величезне значення для успішної роботи і взагалі життя людини. Подивимося, де конкретно можна застосувати воно, яке положення займає по відношенню до інших компонентів управління часом:

1. ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2. ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3. ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

1.3. Методи розвитку почуття часу

Отже, ми переконалися, що почуття часу - важлива складова повсякденності. Але от питання: важлива-то вона важлива, а як мені цю складову змусити працювати на себе? Чи є вправи, методики, що дозволяють підвищити точність моїх внутрішнього годинника? Вправи не тільки є - вони прості у виконанні, і досить швидко приносять реальні результати.

Розглянемо наявні в нашому арсеналі і доступні кожному вправи для розвитку почуття часу.

Найпростіша вправа - калібрування.

Виконується наступним чином:

Перед початком події дивимося на годинник і говоримо собі: «Я виконаю його за N хвилин». При цьому пам'ятайте, що закладати годину на десятиминутное справа - свідомо обманювати самого себе. Призначайте реальні терміни для виконання!

Завдання №2:

font-size: 12.0pt; font-family: "times new roman\u003e Намалюйте в прямокутнику як виглядають Ваші внутрішній годинник. Подумайте, скільки вам для цього необхідно часу. Напишіть час, яке ви для себе встановили, у верхньому правому куті. Постарайтеся укластися в цей час.

Пам'ятайте!

П'ять хвилин похибки при годині роботи - 12% вашого тимчасового капіталу. Більше 1000 годин на рік !!! Дозволена така розкіш? Вирішувати вам, але 1000 годин - це все-таки забагато. Як вправа, калібрування можна практикувати в будь-який час в будь-якому місці. Для цього потрібні лише дві речі: годинник і будь-яке заняття. Перші результати калібрування з'являються вже на 3-4 день.

Наступна вправа, що займає перше місце по ефективності - хронометраж.

Що це таке? Ви берете бланк, на якому розлініяна таблиця з декількох полів: час початку, час закінчення, справа. Далі протягом дня заносите туди всі, що робите. Фіксуєте час початку - закінчення, і коротко - назва справи.

Наприклад:

Час початку	Час закінчення	справа
10.07	10.50	Дорога на роботу
10.55	11.44	Підготовка до зустрічі

Для чого ми фіксуємо це на папері? Адже можна і в голові запам'ятовувати. Однак, погодьтеся, що навряд чи ви згадайте з точністю до хвилини що робили протягом позавчорашнього дня. А тиждень тому? По-друге, виносячи ці дані на папір, ми розвантажуємо нашу пам'ять. Їй абсолютно немає потреби зберігати всі ці записи. Нехай цим займеться папір.

Наша мета - виробити почуття часу, а не запам'ятовувати, що і коли ми робили. І найголовніше - що сам процес запису переводить фокус нашої уваги на час - а саме це нам і потрібно.

Результати хронометражу наступні:

За 4-6 тижнів людина напрацьовує 80% точності свого годинника. Цього цілком достатньо, щоб отримувати хороші результати в плануванні часу. Слід зауважити, що людині, чиє життя було і до занять жорстко регламентована, може знадобитися всього 1-2 тижні. А людям творчим, хто на годинник ніколи не звертав уваги, і 8 тижнів виявиться недостатньо.

Завдання №3:

Розпишіть докладно свій вчорашній робочий день, використовуючи хронометраж.

Час початку	Час закінчення	справа

А тепер порахуйте, скільки часу з 8 годин ви використовували даремно.

1.4. Спотворення сприйняття почуття часу.

Наша свідомість може перебувати в різних станах. У кожному стані час сприймається особливо. І найголовніше - є контраст між сприйняттям часу, коли ми емоційно збуджені (позитивно або негативно), зосереджено працюємо, спимо, або занурені в роздуми (перебуваємо в роздумах).

Цікавий феномен:

... Якщо людина перебувала в трансі близько години, і після виходу його запитати, скільки пройшло часу, то відповідь розташований в інтервалі 5-10 хвилин ...

підсумок:

Таким чином, почуття часу є у кожного з нас. Розвинене воно добре або слабо залежить від роду діяльності. Будь-яка людина може легко і просто підвищити точність своїх внутрішніх годин. Потрібно трохи зусиль і деякий час, як, втім, і в тренуванні будь-якого іншого навику. Додайте до цього крапельку здорового глузду і трохи сміливості у прийнятті рішень - і ви зможете сповна порадувати себе і оточуючих результатами використання внутрішнього годинника. І останнє: у своїй роботі потрібно враховувати спотворення сприйняття часу. Цим ви додасте собі шансів на успіх.

