Квадрат важливих і неважливих справ. A - термінові і важливі

Кожна сучасна людина прагне бути успішним. Саме з цієї причини настільки популярний тайм-менеджмент. Це методика, навчальна ефективному плануванню. Сьогодні її використовують не тільки політики і бізнесмени, але і прості домогосподарки. Але не варто вважати тайм-менеджмент винаходом останнього десятиліття. Ще півстоліття тому багато зайняті люди замислювалися про підвищення власної продуктивності. Яскравий тому приклад - названа на честь свого творця матриця Ейзенхауера. Як інструмент розстановки пріоритетів її використовував тридцять четвертий президент США, Дуайт Девід Ейзенхауер.

Д. Ейзенхауер - геній ефективності

Дуайт Девід Ейзенхауер займав пост президента США з 1953 по 1961 рік. Цей видатний людина відома і завдяки своїй військовій кар'єрі. Ейзенхауер брав участь у Першій і Другій світових війнах, отримав звання генерала армії. Відомий 34-й президент США і як один із засновників НАТО. Сучасники відзначали, що Дуайт був різнобічно розвиненою людиною з живим розумом, відрізнявся дисциплінованістю та організованістю. Своїм нащадкам видатний діяч залишив такий ефективний засіб планування, як матриця Ейзенхауера. Як інструмент і організації власної діяльності використовувати її може кожен.

Загальний опис матриці Ейзенхауера

Придумав дуже просту і при цьому неймовірно зручну систему планування. Для зручності і наочності свою матрицю він зобразив у вигляді квадрата. Всі заплановані справи Ейзенхауер пропонує ділити на чотири категорії. В першу варто визначити все найважливіше, що вимагає негайного вирішення. У другу - справи і обов'язки, які важливі, але можуть почекати. Третя категорія - все термінове, але не важливе. В останню групу записуються неважливі і нетермінові плани. Матриця Ейзенхауера як інструмент розстановки пріоритетів ідеально підходить для короткочасного планування. З його допомогою можна планувати справи на 1-2 дня. Як же побудувати власну матрицю Ейзенхауера? Вам знадобиться тільки аркуш паперу і ручка. Намалюйте квадрат і розділіть його на чотири рівні частини. Тепер поговоримо про те, які справи куди необхідно записати.

Перший квадрат: найважливіші і термінові справи

У першому сегменті квадрата матриці Ейзенхауера слід записати найважливіші справи, зробити які необхідно невідкладно. При правильному і постійному використанні даної системи планування цей список завжди повинен бути порожнім. Суть матриці зводиться до того, щоб встигати робити важливі справи в призначені терміни і не допускати авралів. Зрозуміло, якщо ви тільки починаєте використовувати дану систему планування, 1-2 позиції в даній категорії можуть бути.

Які ж важливі завдання можуть бути гідні розміщення в блоці «Що зробити необхідно невідкладно»? Студент в даній категорії може розмістити здачу іспиту, керівник компанії - зустріч з партнерами по бізнесу, домогосподарка - виклик аварійної служби при проблемах з водопроводом. Графік оцінки пріоритетності справ повинен охоплювати всі сфери вашого життя. Сімейні плани і справи, відвідування лікарів і стилістів, походи по магазинах - все це слід вписувати в матрицю Ейзенхауера. Наприклад, якщо у вас сильно заболів зуб, візит до дантиста може бути внесений в перший квадрат денного плану (як важливу справу, яку не можна відкласти).

Другий квадрат: значущі завдання, які не потребують моментального виконання

Одна з найбільш значущих зон матриці Ейзенхауера - це її другий квадрат, в який необхідно записати важливі справи, які не мають стислі терміни. При ефективному використанні системи планування тут завжди повинні бути якісь завдання. Важливо своєчасно звірятися зі своїм особистим планом в даній категорії і слідувати йому. Запишіть в даний квадрат проекти, над якими зараз працюєте. Сюди ж можна внести заплановані дзвінки і зустрічі, написання дипломної роботи. У другому квадраті повинні бути перераховані всі завдання, виконати які необхідно в міру можливості. Система планування передбачає, що саме справи з даної категорії будуть розбиратися перш за все. Тільки в цьому випадку вдасться уникнути форс-мажорів і авралів, і перший квадрат матриці, відповідно, буде залишатися порожнім.

Третій квадрат: термінові, але неважливі справи

Третя зона матриці Ейзенхауера призначена для запису справ, що мають незначний пріоритет важливості, але при цьому вимагають термінового вирішення. Це все те, що знижує вашу продуктивність і заважає виконанню основної роботи. під час складання звіту? Дане завдання має бути вписана в третій квадрат, розв'язати цю проблему необхідно максимально швидко. Сюди ж можна внести перегляд кореспонденції, виконання щоденної рутинної роботи, яка потребує прийняття серйозних рішень. Не забувайте про те, що матриця Ейзенхауера - як інструмент розстановки пріоритетів - повинна допомагати вам тримати під контролем всі ваші справи. Не упускайте дрібниць, і ви досягнете успіху.

