Cum să vă ocupați de multitasking. Iadul cotidian: viață și muncă în modul multitasking

Lumea ne suprasolicită cu informații și sarcini atât de mult încât pur și simplu am uitat cum să ne concentrăm. Verificăm rețelele sociale de o sută de ori pe zi. Și avem, de asemenea, astfel de sarcini pe care alte persoane obișnuiau să le rezolve. De exemplu, acum este posibil să rezervați independent un bilet de avion și o cameră de hotel, fără un casier pentru a cumpăra bunuri într-un magazin. Sarcinile au devenit mult mai multe și, pe lângă asta, vreau să fiu alături de familie, prieteni și să-mi iau un hobby.

Multitasking-ul este un mit

Cu toate acestea, o listă lungă de sarcini și capacitatea de a face mai multe lucruri nu sunt la fel de bune pe cât pare. O persoană nu poate fi multitasking. Pentru multitasking, ne gândim la capacitatea de a trece rapid de la o sarcină la alta. Și fiecare astfel de comutator necesită resurse considerabile, crește stresul și crește sentimentele de anxietate. Prin urmare, cu cât schimbăm și ne distragem mai puțin de lucruri străine, cu atât mai bine.

Dar dacă există o mulțime de sarcini și trebuie să le faci față cumva? Cum să nu înnebunești cu o listă uriașă de sarcini și să fii eficient? Iată câteva sfaturi.

Lucrați în cicluri

Afacerea necesită o comutare constantă între sarcini. Dacă nu ați învățat încă cum să delegați și să faceți totul pe cont propriu - de la apeluri către furnizorul de apă până la interviu, atunci până seara probabil că sunteți strânși ca o lămâie. Pentru a evita stresul inutil, lucrați în cicluri, luând o pauză între ele.

Cea mai simplă tehnică de ciclism este tehnica Pomodoro. Vă concentrați cât mai mult posibil la locul de muncă pentru o perioadă de timp și apoi asigurați-vă că faceți o scurtă pauză. De exemplu, 45 de minute de muncă și 15 minute de odihnă. Acest principiu de lucru este eficient pentru lucrul cu un număr mare de sarcini și cu o sarcină mare.

Schimbați modul de concentrare

Creierul nostru funcționează în două moduri de atenție: modul de concentrare și modul de rătăcire. Modul de concentrare (modul central-executiv) se activează atunci când suntem complet scufundați în muncă. Acordăm o atenție maximă muncii noastre. În acest mod, lucrăm productiv, dar intens. Cu o muncă prelungită la astfel de viteze, obosim treptat și eficiența noastră scade.

Pentru a lucra productiv pentru o lungă perioadă de timp, trebuie să comutați periodic de la primul la cel de-al doilea mod - modul „rătăcire” (modul de rătăcire a minții). Suntem în acest mod când citim literatură, articole, mergem, admirăm arta, medităm. Modul de rătăcire vă permite să reporniți creierul și să vă relaxați. Prin urmare, luarea pauzelor este benefică pentru îmbunătățirea eficienței muncii.

Luați decizii mari dimineața

Este mai bine să luați toate deciziile importante dimineața, când resursa dvs. decizională nu a fost încă epuizată. În mod ciudat, dar putem lua cu adevărat un număr limitat de decizii pe zi. Există un anumit prag și nu contează dacă ne confruntăm cu o alegere dificilă sau cu o alegere ușoară.

Într-un experiment, un grup de persoane a fost rugat să participe la un sondaj. Înainte de sondaj, li s-au adresat în mod specific întrebări simple, cum ar fi: cum aranjați lucrarea? Stilou albastru sau negru pentru tine? Ce vei bea: ceai sau cafea? Zahăr sau Fără Zahăr? Cu lapte sau lămâie?

Adică au fost obligați să ia decizii. Și apoi au împărțit fișe de sondaj, unde erau întrebări cu privire la probleme filosofice importante. Oamenii s-au confruntat cu dificultatea, deoarece se simțeau deja obosiți. S-a cheltuit resursa de luare a deciziilor.

Prin urmare toate întrebări importante este mai bine să vă decideți dimineața, în timp ce capul este proaspăt și nu ați avut timp să cheltuiți întreaga resursă.

Eliberează-ți capul

Nu ține totul în cap, folosește expansoare pentru creier - calendare, agende, liste, caiete, aplicații.

Imaginați-vă că concentrația dvs. este memoria RAM de pe computer. Cu cât sunt deschise mai multe programe în același timp pe computer, cu atât va funcționa mai lent. Dacă încercați să păstrați ceva în cap în loc să îl încărcați pe un alt mediu, atunci vă ocupați cantitatea de memorie de care aveți nevoie. Cu cât sunt mai multe astfel de informații, cu atât este mai dificil să vă concentrați asupra activității actuale.