Почуття часу - дуже важлива частина управління власним життям. Почніть його розвивати, прикладіть трохи зусиль - і досить скоро отримаєте пристойний результат. Погодьтеся, краще, що мотивує в роботі - це позитивні результати нашої роботи. Тим більше, якщо ці результати адекватні затратам.

2. Що таке Тайм-менеджмент?

Тайм-менеджмент - мистецтво управління власним часом. Це вміння визначати, що є головним, а що - другорядним, до чого в першу чергу варто докласти зусиль, а що може і почекати. Якщо людина вміє керувати своїм часом, поспішати йому не потрібно - можна спокійно займатися вирішенням ключових завдань.

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3. Цілепокладання - основа тайм-менеджменту!

Коли я не знаю, на яку гавань мені тримати курс,

жоден вітер не буде для мене попутним.
Луцій Анней Сенека

Щоб досягти чогось, ми спочатку повинні точно знати, чого саме ми хочемо. Тільки наявність чіткої мети дає можливість досягти багато чого. Людина без мети, старанно щось робить, як корабель у відкритому морі, що йде на повному ходу, не знаючи курсу.

У всіх людей, що досягли значного успіху в житті, мета була. Більш того, була мрія. Яскрава, велика і нездійсненне.

Молодий Білл Гейтс на зорі розвитку компанії Microsoft сказав: «Наше програмне забезпечення буде встановлено на кожному комп'ютері в світі». Чиє програмне забезпечення встановлено зараз на вашому комп'ютері? Не поспішайте відразу братися за глобальне - почніть з того, що визначите чотири головні ваші цілі на цей рік. Тримайте їх на увазі, пам'ятайте про них, - і намагайтеся кожен день робити щось для їх досягнення. Ставте цілі! Це вірний шлях до успіху.

3.1. Принцип «ГОРІЛКИ»:

"Давайте будемо реалістами і зробимо неможливе" .

Че Гевара

Якщо хочеш, щоб твої цілі були втілені в життя, сформулюй їх так, щоб вони були:

· В_______________________________________________________________

· Про_______________________________________________________________

· Д_______________________________________________________________

· До_______________________________________________________________

· І_______________________________________________________________

Якщо не будеш ставити перед собою зухвалі, здавалося б недосяжні, цілі, і намагатися їх досягти, ти ніколи не дізнаєшся, на що ти здатний.

Намагаючись досягти зухвалих цілей, ти ростеш. У міру цього зростання, перед тобою відкриваються нові можливості точно так же, як якщо б ти піднімався в гору і перед тобою відкривалися нові горизонти. Відкривши ці нові можливості, ти ставиш перед собою нові зухвалі цілі. Таким чином, почавши зухвале рух, ти приводиш в рух потужний механізм власного невпинного і натхненного зростання, розкриваючи приховані в тобі безмежні можливості.

Такий же ефект можна спостерігати і в бізнесі, якщо ставити перед компанією зухвалі цілі і мобілізовувати людей на їх досягнення.

3.2. TOTE-МОДЕЛЬ

Абревіатура, що позначає послідовність операцій:

Перевірка (проба) - Дія - Перевірка (проба) - Вихід (Test - Operate - Test - Exit), яка описує класичну ланцюг зворотного зв'язку, провідного фактора будь-якої поведінки.

Модель ТОТЕ має наступні етапи:

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________;

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________;

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________;

Завдання №4:

Поставте собі дві мети, використовуючи один з методів целепологания.

Метод «ГОРІЛКИ»

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Модель -TOTE

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

4. розстановка пріоритетів

Розстановка пріоритетів має два аспекти:

Важливість. Терміновість.

1. Важливість.Розглядайте різні групи завдань по черзі і співвідносити їх з вашої початковою метою - збільшенням прибутку, підвищенням задоволеності клієнтів або чимось ще. Запитайте себе, чи буде виконання цього завдання безпосередньо сприяти досягненню вашої мети. Помітьте кожну групу робочих завдань буквами А, Б або В, де «А» означає, що справа має велике значення для досягнення мети, а «В» вказує на те, що воно слабо пов'язане з вашою головною метою.