Четвертий квадрат: справи нетермінові і неважливі

Останній, четвертий квадрат матриці призначений для запису завдань і варіантів проведення часу, є неважливими і нетермінових. Сам Д. Ейзенхауер називав цю категорію «списком пожирачів часу». У четвертий квадрат пишемо все те, що не робить позитивного впливу на основний вид діяльності, але при цьому позитивно позначається на психоемоційному стані людини. Це особисті розмови по телефону, перегляд розважальних передач, спілкування в соціальних мережах.

Що зробити з четвертого квадрата можна без шкоди власної продуктивності? Матриця Ейзенхауера буде працювати, якщо ви зможете зосереджуватися і не робити перерв під час виконання якоїсь певної задачі. У «пожирачів часу» немає нічого поганого, якщо вони допомагають вам розслабитися і відпочити. Наприклад, можна спробувати розділити свій робочий день на блоки і чергувати активну діяльність з нетривалими перервами на відпочинок.

Приклад заповнення матриці Ейзенхауера

Як швидко освоїти навик ефективного планування з матрицею Ейзенхауера? Почніть зі складання денного планінги. У своєму щоденнику намалюйте квадрат матриці, розділіть його на 4 рівні частини і пронумеруйте їх. Тепер залишається тільки правильно визначити пріоритет власних справ і завдань. Саме для цього і придумана матриця Ейзенхауера. Приклад її заповнення ви можете бачити в нашій статті. Якщо запланований і справ дуже багато, можна для початку виписати їх в чернетці загальним списком.

А як же ставити для себе довгострокові цілі? Матриця Ейзенхауера придумана для короткочасного планування. При роботі з довгостроковими цілями має сенс використовувати окремий список. Далі розбийте складну задачу на кілька підпунктів, і деякі з них внесіть в денний планинг.

У вирі життєвих подій дуже легко заплутатися. Дітей вчать розподіляти правильно свого часу дорослі, які часто і самі відкладають все на потім. Як правило, це саме «потім» ніколи не наступає. Всі заплановані справи плавно відсуваються іншими і під кінець перетворюються в один суцільний кого з невирішених завдань.

Проблема найчастіше полягає не в кількості справ, а в нераціонально складеному графіку. Люди не приділяють належної уваги планування своєї діяльності. Але ж, витративши зовсім небагато особистого часу на навчання основам тайм-менеджменту, можна значно заощадити в майбутньому. Тоді в житті з'явиться місце не тільки для вічних проблем, а й для себе і своєї сім'ї. Однією з найбільш простих і ефективних технік планування є принцип Ейзенхауера.

В чому полягає суть техніки?

Принцип матриці Ейзенхауера полягає в грамотному розподілі завдань в залежності від ступеня їх значущості. Вона допомагає розбити весь перелік справ на важливі і не важливі, термінові і не дуже. За допомогою матриці можна визначити той проміжок часу, який знадобиться на вирішення проблеми, адже щось вимагає більшої уваги, а деякі речі і п'яти хвилин, витрачених на них, не варті.

Щоб досягти успіху, потрібно слідувати певним алгоритмом. Порядок необхідних дій залежить від пріоритетності завдань. Як правило, сконцентруватися на одній меті заважають різні фактори: особисті проблеми, що оточують люди, звички та інше. Позбутися від слабкостей і зосередитися тільки на корисних діях може допомогти метод Ейзенхауера.

Як виник цей принцип, ким сформований?

Обгрунтував описуваний принцип тайм-менеджменту тридцять четвертий президент Сполучених Штатів Америки Дуайт Девід Ейзенхауер. Політичний діяч жодну задачу не міг залишити невирішеною, так що намагався зробити свій графік якомога раціональнішим і оптимізованим. У підсумку всі завдання Ейзенхауер перетворив в матрицю.

Сьогодні ж методом президента користуються і офісні працівники, і менеджери, і великі керівники. Це говорить про те що даний спосіб розподілу пріоритетів і справді дієвий і актуальний.

Що являє собою матриця Дуайта Ейзенхауера?

Квадрат Ейзенхауера (або принципи базується на побудові матриці. Основами матриці є вісь важливості (абсциса) і вісь терміновості (ордината). Їх взаємне те дає чотири квадрати, кожен з яких заповнюється завданнями, згідно з їх розподілом.

Так, для початку варто визначитися, що є важливим, а що терміновим. Важливі справи в найбільшій мірі впливають на досягнення результату, а термінові завдання вимагають негайного виконання. В цілому ж утворюється картина, що дає повне уявлення про стан справ.

Матриця дозволить розставити правильні пріоритети - що може почекати, а що не потерпить зволікань.