Trăiește momentul

Cât de des vă gândiți la treburile casnice și la cină în timp ce stați la serviciu și vă gândiți la locul de muncă acasă? Acest lucru se întâmplă tot timpul. În timpul micului dejun, oamenii țin o furculiță într-o mână și un telefon în cealaltă. Merg pe stradă cu fețe mohorâte și concentrate, gândindu-se încordat la ceva. Am încetat să ne bucurăm de momentul prezent.

Călugărul vietnamez Tit Nat Khan învață să trăiască aici și acum în cartea sa „Pacea la fiecare pas”. Dacă doriți să învățați cum să trăiți momentul, asigurați-vă că ați citit această carte.

Unii angajați indică în CV ca una dintre calitățile importante ale afacerii „abilitatea de a lucra în modul multitasking”, iar unii angajatori o numesc la fel, compunând un portret al candidatului ideal. Cu toate acestea, în realitate, încercarea de a face mai multe sarcini vă poate paraliza sănătatea și vă poate strica cariera.

O amăgire periculoasă

Guru-ul conducerii Peter Drucker a scris într-unul dintre articolele sale: „Nu am întâlnit niciodată un lider care, îndeplinind mai mult de două sarcini în același timp, ar putea rămâne eficient”. Cu toate acestea, mitul conform căruia poți face mai multe sarcini și să rămâi eficient este cumva încă în viață. Și chiar în ciuda asigurărilor oamenilor de știință care susțin că multitasking-ul este nenatural și, în niciun caz, creierul uman nu este capabil să lucreze simultan la două sarcini în același timp, există încă cei care sunt gata să se certe cu ei, dovedind contrariul. „Simți că faci mai multe lucruri simultan, dar în realitate îți ordonezi sarcinile și decizi care să le faci la un moment dat”, spune Jordan Grafman, șeful neurologiei cognitive la Institutul Național pentru Tulburări Neurologice și Accident vascular cerebral. (NINDS).

David Meyer, director al Laboratorului Universității din Michigan pentru Studiul Creierului, Cogniției și Performanței Umane, susține că multitasking-ul duce la un progres mai lent al muncii (de două ori sau mai multe) și crește șansele de eroare. Potrivit acestuia, comutatoarele și întreruperile interferează cu capacitatea noastră de a procesa informații, reducând semnificativ productivitatea. „Este posibil ca oamenii să gândească diferit, dar acesta este un mit”, spune el. „Nu există nicio modalitate de a depăși limitările înnăscute ale creierului”.

Cei care cred că posibilitățile umane sunt nelimitate și își violează sistematic creierul cu multitasking, drept urmare, plătesc cu propria lor sănătate. Obiceiul de a sări dintr-o sarcină în alta, nu numai la locul de muncă, ci și în afara acesteia, ca rezultat, conduce creierul într-o stare de supraexcitație. O persoană își pierde capacitatea de concentrare, începe să aibă probleme de somn, dureri de cap și alte afecțiuni. De fapt, își pierde treptat capacitatea de a lucra. Ce carieră aici ...

Multitasking și multitasking

David Meyer identifică trei tipuri de persoane care riscă să cadă pradă multitasking-ului. Primii sunt cei care sunt obligați de viață să lucreze într-un ritm nenatural. Astfel de oameni încearcă să facă mai multe lucruri în același timp (de exemplu, vorbind la telefon și uitându-se prin hârtii), considerând aceasta singura modalitate de a fi competitivi. Al doilea sunt cei care fac mai multe sarcini fără să-și dea seama. Astfel de persoane, de exemplu, ar putea să nu mai scrie un raport la jumătatea drumului pentru a-și mai verifica e-mailul. Ele sar de la o sarcină la alta, fără să se gândească la faptul că acest lucru reduce eficiența.

Al treilea tip de oameni sunt cei care se mândresc cu „abilitatea lor de multitasking”. „O mulțime de oameni cred că înșelător sunt buni la asta”, spune Meyer. „Dar problema este că creierul tuturor este același și nu funcționează așa. În realitate, nimeni nu poate efectua eficient mai mult de o sarcină complexă la un moment dat. "

În ciuda dovezilor puternice că multitasking-ul este dăunător oamenilor de știință, oamenilor le este din ce în ce mai dificil să o evite. Paradoxal tehnologii moderneîn loc să ne simplifice viața, au făcut-o și mai complicată. Institutul pentru Viitor (IFTF) a realizat un studiu care a examinat experiențele angajaților din companiile Fortune 1000. A constatat că fiecare dintre aceștia primește în medie 178 mesaje pe zi și este întrerupt de cel puțin trei ori într-o oră. Este clar că productivitatea nu crește din aceasta. Jonothan Speer, analist șef la firma de cercetare Basex, estimează că întreruperile angajaților costă economiei americane 650 de miliarde de dolari anual.