2. Терміновість.Термінові питання - це ті, які необхідно вирішити якомога швидше. Розставляючи пріоритети, ви повинні відокремити терміновість від важливості. Деякі справи заслуговують лише рівня значущості «В», тому що не відносяться безпосередньо до вашої мети, але при цьому ви знаєте, що їм потрібно приділити увагу, і скоріше.

4.1. Метод «АБВ»

Можна розставити всі групи завдань в порядку пріоритетності. Перш за все, необхідно буде взятися за справи по-справжньому термінові, Навіть якщо вони і не настільки важливі. Потім йдуть всі інші справи в порядку значимості:

Термінові і важливі. Термінові. Важливі (А). Важливі (Б). Важливі (В).

Навіть найменш значущі питання свого часу доведеться вирішити, тому що, в кінцевому рахунку, вони стануть терміновими і тому перемістяться в верхню частину списку - якщо ви не стали займатися ними відразу ж.

Щотижня розташовуйте в порядку значимості всі поточні справи на цей тиждень. Така система не тільки буде нагадувати вам про те, які завдання є для вас ключовими і вимагають особливої \u200b\u200bуваги, але і гарантовано дозволить своєчасно звернути вашу увагу на ті незначні справи, які більше вже не можна відкладати на потім.

Беремося за справу.

З будь-якою справою можна вчинити лише одним з чотирьох способів:

Знехтувати ім. Доручити його іншому. Перенести його на більш пізній термін. Втілити його в життя.

Який варіант вибрати?

1. Знехтувати. Якщо ви сумніваєтеся в необхідності виконання цієї справи, просто не робіть його зараз Швидше за все, ніяких негативних наслідків це не викличе. Вчіться з першого погляду розпізнавати справи, електронні послання і службові записки, якими можна буде знехтувати.

2. Доручити іншому. Чи обов'язково цим питанням повинні займатися особисто ви? Якщо немає, то це означає, що завдання, незалежно від ступеня терміновості, можна делегувати.

3. Перенести на більш пізній термін. Суть в наступному: якщо роботу повинні виконати особисто ви, але не обов'язково терміново, ви можете її відкласти. Єдине зауваження - це знову ж таки співвіднесення тимчасових рамок: не має сенсу, наприклад, переносити десятиденну роботу на кінець цього тижня в світлі авралу, майбутнього наступного тижня.

4. Втілити в життя. Все, що не можна викреслити, доручити комусь іншому або на якийсь час відкласти, доведеться робити самому. Однак на той час, коли ви дійдете до кінця цього сортувального процесу, стопка завдань, які вам необхідно втілити в життя особисто, значно скоротитися.

4.2. матриця Ейзенхауера

Американський генерал Дуайт Ейзенхауер запропонував просте допоміжний засіб для визначення того, який задачі віддати перевагу. Згідно з цим правилом пріоритети встановлюються за такими критеріями, як терміновість і важливість справи.

	ТЕРМІНОВІ СПРАВИ		нетермінові СПРАВИ
В А Ж Н И Е	дозвіл криз невідкладні завдання Проекти, у яких наближається термін здачі		Планування нових проектів Оцінка отриманих результатів превентивні заходи налагодження відносин Визначення нових перспектив, альтернативних проектів
Н Е В А Ж Н И Е	Переривання, перерви Деякі теле. дзвінки деякі наради Розгляд невідкладних матеріалів Громадська діяльність		Рутинна робота деякі листи Деякі теле. дзвінки «Пожирачі» часу Розваги

A. Важливі і термінові. Потрібно зробити негайно, коли вже такі справи у вас є. Хоча саме про них сказано кимось із великих: "Потрібно жити так, щоб важливі справи не перетворювалися в термінові"

Б. Важливі і нетермінові. Самі "скривджені", найбільш ущемляє справи, пов'язані з власним розвитком, навчанням співробітників і т. П. Часто справи типу А з'являються через нехтування справами типу В. Придивіться до своїх справ А - може бути, ви лікуєте слідства, а потрібно лікувати причини? Не витрачати масу часу на наради, а попрацювати впровадити в корпоративну культуру правильні принципи їх організації? Інвестувати час в навчання підлеглого, але зате позбавити себе від аварійних ситуацій, пов'язаних з його помилками?

В. Кепські і термінові. Саме ці справи "прикидаються важливими", маскуючись під справи А. Людині властиво плутати терміновість і важливість: будь-яку термінову він автоматично вважає важливим. В основному саме справи В створюють в фірмах атмосферу безперервного кризис-менеджменту, авралу, метушні. Ще класик наукової організації праці помічав, що на добре організованому підприємстві все робиться неквапливо, ніхто нікуди не біжить і не метушиться. Прямо протилежна картина у нас, на жаль, часто вважається ознакою активної і ефективної діяльності.