Що входить в квадрат А?

Перший квадрат, розташований у верхньому лівому кутку, іменується квадратом А. В цей осередок записуються найбільш важливі і термінові завдання. В ідеалі цей квадрат повинен бути порожнім, так як раціонально розподілений час дозволяє уникнути наявності справ подібного роду в принципі.

До справ підвищеної важливості можна віднести:

проблеми зі здоров'ям, що виникають, як правило, в самий невідповідний час;
то, що може негативно відбиватися на результатах діяльності;
справи, невиконання яких може призвести до виникнення нових проблем.

За наповненість цього квадрата відповідає самоконтроль людини. Адже якщо в осередку А щодня з'являються нові справи, принцип Ейзенхауера не допоможе. Тут слід звернутися до тайм-менеджменту в принципі, але для початку необхідно розібратися з усіма справами, які в найближчій перспективі заповнять квадрат А.

Незважаючи на вищий пріоритет даного квадрата, можна передати вирішення проблем, що заповнюють осередок, кому-небудь іншому. Але це тільки в тому випадку, якщо таке можливо, а справи не вимагають неодмінно особистої участі.

Які завдання передбачає квардрат В?

Дана частина матриці заповнюється щоденними справами. Як правило, сюди входить все те, що заслуговує на найбільшу увагу. Це важливі, але не термінові справи, велика частина яких пов'язана з основною діяльністю людини. Невисока терміновість завдань дозволить не приймати раптових рішень, а конструктивний і розумний підхід дасть можливість виконати всі справи більш якісно.

Діяльність людей, які в основному вирішують проблеми з квадрата В, більш продуктивна. При хороших результатах праці таким людям вистачає часу на особисте життя, вони не відчувають постійні стреси. Даний квадрат складається із завдань, які мають невелике значення і, можливо, в якійсь мірі повсякденні, але саме з них в основному і складається діяльність людини.

Завдання з сектора У сильно впливають як на моральне, так і на матеріальний стан. Це спорт, режим харчування, сну, навчальна і робоча діяльність - ті речі, без яких не обійтися, але їм зазвичай приділяють найменше уваги, пускаючи багато на самоплив.

Які справи входять в квадрат С?

У квадрат З входять ті справи, які не наближають до заповітної мети, а, навпаки, гальмують події, відкладають виконання дійсно важливих завдань. Найчастіше вони вимагають термінових витрат часу, але відволікають і збивають зі шляху. Тут важливо завжди пам'ятати про результати своєї діяльності та цілях і не перемикатися на другорядне.

В даний сектор можна сміливо включати домашні клопоти і дані комусь обіцянки. Загалом, це справи не так важливі, скільки термінові.

Що входить в квадрат D?

У людей, які не вміють правильно планувати час, справи з цього квадрата займають найбільшу кількість часу. Ці завдання швидше можна назвати не проблемами, а приємними клопотами, які до того ж не приносять абсолютно ніякої раціональної користі. Вплив квадрата D необхідно якщо не виключити, то постаратися хоча б зменшити.

Не варто замінювати відпочинок безцільним моніторингом соціальних мереж, переглядом телепередач або серіалів, порожньою балаканиною по телефону. Вільний час можна також провести з користю для себе і оточуючих: сім'ї, близьких і друзів.

Де використовується принцип Дуайта Ейзенхауера?

Описаний прийом розподілу завдань використовується не тільки для раціоналізації часу. Прискорений аналіз за принципом Ейзенхауера застосовується, наприклад, для визначення необхідних функцій торгових об'єктів. Поліпшення товару на всіх етапах життєвого циклу отримало назву Цей принцип об'єднує в собі економічні і технічні прийоми за визначенням співвідношення властивостей товару з витратами на нього. Останні обов'язково повинні бути логічні й окупності.

У чому полягає принцип Ейзенхауера в ФСА, досліджували багато фахівців з країн з ринковою економікою: Франція, Німеччина, Великобританія, США. В результаті було виявлено, що для того, щоб визначити коло відповідних функцій об'єкта, важливо дотримати пропорції між їх необхідністю і вартістю. Принцип Ейзенхауера в ФСА полягає в аналізі товару і розподілі його властивостей за трьома категоріями:

Категорія А. Головні або основні функції: пряме призначення товару, на забезпечення якого необхідно витратити більшу кількість коштів.
Категорія В. Другорядні функції продукту, які є супутніми основним. Наявність таких доповнень вітається, але і відсутність не дуже впливає на продажу.
Категорія С. Зайві функції, відсутність яких жодним чином не позначиться на якості товару. Уникаючи витрат на доповнення, які абсолютно не є необхідними, можна значно заощадити.