Tehnologie de supraviețuire

Dacă vă considerați o persoană rezonabilă, este în puterea dvs. să vă organizați fluxul de lucru în așa fel încât să vă protejați de multitaskingul distructiv. Iată câteva sfaturi simple pentru a vă ușura viața.

Încercați să „păstrați” în permanență în cap numai lucrurile cele mai necesare și folosiți „suport de stocare extern” pentru restul. Nu este vorba deloc despre următoarele inovații tehnologice. Urmează exemplul lui Albert Einstein, care a spus odată că nu ține cont de ceea ce se poate scrie pe hârtie. Purtați un notebook cu dvs. sau setați mementouri în calendarul dvs. Outlook - alegeți ceea ce vă este mai convenabil.

Scrieți liste de sarcini și aranjați ordinea de execuție. Încercați să estimați cât va dura fiecare și să comparați cu timpul real petrecut. Sarcini de grup, încercați să nu vă distrageți atenția pe măsură ce le completați și luați măsuri pentru a evita să vă distrageți atenția celorlalți. Verificați-vă e-mailul nu la fiecare cinci minute, ci la intervale de timp specifice. De exemplu, o dată pe oră. Dacă este posibil, porniți robotul telefonic. Încercați să negociați „orele de birou” cu colegii. Majoritatea întrebărilor care vi se pun în timpul zilei nu sunt atât de importante sau de urgente. Și ai o singură sănătate, ai grijă de ea.

La pregătirea articolului s-au folosit materiale

Multifunctional Este un companion constant al tuturor Specialiști în resurse umane... Chiar dacă funcționalitatea managerului de resurse umane implică doar recrutarea, în orice caz, va fi prezent multitasking. Dacă o persoană nu este capabilă să lucreze în regim multifunctional, va încerca să acționeze pe rând, prioritizând și încercând să aibă timp pentru a finaliza toate funcționalitățile necesare într-un anumit timp. Dar ideea este că la locul de muncă Specialist resurse umane există un factor uman constant și cel mai probabil nu va fi posibil să funcționăm conform unui scenariu pre-planificat. Pentru a se potrivi planificatului în timpul zilei de lucru, este important să puteți lucra în multifunctional... Să aruncăm o privire la câteva reguli de bază pentru a vă ajuta să rezolvați cu succes această problemă.

Ne planificăm ziua de lucru

Voi da un exemplu de prioritizare pentru Specialist resurse umane care lucrează la locul de producție într-o singură persoană.

Umplerea posturilor vacante „manager de depozit” și „supervizor de schimb”.
Recrutare în masă (muncitori pentru producție).
Administrarea resurselor umane (angajarea, concedierea, transferul angajaților).
Elaborarea reglementărilor locale, a reglementărilor și descrierea postului.
Raportare pentru management.
Dezvoltarea unui program de evaluare pentru personalul de linie.
Elaborarea materialelor de instruire pentru personalul de linie.
Dezvoltarea unui sistem de motivare pentru angajații din producție.
Notificarea FMS cu privire la admiterea lucrătorilor străini.
Desfășurarea de activități de adaptare pentru începători.

Pentru a stabili priorități în mod corect, este necesar să stabiliți obiective pentru a realiza sarcinile angajatului. Cu cât obiectivele influențează mai mult rezultatul afacerii, cu atât această sau acea sarcină devine mai prioritară. Pe lângă stabilirea obiectivelor, este important să se evalueze riscurile care amenință organizația în caz de neîndeplinire a unei anumite sarcini. Acești doi factori sunt decisivi în stabilirea priorităților.