Г. Кепські і нетермінові, або Сміттєва корзина. Ці справи потрібно "фінансувати за залишковим принципом". Але вони часто приємні і цікаві, тому з них починають робочий день, вбиваючи ними кращі робочі години.

5. Керування часом

... з 11.00 до 12.00 - зробити подвиг.
Зі списку справ на день барона Мюнхгаузена

Ті, хто домігся успіху в своєму житті, багато часу присвячують плануванню. щоденне планування просто необхідно для підвищення продуктивності і ефективного управління часом.

5.1. Правило 6 «П»

Правило «6П» говорить: правильне попереднє планування запобігає погані показники.

Планувати і думати потрібно завжди на папері. Якщо мети немає на папері, то вона не існує. Перелік завдань - це свого роду карта, яка не дасть Вам збитися зі шляху до наміченої мети.

Робота зі списком запланованих справ в перший же день збільшує продуктивність на 25%. C вечора готуйте список завдань, які потрібно зробити завтра. Прийшовши на роботу, Ви завжди будете знати, з чого почати свій день.

Продовжуйте працювати з складеним списком протягом дня: при появі нового справи вносите його в список з урахуванням пріоритетності по відношенню до раніше запланованим завданням. Виконавши чергове завдання зі списку, обов'язково викреслюйте її. Це дасть Вам відчуття задоволеності своєю роботою, додасть ентузіазму і зарядить енергією.

Плануйте від більшого до меншого, від довгострокового до короткострокового, від цілей життя до плану на день. Кожній задачі ставте фіксовані терміни.

Складне завдання завжди ділите на дрібні підзадачі. Тут добре допомагає дерево рішень, де ключове завдання - дерево, а підзадачі для її виконання - гілки. Продовжуйте «розгалуження» до тих пір, поки процес виконання всієї завдання не стане простим і прозорим.

Перед тим, як почати що-небудь робити, згадайте про правило 10/90: 10% часу, витраченого на планування до початку виконання завдання, заощадить 90% часу при її вирішенні.

5.2. метод Франкліна

Франклін - один з найбільш видних політичних діячів Америки. Він був одним з авторів Декларації незалежності США і під нею стоїть його підпис. У роки боротьби Америки за незалежність Франклін був посланником в Європі і уклав союзний договір з Францією, а потім і мирний договір з Англією. І це ще далеко не повний список того, чим прославився ця дивовижна людина.

Як він встигав займатися всіма цими справами відразу? Він розробив свою власну систему хронометражу, яка допомагала йому ефективно використовувати час.

Модель Франкліна:

Для записів:

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Для кожного дня відводиться своя сторінка з таблицею для списку завдань на день (6-й поверх).

№ Пр. статус опис завдання

У таблиці передбачені два спеціальних шпальти - для позначення пріоритету завдання ( «Пр.») І для позначення статусу. Ці стовпці слід заповнювати по ходу роботи і обов'язково перевіряти в кінці дня. Навіщо вони потрібні?

Оскільки завдання заносяться в список в довільному порядку, стовпець пріоритетів служить для того, щоб, закінчивши планування, Ви чітко бачили, за яку задачу Вам слід взятися в першу чергу. Щоб не сплутати пріоритет завдання з її порядковим номером, рекомендується позначати першочергові завдання буквою « A», Другорядні - літерою« B»І незначні - літерою« C».

№ Пр. статус опис завдання дописати статтю Забрати куртку з хімчистки Відповісти на листи друзів

Стовпець статусів служить для того, щоб Ви бачили, що відбувається з кожним завданням, виконана вона, або ж скасована або відкладена. Завершені справи рекомендують відзначати значком ∨ (Пташкою). Скасовані - з тієї чи іншої причини - значком x (Хрестиком), бажано так само вписати причину, по якій завдання була скасована. Для відкладених справ запис копіюється в план іншого дня (найчастіше - наступного), а в графі «Статус» за поточний день ставиться значок " → "(Стрілка) і вписується дата, до плану денного якої внесено це завдання. Можливо також виділення різних статусів кольором.