Практика застосування принципу Ейзенхауера

Зовсім не обов'язково розподіляти завдання саме в вигляді матриці - в квадраті, але на перших порах можна поступати саме так для забезпечення наочності. Зручно перетворювати стандартний в кілька списків або загальний план, де справи з різних квадратів виділені кольором. Так, наприклад, одночасно термінові і важливі завдання (квадрат А) можна записувати червоним чорнилом, важливі, але не термінові зеленим кольором (сектор В), неважливі, але термінові завдання (квадрат С) - синім, а чорним - неважливі і нетермінові. При цьому ступінь важливості конкретного справи слід оцінити не в розумі, а саме на папері. Так завдання набувають форму, а їх виконання стає більш реальним.

Чому слід застосовувати даний метод?

Принцип може допомогти змінити своє життя в плані раціоналізації особистого часу. Використання даного методу дозволяє витрачати менше часу на виконання непотрібних завдань і займатися найбільш перспективними справами, а також достатній час приділяти повноцінному відпочинку, уникаючи так званих пожирачів часу: телебачення, безцільного блукання по просторах Мережі і тому подібного.

Людина, який застосовує у своїй повсякденній діяльності принципи тайм-менеджменту, не тільки успішніше інших, згідно зі статистикою, але і здоровіше, так як не відчуває постійні стреси, пов'язаних з перевантаженістю і постійними дедлайнами. (Принцип Ейзенхауера або будь-який інший) допоможе оптимізувати свою життєву діяльність у всіх сферах.

6 листопада 2016

Вітаю! Чи траплялося Вам ввечері лаяти себе за те, що за день встигли зробити до образливого мало? Постійно були зайняті, але по-справжньому важливі і термінові справи плавно «переповзли» на завтра?

Особисто я з такою проблемою стикався регулярно. До вечора втомлювався як собака, а по факту - гори невиконану роботи, на кухні бардак і за квартиру вчасно не заплачено.
Я страшенно злився, але чомусь продовжував частенько витрачати час на дурниці, закінчуючи всі важливі завдання наспіх і в останній момент (І, як правило, пізно вночі).

Все це неподобство тривало досить довго. Поки я не почав використовувати простий, зручний і наочний інструмент. На мій погляд, це один з найефективніших способів раз і назавжди прочистити мізки. І навести, нарешті, порядок в справах.

Знайомтеся: матриця Ейзенхауера як інструмент розстановки пріоритетів.

Матриця була придумана тридцять четвертим президентом США Дуайтом Девідом Ейзенхауером (він займав президентську посаду з 1953 по 1961 рік).

Політик розробив універсальну схему, завдяки якій він класифікувати і розсортувати купу щоденних завдань. Думаю, у президента США їх було більш ніж достатньо. В один прекрасний момент Ейзенхауер зробив парадоксальний висновок:

Термінові справи рідко бувають важливими, а важливі справи - терміновими

До речі, матрицю Ейзенхауера настійно рекомендує мій улюблений Стівен Кові в книзі «Головна увага - головним речам». Рекомендую скачати і вивчити.

Суть матриці Ейзенхауера

Проблема більшості сучасних людей - невміння розставляти пріоритети при плануванні. Ми вважаємо за краще спочатку займатися тим, що подобається, залишаючи неприємні, але важливі речі на потім. В результаті цейтнот, стрес і ... синдром.

Техніка від президента миттєво розкладає все «по поличках».

Вона виглядає як чотири квадранта з двома осями. По вертикалі матриця ділиться по терміновості ( «терміново» і «не терміново»), по вертикалі - за важливістю ( «важливо» і «не важливо»).
При цьому до «терміновим» автор теорії відносить те, що не можна відкласти. А до «важливим» - завдання, від вирішення яких залежить повноцінна, успішна і емоційне життя. І як показує мій досвід, все повсякденності можна віднести до одного з квадрантів.

Квадрант А. Важливі і термінові справи

Правильне планування завжди залишає цей квадратик порожнім. Записані в сектор А речі - ознака неорганізованості і неправильної розстановки пріоритетів. «Важливо і терміново» - це форс-мажор, цейтнот і аврал.

Приклад справ з сектора А:

Зубріння предмета в останню ніч перед іспитом
Виклик сантехніка через порив в трубі
Терміновий дзвінок клієнту, який відправив гроші не на ті реквізити
Гострий зубний біль і терміновий візит до стоматолога

Причому, здебільшого з усього цього списку цілком можна було уникнути. Почати зубрити по чуть-чуть кожен день за тиждень до іспиту. Або раз на півроку відвідувати стоматолога для профілактичного огляду. Чи згодні?

Квадрант В. Важливі, але не термінові справи

У сектор У вписують найбільш пріоритетні та перспективні завдання - це наш найцінніший квадратик. Саме з таких справ, в ідеалі, і повинен складатися список «Що зробити» на день. За статистикою, той, хто робить акцент на квадраті В, досягає кращих результатів і при цьому живе насиченим і щасливим життям.