Prioritizarea sarcinilor bazate pe obiective și riscuri

Sarcină	Ţintă	Riscuri	Prioritate	Starea sarcinii
Umplerea posturilor vacante „Warehouse Manager” și „Shift Manager”	Funcționarea neîntreruptă a sistemului de afaceri	Eșec funcțional dezvoltarea afacerii, pierderi financiare	Înalt	Urgent
Recrutare în masă (lucrători pentru producție)	Proces de fabricație eficient	Eșec funcțional dezvoltarea afacerii, pierderi financiare	Înalt	Urgent
Administrarea resurselor umane (angajare, concediere, transfer de angajați)	Contabilitatea personalului, respectarea legislației muncii	Evidența personalului nesistematic, amenzi în cazul inspecțiilor pentru nerespectarea legislației muncii	In medie	Actual
Elaborarea reglementărilor locale, a reglementărilor și a fișelor de post	Reglementarea proceselor, respectarea legislației muncii	Procese nereglementate, amenzi în cazul inspecțiilor pentru nerespectarea legislației muncii	In medie	Actual
Raportare pentru management	Furnizarea de indicatori de performanță măsurabili	Nu există riscuri semnificative	Scăzut	Actual
Dezvoltarea unui program de evaluare pentru personalul de linie	Identificarea angajaților incompetenți, formarea unei rezerve interne de personal	Calitatea slabă a muncii de către personalul incompetent	Înalt	Urgent
Elaborarea materialelor de instruire pentru personalul de linie	Îmbunătățirea competenței și, în consecință, a calității muncii angajaților	Calitatea slabă a muncii personalului neinstruit	Înalt	Actual
Dezvoltarea unui sistem de motivare pentru angajații din producție	Motivație sporită și, ca rezultat, calitatea muncii angajaților	Calitatea slabă a muncii personalului nemotivat	Înalt	Urgent
Notificarea FMS privind admiterea lucrătorilor străini	Respectarea legii	Amenzi pentru nerespectarea legislației privind migrația	Înalt	Urgent
Desfășurarea de activități de adaptare pentru începători	Îmbunătățirea comunicărilor corporative interne și a calității muncii angajaților	Este posibilă creșterea cifrei de afaceri și deteriorarea calității muncii unui nou angajat. Nu există riscuri semnificative	In medie	Actual

După cum putem vedea, nu există sarcini urgente în tabel, sarcinile urgente și curente sunt distribuite în mod egal. Când vă planificați ziua, este important să dedicați cantitatea maximă de timp rezolvării sarcinilor urgente, lăsând în același timp o cantitate mică de timp pentru rezolvarea sarcinilor curente.

Orice sarcină trebuie împărțită în procese. Chiar dacă sarcina este globală și necesită o cantitate semnificativă de timp, va fi mult mai ușor să o implementați.

Învățarea schimbării

Abilitatea de a comuta este necesară pentru a menține concentrarea atenției, adică să se concentreze asupra sarcinii și interesului pentru munca efectuată. Acțiunile monotone reduc stabilitatea atenției. În procesul de trecere de la o sarcină la alta, trebuie luate în considerare următoarele puncte:

Contrastul dinamicii proceselor.
Factorul de timp.

Procesul la care treceți ar trebui să fie diferit în dinamică de procesul principal: aceasta este o regulă cheie a muncii constructive. De exemplu cum Director de resurse umane ești ocupat să dezvolți reglementările pentru care ți-ai dat anumit timp să zicem două ore. În mijlocul procesului, puteți trece la o altă sarcină mai animată, cum ar fi efectuarea de interviuri telefonice cu candidații. De asemenea, este recomandabil să treceți la activități care sunt mai ușoare și mai interesante pentru dvs.: acest lucru este mai ușor din punct de vedere psihologic, iar schimbarea, pe lângă un efect constructiv asupra atenției dvs., va fi percepută ca relaxare și descărcare pentru creier.

În ceea ce privește factorul timp, trebuie remarcat faptul că comutarea ar trebui să fie limitată în timp, adică activitatea principală, de la care ați trecut la secundar, ar trebui să rămână așa. Să presupunem că sarcina dvs. principală de astăzi este de a monitoriza piața muncii în termeni de salarii. ați determinat pentru dvs. timpul necesar pentru a efectua această funcționalitate: trei ore. În fiecare oră, treceți la o altă activitate secundară, alocând 15-20 de minute pentru a o finaliza. Astfel, vă vor dura patru ore pentru a finaliza sarcinile principale și secundare, în loc de cele trei pe care le-ați stabilit pentru sarcina principală. Dar productivitatea dvs. va crește semnificativ și, pe lângă un bloc mare de muncă analitică, veți putea îndeplini o serie de sarcini funcționale fără a pierde calitatea muncii.

Efectuăm acțiuni diferite în același timp

Desigur, de fapt, a face mai multe lucruri în același timp este nerealist: în orice caz, faci un lucru, trecând instantaneu la altul. Dar pentru a efectua sarcini care sunt nesemnificative în ceea ce privește costurile forței de muncă, este încă posibil să efectuați simultan mai multe acțiuni. De exemplu, în timp ce vorbiți la telefon, puteți analiza și semna documente sau, în timp ce comunicați cu un coleg, puteți vizualiza e-mailurile.