Наприклад, в кінці робочого дня моя табличка може виглядати ось так:

№ Пр. статус опис завдання ∨ Закінчити внесення змін до програми → 18/03/1999 дописати статтю ∨ Привітати приятеля з днем \u200b\u200bнародження ∨ Отримати інформацію про курси водіння x (Дружина забрала) Забрати куртку з хімчистки x (Дружина купила) Купити пральний порошок і зубну пасту → 18/03/1999 Відповісти на листи друзів

Це означає, що перша, третя і четверта завдання були виконані, п'ята і шоста завдання були скасовані, так як вони були вирішені без мене, і, нарешті, друга і сьома завдання не були виконані протягом дня, тому я переніс їх на післязавтра ( і на сторінці за 18/03/1999 з'явилися відповідні записи).

Завдання №5:

Складіть список завдань на наступний день після тренінгу.

№	Пр.	статус	опис завдання

5.3. Метод «Альпи»

З чого почати планування за методом «Альпи»?

Перша стадія - складання завдань. Для цього запишіть під відповідними рубриками формуляра "План дня" все те, що Ви хочете або повинні зробити на наступний день:

завдання зі списку справ або з тижневого (місячного) плану; невиконане напередодні; Додати справи; терміни, які треба дотриматися; періодично виникаючі завдання.

Вживайте при цьому скорочення, що відповідають виду діяльності або рубрикам у формулярі "План дня", наприклад:

В - візити, наради;

Д - делегування справ;

До - контроль;

П - в процесі, в справі;

ПК- поїздки, відрядження;

ПР- письмова робота, Ділові листи, диктування;

Т- телефонні розмови;

Ч - процес читання (звітів, циркулярів, газет і т. п.).

Трохи тренування, і Ви зможете так складати список завдань, щоб:

в першому наближенні розподіляти їх по пріоритетності; поділяти їх на затяжні й короткі, нетривалі; перевіряти завдання, пов'язані з особистим контактом на предмет можливості їх виконання більш раціональним шляхом (за допомогою телефону і т. п.).

Що робити після визначення списку завдань на день?

Пам'ятайте, що реалістичний план дня повинен бути завжди обмежений тим, що Ви фактично в стані зробити. Після визначення списку завдань на день Вам необхідно оцінити приблизну тривалість планованих дій, наприклад:

Годинники П - проект вивчення ринку; В - Іванов (експертна оцінка) ПК - новий об'єкт Ч - спеціальний журнал для менеджерів К - Сидоров (статистика збуту) ПР - Васильєв (лист) Т - Шишкін (комп'ютерна програма) Т - Кошкін (нестача персоналу) Т - Сергій (вечірня партія в більярд) Разом 10,0

Очевидно, що тривалість окремих справ неможливо оцінити абсолютно точно. Однак після накопичення деякого досвіду Ви навчитеся більш точно планувати свій час. Майте також на увазі, що робота часто вимагає стільки часу, скільки його є у Вашому розпорядженні. Так що, встановлюючи для окремих справ конкретний проміжок часу, Ви змушуєте себе укладатися саме в цей час. Ви працюєте значно зосередженіше і більш послідовно рятуєтеся від перешкод, якщо під певне завдання Ви відвели певний час.

Завдання №6:

Придумайте свої скорочення, які буде зручно використовувати в вашій роботі.

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

5.4. Прості способи управляти часом!

Цікава інформація

... Психологічні дослідження показують, що максимальна кількість пунктів, які можна утримати в пам'яті, - сім (плюс або мінус два) ...

Крім того, врахуйте такий факт: якщо вас переривають в той момент, коли ви намагаєтеся щось запам'ятати, то, як наслідок, ви начисто це забуваєте. Тому не лінуйтеся записувати свої плани. Тому:

1. Складаємо список справ

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2. Справляємося з паперовою тяганиною

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3. Робимо особисті записи

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

6. Викрадачі часу.

Викрадачі часу зовсім не виношують спрямованих на вас злісних і підступних планів. Скоріше навпаки. Вони чудово користуються вашими добрими відносинами. Ось їх звичні відмовки.

"Мені дуже шкода, що я запізнився". Бреше. Якби він дійсно шкодував, то прийшов би вчасно. Або знайшов би спосіб попередити про запізнення і перенести зустріч.

"Я дійсно хотів з тобою зустрітися". Хотів би - зустрівся б. Будьте впевнені, ваша зустріч в списку його пріоритетів стоїть десь між чищенням черевиків і торішнім снігом. Чи варто витрачати час на людину, яка цінує вас настільки низько?