Відсутність фактора терміновості дозволяє вирішувати завдання обдумано і конструктивно. Але варто розслабитися - і багато з зони В швидко «переповзе» в сектор А.

Приклад завдань з сектора В:

Заповнити квитанції на оплату комунальних послуг
Купити продукти на тиждень
Написати звіт про відрядження
Сходити на тренування в спортзал
Записатися на прийом до стоматолога
Зробити фото на пропуск в гараж

Квадрант С. Термінові, але не важливі завдання

90% таких справ відволікають від досягнення важливих цілей, знижують ефективність і заважають зосередитися. Але зробити їх все-таки потрібно (чи ні - вирішувати тільки Вам).

Приклад завдань з сектора З:

Привітати далекого і дуже балакучого родича з днем \u200b\u200bнародження
Сходити на зустріч випускників (йти Ви не хочете, але відмовити незручно)
Миттю відвезти папери на інший кінець міста на прохання колеги

Вміст з сектора З потрібно або не робити зовсім, або приступати до них після повного пророблення завдань зі списку В.

Квадрант D. Чи не термінові і не важливі справи

У D має бути тільки те, що не впливає на якість нашого життя. Ви вже здогадалися, про що мова? Ну, звичайно, про «пожирачів часу»: комп'ютерні ігри, читання комментов в соцмережах, розмови «ні про що» по телефону, безцільні шопінг, розгадування кросвордів. Справи з D-зони потрібно виконувати тільки після того, як всі інші категорії порожні!

Починайте день з того, що нагадуйте собі головну довгострокову мету. Це щось на зразок маяка, на який потрібно орієнтуватися при заповненні матриці Ейзенхауера. Наприклад, мета: «через п'ять років». І кожен пункт в матриці оцінюйте з позиції: «Виконання цього завдання допоможе мені досягти мети чи ні?»
Якщо Вам не подобається ідея кожен день креслити квадрати, можна просто відзначати буквами A, B, C і D справи в щоденнику
Виконуйте всі поточні завдання саме в тій послідовності, в якій вони перераховані вище: А, В, С і D. Тільки тоді Ви будете все встигати і уникнете «завалів» і «авралів». При правильному підході - навіть залишиться час на дурниці з квадранта D
Не використовуйте справи з четвертого сектора для відпочинку в процесі роботи! Практика показує, що соцмережі і «стрілялки» серйозно відволікають і не дають повноцінно відпочити

У матриці Ейзенхауера мене не влаштовував один важливий момент: я не знав, як розставити пріоритети між завданнями з різних областей. З роботою все більш-менш зрозуміло (хоча і там є нюанси). Але ж життя не обмежена «трудовими подвигами»: є ще здоров'я, особистий розвиток, сім'я і спілкування з друзями.

Якщо зовсім коротко, то мою проблему можна було сформулювати так: «Що важливіше - вивчити 10 нових англійських слів або зробити 10 вправ на прес? ».

Для себе я вирішив задачу в такий спосіб. Виділив всі важливі сфери життя: робота, здоров'я, особистий розвиток, комунікації, господарські справи. Ви можете додати в цей список щось ще: догляд за собою (для дівчат), навчання (для студентів) або духовні практики (для шанувальників езотерики).

Залишилося лише простежити за тим, щоб в матрицю були вписані справи з кожної сфери.

Ось так виглядає мій сектор У:

Доопрацювати другу частину проекту для замовника ( «робота»)
3 км в басейні ( «здоров'я»)
Пройти 2 видеоурока з вивчення бізнес-англійської ( «особистий розвиток»)
Купити продукти і приготувати вечерю ( «хоздела»)
Зустрітися з колишнім однокласником, який приїхав в місто на один день ( «комунікації»). До речі, цей пункт можна сміливо розміщувати в секторі З «Горить, але не важливо»

А що я відношу до сектору Д? Перегляд улюбленого серіалу, наприклад, або пиво з друзями в спортбар.

Зрозуміло, що це дуже спрощений приклад і кількість пунктів в секторі В набагато більше. Але такий підхід дозволяє жити повноцінним життям, а не «горіти на роботі» цілодобово. Перевірено на собі!

А Ви використовуєте матрицю для планування поточних справ? Підписуйтесь на оновлення і не забувайте ділитися посиланнями на свіжі пости з друзями в соціальних мережах!

Перше, чого потрібно навчитися в роботі з матрицею, - грамотно в справах. Вміти відрізняти важливе від термінового, не надто термінове від неважливого.

Матриця часу ділиться на 4 квадранта, в яких є 2 осі важливості і стільки ж осей терміновості. У кожен з них вписуються справи і завдання, що допомагає наочно побачити пріоритетність кожного складового: що робити в першу чергу, що в другу і т.д.

Шаблон матриці виглядає наступним чином:

Розглянемо кожен квадрант докладніше.