Principalul lucru este că procesele pe care le efectuați în paralel sunt mai mecanice decât tactice și nu necesită eforturi mentale semnificative din partea dvs. Dezvoltând abilitatea de a face mai multe lucruri în paralel în fiecare zi, vă puteți crește semnificativ productivitatea și puteți optimiza timpul petrecut în timpul zilei de lucru.

Neutralizarea consumatorilor de timp

Devoratorii de timp sau cronofagii sunt un factor negativ puternic care acționează pentru a distrage atenția unui specialist și a-i lua resursele de timp. Să aruncăm o privire la consumatorii de timp obișnuiți și la modalitățile posibile de a face față acestora.

Rețele sociale, conținut de divertisment. Internetul dintr-un flux de lucru ar trebui să fie utilizat numai pentru lucru. Aceasta este o regulă care nu necesită discuții. Mai global, rețelele sociale reprezintă, în primul rând, schimbul de informații. Un exces de informații duce la stres și supraîncărcare nervoasă. La serviciu, obțineți deja multe informații. Și dacă adăugați fluxul de gunoi interminabil pe care îl consumăm, puteți uita pur și simplu de productivitate. Faceți o regulă să nu mergeți la rețelele sociale la locul de muncă. Faceți-o în drum spre casă, seara, dacă nu retele sociale insuficient.
Apeluri personale. Discutarea cu prietenii și familia prin telefon în timpul zilei de lucru este cel mai bine menținută la minimum. În primul rând, pierzi timp de lucru valoros asupra lor. În al doilea rând, conversațiile personale reprezintă o puternică distragere a atenției care vă face dificilă conectarea la muncă: vă tot gândiți la problemele personale și la problemele care trebuie rezolvate. În al treilea rând, vă voi spune un secret, astfel de conversații sunt foarte enervante pentru conducere. Știți cum să lucrați în timp ce lucrați: este mai bine să lăsați apeluri și sms-uri personale pentru pauza de prânz, când puteți discuta calm tot ceea ce ține de viața personală.
Oameni cronofagi. Există oameni care nu lucrează singuri și nu dăruiesc altora. Vor veni, se vor uita în ochi și vor începe să-și răspândească gândurile de-a lungul copacului, discutând lucruri banale ore întregi. Nu-i încurajați să fie vorbăreți. Știi să spui nu, pentru a încheia conversația cu tact. În caz contrar, o astfel de comunicare poate deveni regulată. Dacă vedeți că un coleg vă abuzează de ospitalitate, puneți capăt acestui dialog, sau mai bine zis, unui monolog, în orice mod posibil. Începeți să scrieți un e-mail. Spuneți fraza care încheie conversația: „Te-am auzit”, „Te-am înțeles”, „Mulțumesc, totul este clar”. Consultați chestiuni urgente.

Ne oferim o odihnă în timp util

Din păcate, pauzele regulate de odihnă sunt rare astăzi. Mâncăm, bem, ascultăm muzică fără să ne uităm în sus de pe monitorul computerului. Odihna la locul de muncă nu este odihnă, ci satisfacerea nevoilor fiziologice. Cumva într-una jurnal stiintific Am citit că, dacă o persoană suferă de insomnie, nu este nevoie să vă faceți griji: principalul lucru este să vă culcați în pat, corpul o va percepe ca pe un vis. Așa este și în lucru: dacă stăm în fața unui computer, chiar și un prânz delicios nu va fi perceput ca odihnă: corpul nostru sărac va crede că munca se desfășoară.

Lucrul non-stop este un factor de stres puternic. Trebuie să ieși afară cel puțin la fiecare două ore, să bei ceai, să oprești ecranul monitorului. Chiar și zece minute de odihnă pot avea un efect benefic asupra angajatului, mai ales dacă lucrează într-un mod de presiune temporală.

Ne deconectăm de la afaceri după sfârșitul zilei de lucru

La fel cum opriți computerul la sfârșitul zilei, este important să vă puteți deconecta propriul creier de la fluxul de lucru. Fără deconectare, nu vă odihniți, derulând în mod constant în cap întrebările de lucru care trebuie rezolvate.

Cum să uitați de problemele de muncă până la următoarea zi de lucru? În primul rând, nu vă pregătiți colegii și supraveghetorii pentru a vă deranja în weekend și seara. În al doilea rând, lăsați problemele nerezolvate la locul de muncă. Notează-ți toate sarcinile și lasă-le pe desktop. Astfel, nu trebuie să țineți cont de tot ce trebuie făcut. Un ultim lucru: nu luați munca acasă. Dacă este nevoie urgentă de a îndeplini unele sarcini, este mai bine să veniți la birou într-un weekend decât să lăsați să lucreze în spațiul personal. Știți cum să separați munca de viața personală, armonia este o componentă importantă a oricărei personalități, chiar dacă această persoană este un muncitor incorigibil și un carierist ambițios.