"Зараз передзвоню". А навіщо? Чому не можна все вирішити зараз? Якщо йому потрібен час на обдумування, чому він не використовував його ДО дзвінка? До речі, дехто після обнадійливою фрази "зараз передзвоню" так більше ніколи і не передзвонює.

"Сподіваюся, я не дуже пізно?". Це припущення звучить зазвичай тоді, коли вже настільки пізно, що просто не можна це не відзначити в розмові.

"Я на хвилинку". Людина, що говорить "я на хвилинку", швидше за все, не вміє реально сприймати час і вимірює його своїми особистими одиницями. Так "пара хвилин" означає півгодини, а "десять" легко перетворюються на годину.

"Я був жахливо зайнятий". Можливо. Але при чому тут ваша домовленість? Або виконуй обіцяне, або відмовляйся від зобов'язань.

Як з ними боротися?

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

завдання №6

Розділіться на групи. Виділіть 4 викрадача часу, які вам постійно заважають. Розкажіть, як їх можна нейтралізувати.

___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Ритм, в якому живе більшість з нас, навряд чи можна назвати спокійним і розміреним. Брак часу, аврал і жорсткий цейтнот є випробуваннями, впоратися з якими під силу далеко не кожному. Постійне перебування в стані «не знаю, за що хапатися» навряд чи можна назвати гідною кандидатурою, коли мова йде про особисту ефективність.

Емоційне напруження блокує продуктивність, призводить до швидкої стомлюваності і апатії. Тому, щоб не стати жертвою стресу або, ще гірше, синдрому хронічної втоми, займемося керуванням часом або тайм-менеджментом.

Усе успішні люди роблять це

Всі успішні люди дуже продуктивні. Вони багато працюють і багато встигають, а це не одне й те саме. Під продуктивністю, в першу чергу, мається на увазі результат, а не процес. Якщо Ви маєте намір підвищити свою продуктивність, твердо вирішите зробити це. Люди витрачають час даремно, тому що вони так і не вирішили підвищити свою продуктивність.

І якщо Ви зважилися, то не відступайте і повторюйте те, що роблять всі успішні люди, поки це не стане Вашою другою натурою. Основний секрет особистої ефективності полягає в правильному розподілі часу. Тайм-менеджмент допомагає уникнути незавидною долі заручника власного бізнесу або кар'єри.

Планування вивільняє час

Ті, хто домігся успіху в своєму житті, багато часу присвячують плануванню. Щоденне планування просто необхідно для підвищення продуктивності і ефективного управління часом.

Правило 6 «П» говорить: правильне попереднє планування запобігає погані показники.

Планувати і думати потрібно завжди на папері. Якщо мети немає на папері, то вона не існує. Перелік завдань - це свого роду карта, яка не дасть Вам збитися зі шляху до наміченої мети. Пітер Ф. Друкер в книзі «Ефективний керівник» призводить хорошу аналогію, стимулюючу до фіксування завдань на папері:

«Люди, що містяться в темному приміщенні, швидко втрачають почуття часу. Але навіть в повній темряві більшість людей зберігають почуття простору. Перебуваючи в освітленому, але замкнутому приміщенні, ви вже через кілька годин перестанете відчувати рух часу. І якщо ви захочете підрахувати, як довго ви перебуваєте в такому приміщенні, ви сильно помилитеся в своїх підрахунках. Тому, якщо ми покладаємося на нашу пам'ять, ми не помічаємо, на що витрачається наш час ... »

Робота зі списком запланованих справ в перший же день збільшує продуктивність на 25%. C вечора готуйте список завдань, які потрібно зробити завтра. Прийшовши на роботу, Ви завжди будете знати, з чого почати свій день.

Продовжуйте працювати з складеним списком протягом дня: при появі нового справи вносите його в список з урахуванням пріоритетності по відношенню до раніше запланованим завданням. Виконавши чергове завдання зі списку, обов'язково викреслюйте її. Це дасть Вам відчуття задоволеності своєю роботою, додасть ентузіазму і зарядить енергією.

Плануйте від більшого до меншого, від довгострокового до короткострокового, від цілей життя до плану на день. Кожній задачі ставте фіксовані терміни.

Складне завдання завжди ділите на дрібні підзадачі. Тут добре допомагає дерево рішень, де ключове завдання - дерево, а підзадачі для її виконання - гілки. Продовжуйте «розгалуження» до тих пір, поки процес виконання всієї завдання не стане простим і прозорим.