Важливі і термінові

Ідеальний тайм-менеджмент має на увазі, що цей квадрант буде пустувати. Це обумовлено тим, що при грамотній розстановці пріоритетів і своєчасному виконанні справ завалу просто не буде. Це може бути нормально лише час від часу, але постійний хаос в справах - ознака неорганізованості.

Щоб уникати проблем з квадрантом «А», потрібно організувати грамотне планування в інших областях і виконувати в точності всі пункти. Однак, якщо необхідність його заповнення все ж виникає, то сюди вписуються:

Справи, невиконання яких ставить під загрозу зриву досягнення мети.
Завдання, невиконання яких сприяє появі життєвих труднощів і труднощів.
Завдання, які безпосередньо пов'язані зі здоров'ям.

Не забувайте про. Часто буває так, що справи з квадранта «А» можна доручити іншій людині. Якщо таке можливо - скористайтеся цим правом.

Не забувайте про делегування обов'язків. Часто буває так, що справи з квадранта «А» можна доручити іншій людині.

Важливо, але не терміново

Самі пріоритетні справи і завдання розташовуються тут, тому йому потрібно приділяти максимум уваги. Це повсякденні заняття, терміновість яких не така висока, але вони все ж важливі. Фахівцями було відмічено, що люди, які працюють саме з квадрантом «В», досягають в житті більшого успіху і домагаються намічених цілей. Вони заробляють більше грошей і займаються улюбленою справою, від чого і щасливі.

Так як терміновість у справах відсутня - немає паніки, що робить підхід до їх виконання зваженим і розумним. Це в свою чергу сприяє високої ефективності і продуктивності. Однак не варто забувати, що несвоєчасне виконання справ з квадранта «В» переміщує їх в квадрант «А».

Отже, в цю зону вписуються всі поточні заняття, які пов'язані з щоденними справами: основна діяльність, спортивні заняття, плани на день і т.п.

Терміново, але не важливо

Заняття, які «лежать» в основі цього квадранта, як правило, є відволікаючим чинником. Їх виконання не несе в собі ніякої користі в плані досягнення цілей і не призводить ні до яких результатів. Найчастіше вони тільки заважають зосереджуватися на по-справжньому важливих справах і знижують загальну ефективність. При роботі з матрицею головне - не сплутати справи з квадрантів «А» і «С», в іншому випадку створиться плутанина в пріоритетності справ.

В область «C» можна відносити справи, пов'язані з переговорами і зустрічами, які нав'язані кимсь, зі святкуванням днів народження людей не дуже близького кола, домашні клопоти, які виникають раптово. Так як справи з цього квадранта тільки гальмують і «крадуть» час, то їм потрібно приділяти мінімум часу.

Чи не терміново і не важливо

Від справ, які поміщаються в цей квадрант, немає абсолютно ніякої користі. Ними потрібно займатися в найостаннішу чергу. Навіть якщо ви не будете ними займатися зовсім, то від цього буде тільки краще. Однак враховувати такі справи необхідно, як то кажуть, ворога треба знати в обличчя. Це самі що ні на є «пожирачі» корисного часу, від яких варто позбуватися.

Від справ, які поміщаються в квадрант «D», немає абсолютно ніякої користі.

Але найцікавіше, що справи саме з цього квадранта дуже приваблюють людей. Тут найприємніше і просте, над чим не потрібно працювати. Вони розслабляють і приносять задоволення. Приємне проведення часу робить проблематичним відмова від них.

Сюди вписуються розмови по телефону з друзями і родичами, просиджування в соціальних мережах, інтернет-серфінг, комп'ютерні ігри, перегляд телепередач, тусовки в клубах.

Звичайно, відпочинок для продуктивної роботи важливий, як і кисень для людини, але він теж повинен бути корисним. Замість просиджування цілими вихідними на дивані влаштовуйте виходи і виїзди на природу, розробіть план активного відпочинку, це, до речі, допоможе зміцнити здоров'я. Прочитайте пізнавальну або просто цікаву книгу, на яку раніше не було часу, це підстьобне розум.

Контролюючи своє життя, пам'ятайте, що відпочинок теж повинен бути запланований. Неприпустимо, щоб він був спонтанним. Але і не нехтуйте ім. Це загрожує затяжним неробством, так як перевтома ще нікому на користь не йшло. Тут доречно правило: «Справі час - потісі годину».

Приклад розкладу на кожен день може виглядати так:

Можна розкреслити листи самостійно або скачати готові бланки з інтернету.

розподіл пріоритетів

Спочатку, з незвички, буде проблематично визначити терміновість і важливість кожної справи, але кінцевий результат того вартий. Спробуйте використовувати наступну вправу:

Накресліть таблицю з колонками: № п / п, справа, терміновість, важливість. Кількість рядків регулюйте самостійно, в залежності від довжини списку.
У другій стовпець «справу» впишіть всі завдання і справи, якими ви зазвичай займаєтеся.
Після цього переходите до їх оцінці: наскільки кожне заняття важливо чи терміново.