Chiar și în copilărie ni se spune că, pentru a face totul în timp, trebuie să începem sarcinile la timp. Dar problema este că uităm pur și simplu de ele sau le împingem deoparte din cauza lucrurilor mai importante în opinia noastră.

Ziua de lucru a unui angajat responsabil constă cel mai adesea în:

Evenimente codificate în calendar

Astfel de evenimente au timpul exactîncepe și termină, de exemplu, întâlniri, negocieri, prezentări, instruire, interviuri etc.

Rutină

Acestea sunt sarcini zilnice care pot fi efectuate concomitent și în paralel între ele. Numărul lor nu este constant, iar ora exactă a începutului și sfârșitului lucrărilor pe ele este necunoscută. Acest lucru poate fi: luarea deciziilor cu privire la sarcinile zilnice, consilierea subordonaților cu privire la probleme urgente, pregătirea rapoartelor zilnice, analizarea corespondenței etc.

În procesul de muncă, un angajat responsabil, care se confruntă cu nevoia de a-și organiza timpul de lucru și timpul subordonaților săi, recurg cel mai adesea la ajutorul calendarelor și sistemelor legate de stabilirea sarcinilor. Dar, în practică, aceste instrumente nu sunt întotdeauna capabile să dea rezultatul dorit.

Astfel, calendarele ajută la luarea în considerare a timpului doar acelor evenimente în care angajarea angajatului este de 100%. Cu toate acestea, un astfel de instrument nu funcționează atunci când îndeplinește sarcini zilnice de rutină, atunci când munca nu necesită angajarea completă a angajatului sau când timpul este alocat în părți mici pentru a efectua mai multe sarcini simultan.

Sistemele clasice de automatizare numite „trackers” vă permit să urmăriți datele țintă pentru finalizarea sarcinilor. Însă angajatul trebuie să aibă în vedere când ar trebui să înceapă să îndeplinească o anumită sarcină. Dacă un angajat lucrează în modul hard multitasking, este posibil ca sarcina să nu înceapă, chiar dacă data estimată de începere a trecut. Apare așa-numitul sindrom studențesc și crește riscul eșecului de a îndeplini sarcinile la timp.

De obicei, cu acest mod de funcționare, există două probleme principale în care instrumentele de mai sus nu pot ajuta:

dificultatea de a determina importanța sarcinii în momentul primirii acesteia și prioritatea acesteia în raport cu alte sarcini;
o eroare la determinarea procentului din volumul real de muncă al unui angajat în momentul luării unei decizii de preluare a unei sarcini.

În căutarea unei soluții optime, compania „Primul formular” a dezvoltat un nou mecanism pentru sistemul său automat care vă permite să evitați sindromul studențesc, să ocoliți incapacitatea de a lucra cu timp nestructurat și să evaluați în mod obiectiv angajarea reală a angajaților.

Activitatea sa se bazează pe o combinație de două metode: volum-calendar și planificare zilnică.

1. Metoda calendarului volumetric

V aceasta metoda o valoare indică numărul de ore de lucru (zile, minute) care ar trebui să fie cheltuite pentru executarea lucrării în intervalul duratei sale, adică, orele de lucru specificate pot fi petrecute în orice moment, în perioada de la începutul lucrării până la finalizarea acestuia.

2. Planul zilnic

Metoda vă permite să specificați o anumită zi (dată) în care vor fi petrecute orele de lucru. În același timp, mai multe valori pentru date diferite pot fi atribuite unei sarcini. Metoda vă permite să introduceți atât costurile de muncă planificate, cât și cele reale.

Ambele metode pot fi utilizate în același timp.

Evaluarea costurilor forței de muncă prin metoda volumului-calendar poate fi efectuată în două moduri:

utilizatorul poate obține o evaluare din exterior; de exemplu, un supraveghetor pune deoparte numărul total de ore pentru a finaliza o sarcină;
utilizatorul însuși își introduce costurile de muncă planificate în orice unități de timp; în același timp, există posibilitatea de a accepta ora introdusă de la managerul dvs. sau de la specialistul specializat.

După aceea, „Primul formular” distribuie automat dimensiunea planului de volum-calendar pentru zile individuale în intervalul de timp dintre data de începere și data finalizării planificate a sarcinii. Astfel, se obțin valorile planului zilnic: numărul de ore de lucru planificate pentru fiecare zi.