Щоб це було зробити простіше, використовуйте наступні критерії важливості, ставлячи питання до кожної справи:

Виконання цього завдання необхідно для досягнення моєї ключової мети (Так - значить, важливо; Ні - неважливо).
Невиконання справи тягне за собою серйозні наслідки для поточної діяльності (Так - важливо; Ні - неважливо).

Критерій терміновості:

Якщо завдання не виконати зараз, то вона втрачає свою актуальність (Так - термінова; Ні - нетермінова).

Цей інструмент розстановки пріоритетів значно спростить весь процес роботи. Пройшовши через таке дослідження, ви виявите, скільки часу до цього моменту витрачали даремно і скільки, виявляється, корисного вивільняється.

У нескінченному потоці повсякденних справ з легкістю можна заплутатися, адже з кожним днем \u200b\u200bїх стає все більше. Незавершені вчорашні справи стають сьогоднішніми, а то, що ми не встигли зробити сьогодні, автоматично перекладається на завтрашній день. В результаті всіляких справ може накопичитися стільки, що потім не розбереш: що зроблено, що в процесі, а що ще тільки чекає свого часу.

Такі або докладні ситуації найчастіше відбуваються у людей, які не приділяють належної уваги процесу планування своєї діяльності. Природно, адже навичкам не вчать в школі, а багато батьків і інші люди, які виступають в процесі нашого розвитку в ролі вихователів, нерідко і самі толком не вміють планувати свою діяльність, хоча в цьому і немає зовсім нічого складного. Просто належної уваги цьому якось не приділяється.

Однак на сьогоднішній день існує чимало відмінних технік планування, що дозволяють навчитися раціонально використовувати свій часовий ресурс і отримувати з цього процесу максимальну вигоду для себе. Але в цій статті ми не будемо розглядати всі ці техніки, а наведемо як приклад лише одну, яка відрізняється своєю простотою і ефективністю. Ця техніка називається «матрицею Ейзенхауера».

Матриця Ейзенхауера - це один з найпопулярніших інструментів тайм-менеджменту, який використовується багатьма людьми по всьому світу: від звичайних працівників за наймом і менеджерів середньої ланки до керівників великих фірм і відомих на весь світ корпорацій. Основоположником цієї матриці є 34-й президент США Дуайт Девід Ейзенхауер. Як нескладно здогадатися, ця людина була дуже зайнятий і повинен був виконувати безліч всіляких справ, пов'язаних зі своєю діяльністю. З цієї причини він займався оптимізацією свого робочого графіка і списку виконуваних завдань. Підсумком його досліджень і стала розглянута нами матриця.

Сенс матриці Ейзенхауера полягає, головним чином, в тому, щоб навчитися грамотно розподіляти всі свої справи, відрізняти важливе від термінового, не термінова від найменш важливого, а також по максимуму скорочувати час на заняття будь-якими справами, виконання яких не дає ніяких істотних результатів. Давайте ж поговоримо про те, як все це працює на практиці.

Суть матриці Ейзенхауера

Матриця Ейзенхауера є чотири квадранта, підставою яких служать дві осі - це вісь важливості (по вертикалі) і вісь терміновості (по горизонталі). У підсумку виходить, що кожен квадрант відрізняється своїми якісними показниками. У кожен з квадрантів записуються всі завдання і справи, завдяки чому утворюється гранично ясна і об'єктивна картина того, що слід зайнятися в першу чергу, що - в другу, а чим взагалі займатися не варто. Все це досить просто, але дати кілька пояснень зайвим не буде в будь-якому випадку.

Квадрант A: важливі і термінові справи

При ідеальному плануванні цей квадрант матриці повинен залишатися порожнім, тому що поява важливих і термінових справ є показником неорганізованості і допущення завалу. Ця частина графіка заповнюється у багатьох людей через властиву їм ліні і неправильної розстановки пріоритетів. Природно, часом подібні справи можуть з'являтися у кожної людини, але якщо це відбувається щодня, то саме час звернути увагу на.

Отже, появи справ в квадраті A слід уникати. А для цього необхідно лише вчасно виконувати пункти інших квадрантів. Але якщо в перший квадрант щось все ж і коштує вписувати, то це:

Справи, невиконання яких негативно позначається на досягненні поставлених цілей
Справи, невиконання яких може стати причиною труднощів і неприємностей
Справи, які мають відношення до здоров'я

Важливо також пам'ятати про те, що існує таке поняття як «делегування». Це означає, що при появі у вашому квадраті A справ, які можна будь-кому передоручити, цією можливістю слід обов'язково користуватися для того щоб якомога швидше врегулювати інші важливі і термінові справи.