Algoritmul încorporat distribuie orele conform regulii „pornire timpurie”, când orele maxime de lucru scad la începutul perioadei de lucru. Acest lucru vă permite să scăpați imediat de sindromul elevului și să reduceți riscul sarcinilor restante.

Desigur, automatizarea poate să nu cunoască unele detalii și caracteristici ale muncii efectuate. Prin urmare, dezvoltatorii, în loc să îmbunătățească și să complice sistemul, oferă utilizatorului posibilitatea de a regla singur planul propus de sistem și de a adăuga manual distribuirea orelor pe zi:

Astfel, există o tranziție de la introducerea numărului total de ore pentru sarcină la distribuția zilnică.

Pe baza datelor primite, sistemul se construiește foaie de timp angajat. În această vizualizare, puteți vedea ce sarcini și în ce cantitate ar trebui să se angajeze interpretul în fiecare dintre zile, astfel încât întreaga cantitate de muncă necesară să fie finalizată la timp pentru fiecare dintre sarcini.

În această interfață, utilizatorul, observându-și toată sarcina de lucru așteptată pentru fiecare zi, își poate reprograma propria muncă, adică transferați programul de lucru planificat de la o dată la alta. Acest lucru permite angajatului să-și asigure cel mai confortabil și uniform volum de muncă, fără a aduce atingere termenelor pentru îndeplinirea sarcinilor.

Dacă distribuția zilnică a fost efectuată prin orice metodă (automat sau manual, de la o sarcină separată sau prin Foaia de timp), atunci în „Primul formular” agendă- Agendă.

Agenda îi spune angajatului ce sarcini și cât ar trebui să-și aloce timpul de lucru. Include atât sarcini statice din calendarul de lucru, cât și sarcini pentru care timpul a fost alocat folosind metoda de planificare zilnică.

ȘI Agendă,și Foaie de timp nu oferiți o distribuție clară a timpului de început și de sfârșit al sarcinilor în timpul zilei de lucru. Dar, pe de altă parte, acestea permit angajatului să vadă planul de lucru pentru ziua respectivă pentru fiecare dintre sarcini și să își planifice în mod eficient ziua și săptămâna. Un angajat care folosește Agenda în fiecare zi este scutit de riscul de a nu îndeplini o sarcină la timp - trebuie doar să își petreacă timpul pentru munca recomandată de sistem.

Încă unul caracteristică importantă„Prima formă” - utilizarea costurilor zilnice ale forței de muncă în pregătirea rapoartelor privind volumul de muncă planificat al artiștilor interpreți sau executanți. Diferența fundamentală este că aceste rapoarte iau în considerare caracteristicile individualeîndeplinirea fiecărei sarcini și modul în care angajatul și-a alocat exact timpul de lucru pe toată durata sa.

Managerul care analizează planul de lucru al departamentului poate fi sigur: dacă există ore libere în fișa de timp a angajatului, atunci acestea pot fi utilizate pentru a finaliza sarcina nou introdusă, în timp ce toate celelalte lucrări nu vor fi afectate și vor fi finalizate la timp. .

Informații suplimentare pe site-ul companiei "Pervaya Forma"

Material afiliat

Societatea face din ce în ce mai multe cereri noi. Nimeni nu este interesat de un muncitor care face câte un lucru la un moment dat. Nu, trebuie să fie capabil să facă ambele și deodată.

Și tot mai des întâlnim conceptul de multitasking. Ce este multitasking-ul? Multitasking-ul este capacitatea de a rula mai multe procese în același timp. Acest concept se aplică programării, producției și activității umane. Pentru a nu fi pulverizat, să plecăm probleme tehnice experți relevanți și vorbesc despre ce este multitasking-ul pentru oameni.

Multitasking-ul este din ce în ce mai pătrunzător în viața noastră și devine un partener integrant al faptelor noastre, odihnei, vieții, divertismentului. Poate că acest lucru se întâmplă pentru că ne învârtim într-un flux furtunos de informații și oportunități și vrem să încercăm totul și vrem să facem totul. Ne-am transformat în copii mari, iar copiilor, după cum știți, le place să înceapă lucruri diferite și să renunțe la jumătatea drumului.

Prin urmare, putem răspunde simultan scrisori prin poștă, putem discuta pe rețelele de socializare, asculta muzică, ne vopsim unghiile (tăiem barba) și ne certăm cu mama noastră (soția, soțul) prin perete. Acum Iulius Cezar nu are cu ce să se mândrească, chiar și copiii moderni l-au depășit - facem totul dintr-o dată. Suntem constant ocupați cu ceva, dar pur și simplu nu putem ajunge la linia de sosire, avem zeci de afaceri începute și neterminate. Angajarea în trei proiecte simultan, citirea a cinci cărți în același timp, gătirea supei, spălarea vaselor și aspirarea - acesta este multitasking-ul nostru.