Квадрант B: важливі, але не термінові справи

Другий квадрант заслуговує найбільшої уваги, тому що справи, що знаходяться саме в ньому, є найбільш пріоритетними і перспективними, і саме з них повинні складатися повсякденні завдання будь-якої людини. Помічено, що люди, які займаються переважно справами цього квадранта, досягають у житті найбільших успіхів, просуваються по службі, заробляють більше грошей, мають досить вільного часу і живуть щасливим і насиченим життям.

Зверніть увагу також і на те, що відсутність терміновості дозволяє підходити до вирішення будь-яких завдань більш обдумано і конструктивно, а це в свою чергу дозволяє людині розкривати свій потенціал в повній мірі, самостійно продумувати всі нюанси своєї діяльності і управляти тимчасовими рамками своїх справ. Але тут, крім усього іншого, потрібно пам'ятати, що справи, що знаходяться в квадраті B, якщо їх не виконувати своєчасно, можуть з легкістю потрапити в квадрант A, ставши ще більш важливими і вимагають якнайшвидшого виконання.

Досвідчені фахівці з тайм-менеджменту рекомендують включати в квадрант B всі поточні справи, пов'язані з основною діяльністю, планування і аналіз роботи, навчальні та, дотримання оптимального графіка і. Тобто все те, з чого складається наша звичайна повсякденність.

Квадрант C: термінові, але не важливі справи

Справи, які знаходяться в цьому квадраті, здебільшого є відволікаючими і анітрохи не наближають людину до намічених результатів. Нерідко вони просто заважають зосередженню на дійсно важливих завданнях і знижують ефективність. Головне при роботі з матрицею - не переплутати термінові справи з квадранта C з терміновими справами з квадранта A. Інакше утворюється плутанина і те, що повинно бути виконано в першу чергу, залишається на другому плані. Завжди пам'ятайте про свої і вчіться відрізняти важливе від другорядного.

До справ квадранта C можна віднести, наприклад, нав'язані кимось з боку зустрічі або переговори, святкування днів народження не дуже близьких людей, раптово виниклі клопоти по дому, усунення не життєво важливих, але вимагають уваги відволікаючих чинників (розбилася ваза, зламалася мікрохвильова піч, перегоріла лампочка і т.п.), а також інші всілякі справи, які не просувають вас вперед, а тільки гальмують.

Квадрант D: не термінові і не важливі справи

Завдання, які стосуються останньому квадранту, не приносять зовсім ніякої користі. У багатьох випадках корисно не тільки займатися ними в останню чергу, але і не займатися ними взагалі. Хоча знати про них неодмінно потрібно, тому що саме вони є «пожирачами часу».

Цікава і ще одна особливість справ з даної групи: вони є дуже привабливими для багатьох людей - ці справи прості у виконанні і приносять задоволення, дозволяють розслабитися і приємно провести час. Тому і протистояти спокусі ними позайматися буває досить проблематично. Але робити це неодмінно потрібно.

У квадрант D можна записати такі справи як розмови по телефону з друзями про щось несуттєве, непотрібна листування або проведення часу в соціальних мережах, перегляд серіалів і різних «отупляє» телепередач, комп'ютерні ігри тощо Звичайно, відпочивати і якось розважати себе періодично повинен кожна людина, але для цього існують і більш цікаві і розвиваючі способи: читання, відвідування спортзалів і басейнів, поїздки на природу і т.п. Якщо ж повністю позбавити себе від заняття справами з квадранта D не вдається або не хочеться, то потрібно відкласти їх виконання хоча б до того моменту, коли справи з квадрантів B і C будуть виконані, а час, який буде приділятися справах квадранта D, має бути зведено до мінімуму. Тут буде доречна всім відоме прислів'я: «Справі час, потісі - годину».

Як тільки ви освоїте матрицю Ейзенхауера і навчитеся грамотно розподіляти всередині неї свої справи, ви помітите, що у вас з'явилося задоволеного багато нового вільного часу, ви встигаєте все робити вчасно і без поспіху, всі ваші справи в порядку, цілі досягаються одна за одною, а самі ви практично завжди перебуваєте в хорошому настрої і бадьорому настрої. Вся справа в організованості і зібраності. Напевно, ви і самі час від часу помічаєте, що неорганізовані люди завжди знаходяться у вирі якихось незрозумілих справ, вони весь час зайняті чимось недолугим, але «дуже важливим», вони виглядають втомленими і роздратованими. відмінних рис можна привести безліч. Але важливо не це, а те, що якщо ми з вами не хочемо мати таких результатів, то і діяти ми повинні інакше. А саме: ми повинні бути організованими, чітко розуміти, чим і коли нам потрібно займатися, і для чого ми все це робимо. І матриця Ейзенхауера для цього відмінно підходить.

Ми бажаємо вам удачі та успішного оволодіння новим навиком!