Nu este ceva pentru care să ne străduim ca un sistem de lucru util. Dimpotrivă - acum această proprietate este inerentă aproape în fiecare persoană. Și trebuie să învățăm să-l reducem.

Permiteți-mi să vă spun un secret: cercetătorii susțin că multitaskingul pentru o persoană nu înseamnă deloc efectuarea mai multor sarcini în același timp, ci mai degrabă trecerea rapidă de la una la alta și înapoi. Există foarte puțini oameni cu adevărat multitasking.

De ce ne place atât de multitasking-ul? Da, o iubim cu adevărat pentru că creierul iubește sentimentul de a fi ocupat constant, așa că ne simțim mai împliniți și mai fericiți. Faptul că jumătate din energie este cheltuită trecând de la o sarcină la alta nu este luat în considerare.

Mai mult, atunci când comutați între sarcini, o doză mare de hormon al fericirii este eliberată în corpul nostru. De aceea suntem atât de atrași de alerta intermitentă prin SMS sau de dorința de a ne simți nostalgici față de vechiul vechi găsit în timpul curățării.

Dar problema este că, în același timp, creierul „injectează” cortizol, hormonul stresului. Și se dovedește că atunci când facem mai multe sarcini, suntem amândoi fericiți și tensionați în același timp.

Dar înseamnă asta că multitasking-ul ne afectează negativ viața și munca? Pentru a afla, să analizăm toate aspectele acestui fenomen.

Pro și contra ale multitasking-ului

Atunci când este multitasking, o persoană este predispusă la prelucrarea superficială a informațiilor, prin urmare, nu are o bază de cunoștințe suficientă și este slab informată cu privire la problemele studiate.
Un „instrument multiplu” transferă subconștient date dintr-o sarcină în alta și, prin urmare, face greșeli. Cu o concentrație insuficientă, atenția este împrăștiată.
Multitaskingul greșit este obositor - iar o persoană obosită funcționează mai rău.
După cum sa menționat deja, multitasking-ul este plin de o grămadă de activități începute și neterminate.

Cu o planificare corectă a muncii, multitaskingul ajută cu adevărat la rezolvarea mai multor sarcini în același timp.
Antrenează creierul și dezvoltă concentrarea.
Oamenii care sunt capabili să lucreze eficient într-un mediu multitasking sunt capabili să reacționeze rapid în circumstanțe de forță majoră și să aprofundeze conceptele cheie ale problemei cu viteza fulgerului. În unele situații, această proprietate este mult mai importantă decât capacitatea de a studia meticulos problema, de a o dezasambla „de oase” și abia apoi de a lua o decizie. Uneori poate fi prea târziu.

Multitasking la locul de muncă: Execuția nu poate fi iertată?

Ce ar trebui să facem cu multitasking-ul notoriu - încercați să scăpați de el și să învățați cum să faceți totul în ordine sau cumva să-l sistematizați astfel încât să facă mai mult bine decât rău? Desigur, al doilea.

Apropo, lucrul într-un mediu multitasking aduce rezultate bune în afaceri, management, pedagogie, turism și alte nișe în care trebuie să rezolvați o grămadă de probleme imediat ce apar. Principalul lucru aici este să învățăm cum să-l folosim corect, astfel încât să nu funcționeze ca în gluma aceea despre Chukchi care a valorificat căprioarele către Zhiguli. Pentru ca multitaskingul să fie un instrument și nu un balast, trebuie să stabiliți câteva reguli importante pentru dvs.

Cum să lucrați eficient într-un mediu multitasking?

Multitasking-ul este o proprietate complexă și capricioasă a psihicului nostru. Este ca un cal neîntrerupt. Dacă nu știm cum să o gestionăm, aceasta ne înșeală și ne epuizează, stoarce toate sucurile.

Multitasking-ul nu trebuie confundat cu dezorganizarea. Mulți dintre cei care se consideră „multitasking” cool nu știu cum să-și organizeze timpul.

Adevăratul multitasking este abilitatea de a vă concentra pe un singur lucru pentru o anumită perioadă de timp, trecând la altul într-un moment fix și scufundându-vă complet într-un nou loc de muncă.

Dezvoltă disciplina și concentrarea - și apoi multitasking-ul nu se transformă într-o mlaștină, absorbind iremediabil tot timpul și energia proprietarului său.

Dacă găsiți o eroare, selectați o bucată de text și apăsați Ctrl + Enter.